Boletín DELSOL

La planificación y el conocimiento del cliente como herramientas fundamentales del asesor

Introducción

Han trascurrido pocos días desde que arrancó 2015 y son muchos los que ahora se estrujan los sesos para intentar cuadrar la contabilidad del año de la mejor manera posible y procurar que la cartera no les duela demasiado, fiscalmente hablando. ¿Es el sistema tradicional? Lamentablemente sí, aunque no es el adecuado ni el que siguen la gran mayoría de los profesionales que se mueven en el mundo del asesoramiento a empresas.

Son decenas de miles en nuestra extensa piel de toro, las denominadas asesorías (también gestorías) que cumplen su estricto cometido de rellenar y presentar las liquidaciones periódicas y anuales que corresponden a sus clientes sin el menor atisbo de preocuparse por la marcha de sus negocios, y sin que, se les demande por parte de aquellos, un servicio mejor o más esmerado, que de esta forma, contribuya a una mejora en la gestión de sus empresas. Con cubrir el expediente, les basta y les sobra, tanto a unos (que no dan más de sí por falta de conocimientos o experiencia), como a los otros (probablemente por creer equivocadamente que se están ahorrando costes administrativos). Es una triste y palpable realidad en estos tiempos que corren.

Afortunadamente, cada vez son más los jóvenes que acceden al mercado laboral y que, después de cursar carreras habituales para el desempeño del asesoramiento fiscal, contable y laboral, e incluso algún máster de especialización, apuestan por el autoempleo y ofrecer un servicio un poco más esmerado que el anteriormente expuesto. Están más preparados e incluso han realizado prácticas en despachos donde habitualmente se respira profesionalidad y se trabaja en la cercanía de los clientes, lo cual es sumamente importante para conocer sus empresas y poder darles aquellos servicios que demandan pero aderezados con ese plus, ese valor añadido que, cada vez, es más necesario.

Lo lógico debe ser para la mayoría de los empresarios que aquel despacho, consultoría o profesional que les tramita sus impuestos, pueda ofrecerle también, además de un completo asesoramiento tributario, un análisis más profundo de la marcha de su negocio, lo cual le permita planificar en parte, la gestión de su empresa y coordinar junto con su asesor, aquellas acciones encaminadas a conocer su evolución, y en caso de ser necesario, adoptar e implantar las medidas precisar para conseguir que la tributación sea la más adecuada.

Para ello necesitamos la confluencia de dos factores primordiales: por un lado, un empresario que esté dispuesto a obtener dicho servicio aún a sabiendas de asumir un coste superior, pero con la certeza de poder dormir mucho más tranquilo, y por el otro, un profesional preparado, con experiencia en este tipo de gestión, y que esté dispuesto a ofrecer dicho servicio a un precio razonable.

Podemos afirmar que ambos factores se dan en el mercado económico actual, aunque la confluencia desafortunadamente, suele ser algo más complicada, más aún, en los tiempos de recortes que vivimos todavía, y donde mucha gente a la hora de meter la tijera, se ha inclinado por hacerlo donde menos le puede ayudar. Aunque eso siempre es una decisión muy personal y que debe ser suficientemente meditada.

Pero bueno, después de esta breve introducción, intentaré analizar aquellos aspectos de la relación entre el asesor profesional y el cliente que, creo, deben ser tenidos en cuenta a la hora de planificar de manera eficiente la relación entre ambas partes.

Puntos a tener en cuenta

No hay un libro o tratado específico para recetar fórmulas mágicas de asesoramiento a un cliente, pero a cambio, podemos aplicar dos factores fundamentales: una sólida formación académica y autodidacta (profundizando en aquellos temas que nos gusten o el mercado demande con más fuerza y necesidad), y una gran experiencia en diferentes tipos de negocios y empresas de variado tamaño. De esa simbiosis podremos extraer diversos puntos que nos ayudarán a realizar nuestra elección personal.

Desde mi perspectiva y experiencia profesional, estos son los diez más importantes:

