El control financiero de la empresa

Introducción

Toda empresa por pequeña que sea, precisa de un mínimo control financiero que permita a sus responsables, gestionar de forma adecuada las finanzas de su negocio, para poder detectar problemas si los hubiera, y en dicho caso, proceder a su resolución de la forma más adecuada y sencilla.

La gestión de empresas no se basa simplemente en gestionar prestaciones de servicios u operaciones de compra-venta de bienes, sino que requiere de forma decidida, un apoyo en materia de finanzas, que cuanto mayor sea el tamaño de nuestro negocio, más necesario será.

Cuántas veces hemos oído el comentario: “iban muy bien en ventas pero su administración les llevó a la ruina”. Probablemente más de las que nos hubiera gustado. Y desgraciadamente es un error que muchos empresarios siguen cometiendo, unas veces por desconocimiento, y en otras ocasiones, por no haber adoptado las medidas adecuadas en el momento preciso.

En el proceloso mar del mundo empresarial, empezamos a oír con más frecuencia cada día, la denominación “controller financiero” fruto también del adelanto que en esta materia nos llevan los anglosajones. Esta figura que podríamos perfectamente denominar “responsable financiero” (no suena bien la palabra controlador, no por referirse a tema de altos vuelos, sino por su acepción más dura del diccionario), es muy necesaria en empresas a partir de un determinado volumen de operaciones, lo que conlleva la puesta en marcha de sistemas de control, seguimiento, detección y corrección de incidencias que se producen en las finanzas de una empresa.

Aunque la formación de los directivos empresariales y de muchos de los jóvenes emprendedores que gestionan cientos de miles de pymes en la actualidad en nuestro país, es cada mayor debido a la implantación en los sistemas educativos de asignaturas relacionadas con la economía, así como a la formación complementaria que han adquirido cuando han decidido incorporarse a este competitivo mundo, no es menos cierto que adolecemos de una base inferior a la de otros países de nuestro entorno, y que por tanto aún tardaremos una década al menos, en conseguir unos niveles medianamente aceptables en esta materia, que nos permitan ocupar puestos más altos en la clasificación europea y mundial a la hora de fomentar y auto-gestionar un mayor número de empresas que dinamicen, aún más, la actividad económica de nuestro país.

Mientras lo anterior ocurre, y no es flor de un día, las empresas que empiezan a crecer en sus cifras de facturación y por tanto, en complejidad financiera, precisan de responsables financieros, que faciliten a sus directivos un sistema de control adecuado para que lleven de forma adecuada la gestión de la empresa, y se adopten las medidas adecuadas para su supervivencia y obtención de la máxima rentabilidad posible.

Objetivos del control financiero de la empresa

Podemos definir cuatro muy precisos:

• Establecer un sistema de control de las finanzas de la empresa y elaborar junto con la dirección de la empresa, el presupuesto general de la misma
• Detectar las desviaciones que se produzcan en el mismo
• Analizar el origen de las desviaciones y aportar las soluciones oportunas
• Comunicar a los diferentes responsables de la empresa los problemas detectados y trabajar conjuntamente con ellos para solventar las desviaciones detectadas

Fases del Control Financiero

Dentro del presupuesto general de una empresa (en aquellas que lo tienen, o que por su volumen o complejidad, están más que obligadas, a disponer del mismo), una de las partes más importantes, es la referente al control financiero, de forma que los responsables de la misma puedan obtener información precisa sobre la marcha de las operaciones emprendidas, así como conocer la rentabilidad de las mismas, y optar por diferentes soluciones en caso de producirse incidencias no contempladas.

Podemos establecer 4 fases muy definidas:

1. Análisis de la situación y determinación de los objetivos

   Toda empresa que se precie, debe poder proporcionar en el menor tiempo posible, unos informes financieros mínimos sobre su situación económica: balance de situación, pérdidas y ganancias, balances previsionales, cuentas anuales de ejercicios anteriores y pool bancario. Dicha información les será muy necesaria a la hora de acceder a financiación bancaria, realizar inversiones o incluso, para obtener subvenciones de cualquier índole.

   Pero además de esa base mínima, debe poseer un control presupuestario más exhaustivo de donde poder obtener información más precisa de determinados aspectos imprescindibles para la gestión empresarial: rentabilidad, endeudamiento, tesorería, etc. Dicho control será mucho más preciso si además nos permite elaborar pronósticos sobre futuros escenarios en los que la empresa, se pueda ver inmersa por motivos de cambio en los mercados en los que opera o por otro tipo de decisiones que pueda llevar a cabo: nuevas inversiones, cambio de condiciones financieras, nuevas líneas de negocio, etc. Cuanto más preciso sea el presupuesto, será más fácil lograr con menor incertidumbre, los objetivos propuestos.

