Boletín DELSOL

El proceso de cierre de la contabilidad

Un año más que terminó y de nuevo tenemos que afrontar y realizar los diferentes procesos contables y fiscales precisos para el cierre de nuestra contabilidad.

La mayoría de las empresas suelen realizar sus actividades dentro de un ejercicio que coincide con el año natural, es decir, del 1 de Enero al 31 de Diciembre. En dicho caso, la formulación de las cuentas anuales de la empresa debe realizarse dentro de los tres primeros meses del año siguiente al cierre del ejercicio, es decir, hasta el 31 de Marzo del ejercicio siguiente.

Por tanto, disponemos de 3 meses desde la finalización del ejercicio, para proceder al cierre del ejercicio contable y realizar la formulación de las cuentas anuales.

Para la realización de este proceso, debemos de llevar a cabo una completa serie de revisiones y controles de índole contable y fiscal, que permitan obtener unos resultados lo más ajustados posibles a la imagen fiel de nuestra empresa.

Sabemos que en la mayor parte de las empresas españolas se dedica el mes de enero al cuadre de los diferentes modelos fiscales periódicos presentados durante el año terminado, con objeto de comprobar su cuadre con los modelos resumen anual que es preciso presentar durante dicho período: 111-190, 115-180, 123-193, 202, 303-390, 349, y alguno más, que dependen del tipo de declaraciones a los que estemos obligados a llevar a cabo.

Posteriormente, durante el mes de febrero, se suelen realizar las conciliaciones de las operaciones llevadas a cabo con clientes y proveedores cuyo importe supera el umbral de los 3.005,06 euros, las cuales finalmente se reflejarán en el modelo 347, debidamente analizado en nuestro boletín del mes de febrero pasado.

Así que en el mes de marzo, debemos afrontar el resto de procesos que a continuación pasamos a exponeros con algunos breves consejos:

  1. Inventario de existencias comerciales en caso de existir las mismas en nuestra empresa: es conveniente llevarlo a cabo a los pocos días de finalizar el ejercicio, pero siempre suele demorarse más de lo deseable, y es aconsejable tenerlo actualizado en la medida de nuestras posibilidades. En empresas con gran cantidad de movimientos y valor, afectará de manera decisiva al signo del resultado.
  2. Conciliación bancaria de todos los movimientos del ejercicio: deben coincidir plenamente con los extractos facilitados por las diferentes entidades bancarias. Suele ser el primer justificante que la AEAT nos exige en caso de una inspección tributaria o requerimiento.
  3. Comprobación de todos los movimientos de efectivo que se realizan en la empresa, con especial atención a que el saldo de las cuentas de tesorería no sea en ningún momento negativo (saldo acreedor) (Boletín nº 4 10-3-2015). Muchas empresas desprecian este tipo de control pero como veréis en nuestro artículo, tiene una importancia superior a la que muchos creen.
  4. Conciliación de todas las liquidaciones fiscales presentadas por la empresa durante el ejercicio tanto de IRPF (pagos a cuenta, trabajadores, profesionales, alquileres), IVA y Sociedades (pagos a cuenta y cuota anual). No sólo basta presentar trimestre a trimestre o período a período, nuestras autoliquidaciones, sino que también el asiento de las mismas, tiene que estar perfectamente conciliado en las cuentas adecuadas de nuestra contabilidad.
  5. Comprobación de los saldos con organismos oficiales: Seguridad Social, organismos concedentes de subvenciones o acreedores por cualquier otro tipo de tributo local o autonómico.
  6. Amortización de los elementos del inmovilizado inmaterial, material y financiero de la empresa. La existencia de un inventario adecuado de los elementos del inmovilizado debe ser una práctica habitual en nuestras empresas. Posteriormente este trabajo nos puede permitir la realización de determinados ajustes fiscales para reducir nuestra tributación: amortizaciones aceleradas, desgravaciones fiscales, etc.
  7. Reclasificación de las deudas que la empresa mantiene con entidades bancarias, separando aquellas cantidades que debemos pagar en los próximos 12 meses y las que abonaremos por encima de dicho plazo. El análisis de un balance de situación y de los ratios que obtengamos entre sus diferentes masas patrimoniales, será un elemento esencial e imprescindible a la hora de obtener financiación de entidades de crédito, o incluso de clasificación de nuestro riesgo comercial, por las compañías que analizan este tipo de informes para terceros.
  8. Cálculo de provisiones. Tal y como establece nuestro PGC así como la normativa fiscal vigente, la empresa atendiendo a su casuística, puede rebajar su carga tributaria si está sujeta a determinados hechos que pueden afectar a su balance, y de los cuales debe practicar la correspondiente anotación contable precisa para su desgravación. Por ejemplo: de deterioro de existencias, de insolvencias de clientes, de responsabilidades ante terceros o ante la AEAT, etc.
  9. Ajustes de periodificación: son pocos los que los utilizan, pero en cuantías importantes, es muy aconsejable aplicarlos para no tener diferimiento de la carga tributaria.
  10. Valoración de los activos financieros: prudencia valorativa. Desde la aplicación del nuevo PGC de 2007, es una norma de obligado cumplimiento, aunque sólo se hace por su cuantía y especial relevancia en empresas de altos niveles de facturación y donde su balance acoge este tipo de casuística.

Nuestro consejo es realizar una lista de control (ckeck list como dicen los anglosajones, aunque el español es mucho más rico en matices y expresiones) e ir comprobando cada uno de los aspectos enumerados, reflejando aquellas incidencias que consideremos reseñables de especial trascendencia tanto a efectos contables como fiscales, para el correcto cierre de nuestra contabilidad.

De esta forma, podremos controlar sucesivamente en años venideros, todos aquellos aspectos de especial importancia que nos afectan, y que probablemente, además lo harán en ejercicios futuros, con independencia de tenerlos en cuenta a la hora de practicar las liquidaciones de los impuestos (Sociedades o IRPF) que tengamos que llevar a cabo.

Pues lo dicho, suerte y al toro.

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