Usar WhatsApp para comunicaciones con los empleados correctamente

WhatsApp apareció como un sistema de mensajes de móvil alternativo al SMS tradicional que tenía la ventaja de ser gratuito, siempre que el teléfono estuviera conectado a Internet.

En su origen no estaba pensado para el trabajo, más bien para mensajes personales entre familiares y amigos.

Esta aplicación fue comprada, a principios de 2014, por Facebook.

En la actualidad conecta a más de 19.000 millones de personas y no se limita a la mensajería instantánea, también permite compartir archivos multimedia: fotos, vídeos, archivos de texto (como Works), PDF, así como hacer, a través de ella de manera gratuita, videollamadas y llamadas telefónicas a cualquier parte del mundo.

Permite crear grupos de personas que comparten los mensajes que en ellos se hagan.

La última novedad ha sido la aplicación web de WhatsApp, que permite hacerlo todo desde el ordenador (excepto llamadas y videollamadas) siempre que whatsapp esté conectado al smartphone. Esto hace que sea una alternativa no solo al SMS, como hemos dicho al principio, sino también al correo electrónico ya que nos permite compartir archivos e instalarlos directamente en nuestro PC, siendo una aplicación mucho más ágil que el email.

Consecuencia de todo lo que acabamos de decir es que la aplicación WhatsApp ya no es sólo una red para comunicarnos con nuestros amigos, hace ya algún tiempo que se utiliza para el trabajo, en el entorno de las empresas y profesionales.

Y se puede utilizar para todo: para comunicar con clientes y proveedores, como canal de marketing, con servicios exteriores y asesores de la empresa y con el personal trabajador y sus mandos intermedios, pudiendo realizar comunicaciones más ágiles que por email y compartir archivos.

De hecho, en 2017 se lanzó la aplicación WhatsApp para empresas dirigida a empresas pequeñas y medianas aunque, de momento, tiene las mismas características que el whatsapp normal.

Cómo se utiliza WhatsApp con los trabajadores

En el entorno de las personas que trabajan en el negocio, como canal de comunicación interna, WhatsApp presta su agilidad e inmediatez en todas las alternativas (mensajes, llamadas, compartir archivos, etc.) y puede ser especialmente útil, entre otros casos:

• En comunicación entre grupos y equipos de trabajo que, como hemos dicho, pueden crear un grupo de whatsapp y compartir los mensajes de una sola vez sin necesidad de hacer mensajes individuales.
• Para trabajadores a distancia: los que trabajan desde su casa o, incluso, desde el extranjero hará más fluida la comunicación que con el email.
• Para conectar a los trabajadores con sus mandos inmediatos: también creando grupos o sin ellos.

¿Nos preocupamos por la seguridad?

Muchas personas piensan que esta utilización empresarial de WhatsApp es una barbaridad dados los problemas de seguridad y privacidad que ha tenido WhatsApp en el pasado.

En mayo de 2011 WhatsApp sufrió un ciberataque en el que quedaron expuestos los datos de sus usuarios y, a partir de esa fecha, se criticó que las comunicaciones a través de él no estaban encriptadas. 

En enero de 2012 alguien publicó el sitio web WhatsAppStatus.net en el que cualquiera podía cambiar el estatus de cualquier usuario de WhatsApp solo conociendo su número. Estas filtraciones y falsificaciones se han seguido produciendo y no se han acabado de resolver en la actualidad.

El director de la oficina alemana de regulación de la privacidad, Thilo Weichert, ha desaconsejado el uso de whatsapp por no cumplir la legislación europea sobre seguridad y privacidad de la información y considerar que no están protegidos los datos de los usuarios.

Desde hace un par de años WhatsApp ha comenzado a aplicar el cifrado de punto a punto de la comunicación a través de una clave de encriptación; según manifiesta el propio whatsapp esto garantiza la privacidad de los mensajes, sin embargo no a todo el mundo le convence esta solución.

Siguen existiendo riesgos, sobre todo si dejamos el whatsapp abierto y si lo hacemos en un equipo que no sea nuestro.

Lo que escribimos queda escrito

O, como dijo el procurador para Jerusalem Poncio Pilatos post scripsi scripsi (lo escrito escrito está); tanto el trabajador que comunica por WhatsApp con sus jefes o con otros trabajadores como los mandos que le envían mensajes al trabajador deben ser conscientes que el contenido de lo que dicen en esos mensajes (tanto si son de texto como de otra naturaleza) va a quedar grabado en la cuenta del destinatario (o los destinatarios si es un grupo) y va a hacer prueba de lo que ha dicho.

Además de servir esto para posibles denuncias ante la Inspección de Trabajo u otras autoridades, los mensajes de WhatsApp pueden utilizarse como prueba en un procedimiento judicial laboral; para ello la Ley de la Jurisdicción Social (Ley 36/2011, de 10 de octubre) prevé en su artículo 90 la posibilidad de aportar estos mensajes en forma de archivos poniendo a disposición del juez los medios técnicos necesarios para su lectura.

La prueba que harán estos mensajes será la que valore el propio juez.