A todo aquel que gestione un negocio le habrá ocurrido alguna vez que, tras emitir una factura fruto de la prestación de un servicio o la venta de un producto, su cliente no le ha abonado la cantidad correspondiente a esta. Es un hecho desagradable, ya que a nadie le gusta que no le paguen por su trabajo y tiempo invertidos, pero existe una solución y te la mostraremos a continuación.

Un impago puede venir precedido de muchas razones, por lo que no recibir el dinero en el tiempo acordado no es motivo para pensar que ya no vas a cobrar esa factura. A continuación, veremos cuáles son los pasos más recomendados a seguir una vez se dé una situación donde no hayas recibido el pago de alguna de tus facturas.

Primer paso: comprobar las transacciones y contactar con el cliente

Antes de tomar ningún contacto con el cliente, es posible que tú mismo hayas tenido un despiste y se te haya pasado el cobro de la factura. Es inusual pero puede ocurrir, sobre todo cuando son pequeñas cantidades de dinero o en momentos en los que hayas recibido muchas facturas. Otra opción es que la transferencia se haya hecho pero aún no haya llegado, ya sea por el tipo de transacción o por algún inconveniente que tengan las entidades bancarias.

En caso de que todo esté en orden, el primer paso consiste en contactar con el cliente. Para ello, simplemente deberías enviarle un recordatorio en el que se mencione la factura impagada junto a su importe y fecha de vencimiento, para que no haya ningún tipo de confusión.

La factura ha vencido y el cliente no se ha puesto en contacto, ¿qué debería hacer?

Si después de enviar el primer recordatorio el cliente sigue sin contestar, es aconsejable no desesperarse y mantener la calma, ya que pueden haber mil motivos por los cuales no le haya prestado la suficiente atención a tu factura. En estos casos, donde el plazo de vencimiento de la factura ya ha pasado, es habitual que la empresa emisora aplique un pequeño cargo o comisión por el impago, que subirá ligeramente el porcentaje final de la factura.

En este punto, es recomendable volver a enviar un recordatorio al cliente, mencionando la comisión por impago (en caso de que se vaya a aplicar) y animándole a cumplir con su deuda lo antes posible. Estos recordatorios se suelen enviar hasta tres o cuatro veces, ya que, si el cliente no da ninguna respuesta a partir de este punto, es posible que tengamos que tomar acciones legales, debido a que el problema pasaría a ser más grave.

Proceso monitorio: qué hacer si mi cliente no ha pagado y no tiene la intención de hacerlo

Si el cliente no tiene la intención de pagar la factura y no se pone en contacto contigo para solucionar el problema, hay que acudir al llamado proceso monitorio, el cual se encuentra regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil. Consiste en reclamar ante un tribunal civil esta deuda que no ha sido saldada por parte del cliente, la cual será resuelta a través de un juicio rápido.

Si hablamos de una factura menor a los 2000 euros, no es necesario acudir a ningún abogado, ya que el propio secretario judicial se encargará de revisar el caso. En caso de que sea una cantidad más elevada, estaríamos hablando de un caso más grave que debe ser tratado con mayor profundidad.

Para poder exigir el pago de una deuda a través de un proceso monitorio, es imprescindible que esta deuda sea económica y tenga un importe concreto. Además, la fecha de vencimiento ya debe haber pasado, y tienes que demostrar la relación comercial entre tú y tu cliente de alguna manera, ya sea a través de la propia factura, con e-mails, documentos, albaranes, etc.

Si optas por tomar este camino, debes rellenar el formulario de reclamación oficial para procesos de este tipo (la puedes encontrar en el portal del Ministerio de Justicia, tienes que incluir la documentación adjunta a la deuda y sacar una copia para el cliente), entregándola en el juzgado de primera instancia que pertenezca al domicilio del deudor. Una vez realizado, el deudor tiene 20 días para pagar u oponerse a la solicitud de pago.

Si el cliente termina pagando, el problema termina aquí y no se llega a ningún juicio. Si este no responde, significa que no se opone a la reclamación y que terminará pagando (si no lo hace, se le podrían embargar los bienes). El caso complicado viene cuando el cliente moroso se opone, lo cual llevará a un juicio en el que se determinará si este debe o no abonar esa cantidad al empresario.

Hemos visto cuál es el procedimiento más recomendable cuando uno de nuestros clientes deja de pagar alguna de las facturas emitidas por nuestra empresa. Cabe destacar que todos los procesos judiciales son desagradables y tediosos, por lo que es mejor intentar que el cliente pague sus deudas antes de llegar a abrir un proceso monitorio, que puede suponer un gasto de tiempo y dinero agotador.