Las molestas oscilaciones de las retenciones en las nóminas

por Luis R. Garach

Acaba de terminar el ejercicio fiscal 2015 y han sido muchos los trabajadores que han visto, como su nómina era inferior a meses anteriores debido al aumento de las retenciones que se le practicaban por parte de la empresa.

Este tipo de regularización que se produce en multitud de empresas se debe a muchos factores que en buena lógica, debemos analizar, tratando de evitar en la medida de lo posible, efectos tan poco deseables como el mencionado de percibir un neto inferior al esperado, más aún, en fechas tan especiales como las navideñas.

Comencemos analizando el principio del cálculo de la retención de un trabajador cualquiera dentro de una empresa.

En los primeros días de Enero de cada ejercicio, la Agencia Tributaria pone a disposición de todos los contribuyentes, tanto particulares como empresa, una sencilla aplicación informática para el cálculo on line de las retenciones a las que se verán sujetas las percepciones salariales de un trabajador desde el comienzo de su relación laboral con la empresa donde presta sus servicios. Recordemos los datos que nos pide dicha aplicación:

  1. Datos personales:

    • NIF del perceptor y su año de nacimiento
    • Grado de discapacidad si existiese alguna
    • Situación familiar: casado, soltero, con o sin hijos, NIF del cónyuge si lo tiene, y si este trabaja o no, y si percibe más o menos de 1.500 euros anuales
    • Tipo de contrato: indefinido, temporal o por jornales o peonadas, desempleado, pensionista, o si está sujeto a movilidad geográfica
  2. Ascendientes o descendientes si los hubiera en la unidad familiar, indicando su fecha de nacimiento

  3. Datos económicos:

    • Retribuciones íntegras y en especie que percibirá a lo largo del año
    • Reducciones por irregularidad en el tipo de retribución
    • Gastos deducibles por aportación del trabajador a la seguridad social
    • Si reside o trabaja en Ceuta o Melilla
    • Si satisface pensión compensatoria al cónyuge o anualidades alimenticias a sus hijos
    • Si el perceptor paga préstamo para la adquisición de vivienda habitual

Una vez proporcionados todos estos datos a la aplicación, la misma nos facilita mediante un cálculo aritmético basado en las tablas publicadas por el Gobierno, el tipo de retención aplicable a las retribuciones que el contribuyente espera obtener a lo largo del ejercicio, basado principalmente en una política de equidad tributaria: que al final del año fiscal y en la correspondiente declaración del IRPF, no tenga que producirse tributación adicional alguna, ni en su caso, devolución de cantidades por parte de la propia AEAT. Con este sistema, bien se reduce considerablemente tanto el número de personas que deben efectuar la declaración de la renta, así como el número de declaraciones a devolver que cada año es necesario tramitar.

La práctica más habitual en estos casos radica en la obtención de dichos datos de sus trabajadores por parte de las empresas a primero de año mediante el modelo 145, para poder ajustar el tipo de retención aplicable y que no se produzcan situaciones como la que es objeto de análisis en este artículo.

Está claro que todos los agentes implicados (empresas, trabajadores y estado) tratan de evitar controversias y que todo funcione por su cauce normal y legal durante el ejercicio fiscal. Pero está claro que todas las relaciones laborales están sujetas a múltiples incidencias y variables que pueden ocasionar variaciones imprevistas a lo largo de los 12 meses del año que se pone en marcha.

Los motivos de estas variaciones son muchos:

  • Cambio de tipo de contrato durante la relación laboral: empieza como eventual y pasa a ser indefinido, el trabajador solicita una reducción de jornada, el trabajador termina su relación laboral, etc.
  • Cambios en la situación familiar: llegado de un nuevo hijo, contraer matrimonio, separación matrimonial, pago de prestaciones imprevistas al cónyuge o anualidades de alimentos, etc.
  • Cambios en las retribuciones salariales: ascenso de categoría que supone una mayor percepción, acceso del cónyuge al mercado laboral estando en situación de desempleo, etc.

¿Qué hacer para evitar sorpresas no deseadas en el último mes de año? Pues como en todos los aspectos de nuestra vida, ser previsores y no esperar a última hora para efectuar los cambios a los que hemos estado sometidos durante todo el año. ¿Cómo? Comunicando con la mayor rapidez posible a nuestra empresa cualquier variación de las antes expuestas que puedan afectar al cálculo de nuestras retenciones, para que proceda en consecuencia y regularice nuestras nóminas sin mayor demora, y basándose en la normativa fiscal vigente, aplique las nuevas condiciones comunicadas y actualice las mismas en nuestra próxima nómina hoja de salarios.

Nuestro consejo es revisar al menos trimestralmente dichas circunstancias y repetir el cálculo de los tipos de retención aplicable a cada trabajador, de manera que dichas variaciones se incorporen paulatinamente y no se produzcan sobresaltos de última hora, que con un aumento desmesurado del tipo aplicable, suponen además de una merma importante en la percepción líquida del empleado, una situación no deseada dentro de la relación laboral que puede incluso, deteriorar la misma.

Nuestra aplicación para la gestión de nóminas y seguros social NOMINASOL, realiza automáticamente la regularización del IRPF sin necesidad de que el usuario tenga que acceder periódicamente a la ficha del trabajador para efectuar dicho proceso, e incluso puede configurarlo de manera mensual o trimestral para su mayor comodidad.

Evite sobresaltos de última hora que además de tocar el bolsillo a sus trabajadores, podrían afectar a sus previsiones de tesorería. Anticípese y planifique adecuadamente con nuestras aplicaciones informáticas. Estamos para ayudarle en la gestión de su empresa.

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