Todo lo que tienes que saber para hacer presupuestos correctamente

por Software DELSOL 17 Octubre 2017

Por un lado un presupuesto es un contrato, ya que en él nos comprometemos a facilitar al cliente unos bienes y servicios con una descripción de sus calidades y precios. Al firmar el presupuesto nos estamos comprometiendo y al aceptarlo el cliente él también.

Por otro lado un presupuesto es una importantísima herramienta comercial ya que, muchas veces, es el primer contacto que tenemos con nuestro cliente potencial y le facilita información para que contrate nuestro producto.

Consecuencia de todo ello es la enorme importancia de hacer el mejor presupuesto posible tanto en su contenido como en su presentación.

Para hacer un buen presupuesto debemos plantearnos lo que necesita el cliente, hacer un plan de trabajo sobre ese asunto y hacer al cliente una propuesta descriptiva de cómo podemos darle lo que necesita.

No está demás decir expresamente lo que incluye y lo que no incluye nuestro presupuesto ya que, al ser un contrato vinculante, debemos evitar malentendidos.

Contenido del presupuesto

Encabezado: En el encabezado deben figurar:

  • Fecha de emisión del presupuesto.
  • Número de presupuesto.
  • Nuestros datos personales: nombre completo, nombre comercial, dirección, NIF y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc).
  • Datos del destinatario, los mismos que en el caso anterior.

Cuerpo principal: En el figurarán:

  • Descripción detallada de los bienes o servicios que ofrecemos en el presupuesto.
    Lo que ofrecemos no tiene que ser una única cosa, pueden ser un conjunto de bienes o servicios y cuando hablamos de “descripción detallada” nos referimos a que deben describirse cosas como el número de unidades, calidades, horas de trabajo, materiales utilizados y otra información como subcontrataciones a terceros, tramitación de licencias administrativas, etc.
  • Precios: en esta parte no estamos hablando del precio final del presupuesto sino de una descripción del precio de cada producto o servicio ofrecido por número de unidades de manera que, con la información que damos aquí, nuestro cliente potencial pueda calcular el precio final y ver que coincide con el que le damos más abajo.

Pié: Aquí debemos poner:

  • El precio total final del presupuesto sin IVA y el importe del IVA u otros impuestos que le sean aplicables y, por último, el precio final impuestos incluidos.
  • El modo de pago; nos referimos a los plazos del pago que puede ser de una sola vez o en varios plazos.
  • Forma de pago; no está de más poner una domiciliación bancaria u otros medios para que el cliente realice los pagos.

Normalmente si el presupuesto no es por un importe muy elevado o si no tenemos que comprar materiales o hacer gastos previos a la prestación de servicios no es conveniente pedir pagos previos (anticipos) a dicha prestación de servicios.

Otros contenido que puede incluir el presupuesto y que lo hace tener mejor apariencia y ser más presentable son:

  • Normativa legal aplicable.
  • Plazo de entrega; nos comprometemos a cumplir uno o varios plazos (dependiendo de la naturaleza de nuestros bienes o servicios).
  • Garantías. Queda muy bien que pongamos, por ejemplo, las garantías que estamos obligados a dar por Ley aunque no las pusieramos porque así estamos dando la sensación de incluir condiciones que favorecen al cliente.
  • Servicio técnico, en el caso de que exista. Su precio no tiene porqué aparecer, necesariamente, en el presupuesto ya que, si no está cubierto por la garantía, será objeto de un posterior presupuesto.

Cómo hacer un presupuesto con FactuSOL

En FACTUSOL, qué es nuestro programa de facturación totalmente gratuito, puedes encontrar el documento presupuesto dentro del grupo ventas. Permite gestionar todos los presupuestos realizados a los clientes o futuros clientes, diferenciándolos hasta en 9 series distintas, así, si tienes un equipo comercial cada uno de ellos, podrá diferenciar sus presupuestos del resto de comerciales. Todos pueden trabajar con una única serie y diferenciar sus presupuestos por su número de agente. No hay límite en el número de presupuestos que puedes generar con FACTUSOL.

FACTUSOL permite diseñar tu modelo de presupuesto y además podrás introducir las imágenes de los artículos junto a la descripción del producto, indicando el tamaño en el que quieras que aparezcan las mismas.

También puedes elegir la opción de "Documentos complementarios", la Hoja de condiciones y la Hoja de presentación.

Estos documentos pueden acompañar al presupuesto ampliando mucho la información sobre el producto o sobre tu empresa.

 

Fijación de precios

El acertar en la fijación de precios es una de las cosas más difíciles e importantes de nuestro presupuesto ya que:

  • Si fijamos un precio demasiado alto podemos perder al cliente.
  • Si el precio es demasiado bajo da poca imagen de calidad de nuestro producto y, además, nos compromete a seguir con precios bajos en el futuro con ese cliente.

Los datos que debemos tener en cuenta son:

  • Los precios de nuestra competencia, es decir, el precio de mercado.
  • Los costes de nuestro producto tales como horas de trabajo, materiales, pagos a terceros, etc.
  • El margen de beneficio que queremos obtener con ese trabajo.

Normativa legal aplicable

La normativa depende de si el presupuesto lo dirigimos a otra empresa o a un consumidor final.

Si es para una empresa Lo que hay es una oferta y una aceptación por lo que hablamos de un contrato que deberá ser cumplido según sus términos y este cumplimiento puede ser reclamado judicialmente.
Si es para un consumidor Además de lo anterior dispone el consumidor de los derechos y garantías que le da la legislación de consumo por lo que podrá defender estos derechos y garantías no solo ante los Juzgados sino también en expedientes administrativos ante las autoridades de consumo (normalmente autonómicas) o, si es posible, acudir a arbitraje de consumo a través de las oficinas de consumo municipales.
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