  1. Conoce a tu cliente y a su empresa. No es necesario que te vayas de cañas con él (todo se andará) ni que te pongas codo con codo a sacar los pedidos adelante, pero si es muy conveniente que conozcas de sus propios labios qué vende, en qué mercados, cómo y a quién compra sus mercaderías, qué plazos de fabricación tiene, cuáles son los procesos más importantes que lleva a cabo, si necesita mano de obra especializada, cómo se encuentra su competencia y dónde radica la misma, cuál es su preparación empresarial y si cuenta con experiencia previa, cómo puso su negocio y de manos de quién lo aprendió, con qué bancos trabaja y en resumen, cuáles son sus puntos fuertes y débiles (vaya, un análisis DAFO en toda regla). Este tercer grado puede ser tan extenso como el cliente quiera siempre que comprenda que lo haces por su bien y para asesorarle adecuadamente. De esa recogida de datos, dependerá en buena medida, el alcance posterior del trabajo que vas a llevar a cabo.
  2. Las cosas, claras y el chocolate, espeso. Aclárale, muy importante, con toda la cordialidad, educación y cercanía posible, que un asesor está para ayudarle a gestionar sus impuestos y colaborar en la gestión de su negocio, pero no hace milagros. Ni le permite dejar de presentar liquidaciones tributarias, ni tiene una varita mágica para dejar de pagar impuestos. Los milagros en este sentido no existen, solo trabajo y planificación adecuada para intentar que se pague lo más justo y que Hacienda se olvide de ambos (empresa y asesor) cuanto más tiempo, mejor.
  3. Una vez sentadas estas bases fundamentales, tú objetivo es coordinar con el cliente la forma en que vais a realizar las tareas de asesoramiento. Debe establecerse una correspondencia biunívoca para que la información fluya de la empresa al asesor, y de este, una vez procesada, de nuevo al cliente. El sistema va a depender en gran medida del tamaño de la empresa (con o sin departamento de administración), medios económicos (con equipos informáticos y software de gestión adecuado, o sin nada) y sobre todo, del grado de implicación que el cliente va a exigir al asesor para la mejora de su negocio. No es lo mismo, una empresa con facturación de millones de euros y un completo departamento de administración, donde el asesor implanta controles específicos para extraer la información precisa y necesaria para llevar a cabo su labor, que una micro pyme, donde todo el personal se dedica a tareas productivas, y es el asesor el que controla toda la gestión fiscal, contable y laboral de la empresa. Cada caso es un mundo como hemos visto en el punto 1, y la extracción de información dependerá de cada caso y de los medios técnicos y humanos disponibles.
  4. Establecido el sistema de control, hay que determinar la periodicidad con que se deben confrontar los datos con el cliente. Fiscalmente está claro que se hace, en la mayoría de las empresas, una vez cada tres meses coincidiendo con las liquidaciones fiscales, pero en otras muchas, es conveniente realizarlo en períodos más cortos o en épocas determinadas cuando se realizan campañas o acciones comerciales específicas. El cliente debe saber de tus informes aquello que has detectado, para de esa forma analizar a qué se deben las desviaciones, si existieran, o cuáles pueden ser las medidas a adoptar para su corrección.
  5. Es muy importante que hagas ver al cliente el motivo por el que paga impuestos y analizar su cuantía. Lo que para algunos es una limosna, para otros puede ser un abismo infranqueable. Y es muy importante en ese sentido planificar la tesorería fiscal de la empresa. Basta con analizar a priori la tributación de ejercicios anteriores en cada uno de los impuestos que han afectado a la empresa, hacer una periodificación previa, y observar las desviaciones, analizando sus motivos. Hay empresas que facturan muchos más en determinadas campañas (navidad, verano) y otras de trayectoria regular (similar todos los trimestres), y en cada caso, hay que controlar los diferentes hitos tributarios (liquidaciones a pagar) para que no se produzcan desfases de tesorería o liquidez que afecten a los cimientos de la empresa o a su marcha comercial.
  6. El control presupuestario es fundamental en la mayoría de las empresas, aún en las más pequeñas, y ayuda a no incurrir en costes inadecuados para el tamaño del negocio. En los 7 años de crisis que llevamos sufriendo, ha habido múltiples ajustes y son pocas las empresas que han aumentado sus ventas. Sin embargo, la mayoría si han reducido sus costes de todo tipo, empezando por lo más superfluo y siguiendo con costes menos digeribles pero al fin y al cabo, prescindibles. Todas las empresas se han ajustado el cinturón, incluidos los asesores. El perder un buen asesoramiento por un puñado de euros, puede ser contraproducente para ambas partes, de ahí la necesidad de tender puentes paralelos en tiempos de dificultad.
  7. Muchos empresarios confunden la velocidad con el tocino, y con ello la estructura financiera y económica de la empresa. Uno puedo ir fatal y tener liquidez en el banco (es mal pagador y buen cobrador), pero lo más habitual es lo contrario: se sale vendiendo pero no tiene un céntimo (mal cobrador, buen pagador). Si no tenemos las ideas claras en este sentido, se adoptarán decisiones pésimas para nuestro negocio. Y en el aspecto tributario, esas decisiones tarde o temprano, pesan mucho en el balance. Una correcta planificación en ese sentido, siempre es aconsejable. Sólo depende de una gestión adecuada y de disponer de la información necesaria para adoptar la decisión más conveniente.
  8. Debes acostumbrar a los clientes a que te pregunten a priori antes de acometer una inversión o una decisión con trascendencia tributaria o financiera para la empresa. La mayoría de las veces llaman a posteriori para decir lo que han hecho, y así es muy difícil, por no decir imposible, asesorar adecuadamente. Cuando el daño se ha producido, no hay milagros, solo medidas paulatinas que reduzcan los efectos de la decisión adoptada. Es complicado improvisar, y por tanto, antes de iniciar aventuras, es mejor pedir el análisis y la opinión del profesional. El asesor no es un confesor al que le contamos nuestras culpas cuando ya hemos realizado aquello que no debíamos, más bien es el director espiritual al que acudir para saber hasta dónde podemos llegar.
  9. “La mujer del César, además de honrada, debe parecerlo”. Esta famosa y lapidaria frase, se asemeja bastante al principio de imagen fiel que debe tener cualquiera de los clientes de un despacho en sus estados contables y tributarios. El motivo es muy sencillo: cuando el cliente va a realizar cualquier inversión o pedir financiación para su empresa, le van a mirar con lupa, tanto las entidades bancarias como los organismos a los que se dirija. Le pedirán con absoluta seguridad muchísimos papeles, pero empezando siempre por la documentación fiscal, laboral y contable de la empresa. Los servicios de análisis financieros de los bancos y los analistas de los organismos oficiales miran el book o álbum de fotos del cliente y no les gusta que algo salga movido o borroso. Las liquidaciones fiscales, los seguros sociales, los balances y cuentas de resultados, además de reflejar la imagen fiel de un negocio, deben ser adecuados para aquel objetivo que se pretenda lograr. Es en esta pata del banco donde más cojean muchos asesores, bien por falta de experiencia, bien por incapacidad manifiesta. La contabilidad creativa es una afición muy extendida aunque nefasta, por cuanto el que analiza lo que le llevas de documentación, sabe lo que busca, y cuando no lo encuentra o se le da “maquillado”, tiene muy fácil denegar lo que le han solicitado.
  10. Un sabio profesor de derecho decía a sus alumnos que “en la flexibilidad de la norma, está la grandeza de la ley”. Sólo del conocimiento en profundidad de la materia fiscal y de nuestro sistema tributario, puede un asesor obtener reducciones legales de los impuestos que sus clientes deben satisfacer. Las trampas se pueden hacer, pero tienen las patas igual de cortas que las mentiras. Y tarde o temprano, en cualquier control rutinario o requerimiento informativo, las pueden detectar y aplicarle al cliente una buena sanción. Sin embargo, dentro de las normas tributarias, hay criterios de aplicación y sistemas de ahorro que adecuadamente planificados y controlados, pueden permitir prestar un asesoramiento muy completo que te permita dormir igual de tranquilo que a tus clientes y por tanto, pagar menos. De la habilidad del asesor y sus conocimientos, se obtendrá ese binomio ahorro-tranquilidad tributaria.

