Para hacer buenas presentaciones en power point sólo tenemos que cuidar algunos detalles; la idea fundamental es captar la atención de nuestra audiencia, no aburrir a la gente, y transmitir la información, análisis u opiniones que queremos exponer con ella.

Vamos a ver algunos conceptos básicos.

Que todo funcione

Parece un poco tonto tener que decirlo pero es fundamental; si vamos a hacer una exposición en público a través de power point deberíamos estar centrados en lo que tenemos que hacer y decir y no en si las conexiones y los equipos informáticos nos van a dar problemas.

Por ello, además  del trabajo normal de redactar nuestra exposición, elegir las diapositivas y ensayar, debemos asegurarnos y comprobar que todo va a funcionar bien, que en el lugar donde vamos a realizar la presentación existen los equipos y conexiones adecuados, ordenadores, proyectores, pantallas, etc.

Para ello acudiremos previamente a comprobar lo que nos vamos a encontrar en la sala de conferencias donde vamos a hacerlos, si es posible unos días antes y, si no, llegar bien pronto para tenerlo todo bien ajustado al empezar y, sobre todo, para tener tiempo de solucionar problemas técnicos si se presentan.

Ya tenemos en la cabeza la presentación, no necesitamos más emociones.

Lo poco gusta y lo mucho cansa... y lo repetitivo aburre

Siempre he pensado que este refrán es muy sabio.

La presentación que hagamos debe, desde luego, contener todos los datos e información importante que necesite y puede, como veremos más abajo, ser amenizada con ejemplos y pequeños toques de humor, pero lo que no hace falta es incluir cosas innecesarias ni repetir las cosas varias veces.

Debemos encontrar nuestra capacidad de síntesis para exponer la información de manera lógica y ordenada, sin reiteraciones ni datos superfluos.

La idea es que tengamos un control sobre la duración de la presentación para no hacerla innecesariamente larga.

Esto mismo se ha de aplicar a las diapositivas que proyectamos: está claro que contendrán imágenes, esquemas, algún texto, pero no es necesario escribir en la imagen lo que ya estamos diciendo de palabra, es obligar a la audiencia a leer y escuchar lo mismo cosa que puede ser bastante cansada (y es un error muy frecuente). En este caso, los textos escritos deberían limitarse a ser títulos de la exposición que estamos haciendo.

Ser amenos

El evitar la información superflua no significa que no podamos incluir en nuestra exposición ejemplos, bien escogidos y que sean explicativos de lo que estamos diciendo, anécdotas e, incluso, alguna gracia o chiste.

Debemos tener siempre presente que nos estamos dirigiendo a personas y que queremos captar su atención y que reciban la información que estamos exponiendo, para ello hay que intentar hacerlo de la manera menos árida o aburrida posible.

La fluidez en nuestro relato es muy importante, debemos exponer con claridad, orden y sistema; lo que no puede ocurrir en ningún caso es que perdamos el hilo, nos quedemos bloqueados o no tengamos claro lo que queremos exponer a nuestra audiencia.

Importa mucho, aquí, nuestra presencia personal, nuestra imagen y posturas y movimientos físicos, que nos dirijamos al público directamente y no estemos mirando hacia otro lado, que nuestra voz se oiga bien y se entienda bien lo que decimos...

Tampoco deberíamos limitarnos a leer un texto escrito, está bien que tengamos un guión o un esquema para no dejar cosas en el tintero, pero escuchar a alguien que se limita a leer algo no es una buena experiencia para la audiencia, debemos ser nosotros los que hablemos con cierto grado de espontaneidad.

Es una buena idea realizar uno o más ensayos de la exposición solos o, aún mejor, ante otras personas que nos puedan ayudar o, también, frente a un espejo y siempre con el acompañamiento de las imágenes que vamos a utilizar en la exposición.

Orden y seriedad

Está claro que la manera de exponer debe adaptarse al lugar, al tema y al tipo de audiencia, no es lo mismo un abogado informando ante el Tribunal Supremo que alguien que hace una charla de multipropiedad.

Pero, sea donde sea y estemos hablando de lo que estemos hablando debemos siempre proyectar una imagen de solvencia y seriedad.

Esto no se refiere solo a los contenidos, son muy importantes también las formas; desde cómo nos expresamos y dirigimos a nuestra audiencia, cómo vamos vestidos y nuestras posturas, movimientos y también el diseño de las imágenes que proyectamos.

Las diapositivas contendrán, normalmente, textos e imágenes; su diseño debe ser ordenado, con todo bien alineado y visible. No está mal ser creativos pero hay que poner ciertos límites a una excesiva creatividad.

El fondo de las diapositivas debería ser muy sencillo, que no distraiga ni afecte a la percepción de las imágenes o textos y lo mismo ocurre con los diseños de los esquemas que añadamos.