Conclusiones y consejos

No es demasiado difícil rellenar y presentar liquidaciones de impuestos para un cliente. Con un poco de habilidad matemática y un programa informático medio decente, cualquiera puede hacerlo con decenas de clientes.

Pero no lo es tanto prestar un adecuado asesoramiento a ese mismo cliente para decirle en qué estado se encuentra su empresa y qué conclusiones se extraen de las liquidaciones fiscales que está presentando y de sus estados contables. Ese valor añadido es el que buscan cada día más, empresas que creyendo estar al margen de controles tributarios, un día se encuentran una piedra en el camino, y comienzan a tener más que malos sueños, auténticas pesadillas y dolores profundos de cartera. O aquellos que creyendo tener una salud de hierro, acudieron a pedir un préstamo y además de denegárselo, se encontraron con un panorama financiero más que turbio.

Hacienda tiene unos medios informáticos inmensos a su alcance y además mucho tiempo, cada vez más, para cogernos a cualquiera en un renuncio o en un error mínimo que descosa nuestro chaleco protector sin la menor cortesía. Ahorrase unos miles de euros a costa de perder el sueño durante 3-4 años, no es una inversión adecuada cuando queremos que una empresa perdure en el tiempo para garantizarnos un futuro económico más o menos halagüeño. Y cerrar las puertas del crédito bien si queremos realizar nuevas inversiones o lanzar un nuevo producto, puede cercenar nuestro futuro a corto y medio plazo.

Por ello termino con dos consejos, uno para cada una de las “partes” implicadas:

Asesor: prepárate adecuadamente para tu desempeño profesional, que no te pese el conocimiento profundo de unas determinadas materias. Preocúpate en conocer a tu cliente y ofrécele ese plus que te hará perdurar en dicha empresa durante mucho tiempo. La vida es una carrera de fondo, no de velocidad. Como dice el proverbio chino: “un cliente satisfecho, lo comenta tres o cuatro veces. Uno insatisfecho más de veinte”. Conserva a tus clientes, son tu patrimonio.

Empresario: lo más barato no suele ser lo más bueno en la mayoría de los casos, y en el mundo de la asesoría suele pasar eso. No te conformes con un simple rellena impresos. Busca un plus en sus servicios y un auténtico profesional que te ayude a gestionar tu empresa en muchas de sus facetas. Y confía en él antes de dar cualquier paso. Es el primer interesado en ayudarte para ofrecerte con, una planificación adecuada y anticipada, una buena disminución de riesgos y placenteras noches de sueño.

Y que cada uno haga desde su punto de vista lo que considere más conveniente. Al fin y al cabo, son solo eso, consejos basados en mi experiencia de más de 25 años en el sector.

Espero que tengáis un próspero año nuevo 2015.

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