2. Fijación de los parámetros a controlar

   En el mundo empresarial, desgraciadamente todo tiene un coste, bien sea en recursos humanos o materiales. Por ello, tendremos que tener claro qué es lo que queremos controlar, de qué forma y con qué regularidad. De esa forma, ajustaremos los parámetros al tamaño de nuestra empresa y al nivel de control, más o menos intenso, que queremos lograr.

   A modo de ejemplo, podemos mencionar:

   • Resultados de la empresa, en cualquiera de sus acepciones: explotación, antes de impuestos, margen neto, etc. Por ejemplo: el EBITDA (resultado operativo antes de depreciaciones y amortizaciones)
   • Cash Flow (flujos de tesorería)
   • Situación fiscal (contingencias fiscales)
   • Masas patrimoniales (equilibrio patrimonial)
   • Inversiones
   • Amortizaciones

3. Control y análisis de las desviaciones de los estados financieros de la empresa

   La herramienta básica para dicho control y análisis es la contabilidad de la empresa, ya que nos permitirá conocer con exactitud, todos los movimientos que se producen y su importancia en los controles que pretendemos llevar a cabo.

   Normalmente este control se basa en los tres estados financieros básicos que toda empresa debe manejar:

   1. Balance de Situación

      Es el informe que nos refleja la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Aunque una empresa podemos decir que siempre está en marcha, el balance se obtiene en una fecha fija, y por tanto, es un factor a tener en cuenta ya que se pueden producir variaciones importantes en un corto espacio de tiempo.

      La obtención de datos del balance va a depender en gran medida de nuestra necesidad de información sobre este o aquel concepto, y en la mayoría de las ocasiones, analizaremos en base a ratios que relacionan a diferentes masas patrimoniales que se integran en el mismo. Podemos ir configurando nuevos ratios cuyo resultado nos ofrecerá un análisis más cercano de determinados aspectos: solvencia, liquidez, endeudamiento, capital neto, etc. La utilización que hagamos de los mismos va a depender bastante del sector donde realicemos nuestra actividad, ya que un mismo ratio puede significar en dos empresas distintas, cosas muy diferentes.

   2. Cuenta de Resultados

      La conocida como cuenta de pérdidas y ganancias nos sirve para saber cuál el resultado del empresa en cada momento, recogiendo los ingresos que estamos consiguiendo y los gastos o costes precisos para el normal funcionamiento de nuestro negocio.

      Al igual que en el balance, podemos obtener también diferentes ratios que nos informarán sobre aspectos determinados que arrojen luz sobre la buena marcha o no de la empresa, así como de las medidas correctoras que debemos llevar a cabo para cambiar tendencias no deseadas. Conceptos como rentabilidad de las ventas o cualquier a los cálculos de los diferentes períodos medios, nos será muy útil a la hora de tomar decisiones.

   3. Flujo de Efectivo

      Todo motor necesita combustible para funcionar, y en el caso de una empresa, no es ni más ni menos que el dinero. La presencia o ausencia de efectivo o de los medios líquidos precisos para el desarrollo de nuestra actividad, condiciona la mayoría de las veces la obtención de un resultado óptimo.

      El equilibrio entre los fondos propios de las empresa (patrimonio o neto) y los fondos ajenos (financiación externa) es primordial a la hora de cuadrar el grado de apalancamiento idóneo para nuestro funcionamiento.

      Las empresas deben financiarse adecuadamente y según su estructura de activo (inmovilizado y circulante, ahora denominado corriente y no corriente), elegir un adecuado equilibrio entre los fondos propios que hayan obtenido (capital y resultados no distribuidos) y los fondos externos (préstamo, pólizas, leasing, etc.) que precisan para no tener dificultades de tesorería.

4. Corrección de las desviaciones

   Ya hemos visto la estructura de nuestro sistema de control y de las herramientas de las que se vale, por lo que ahora sólo nos queda ponerlo en marcha y vigilarlo para poder adoptar las decisiones adecuadas en caso de que se produzcan variaciones de cualquier índole.

   La adopción de las medidas correctoras por parte del responsable financiero estará en función de la importancia de las desviaciones que se detecten y del coste relativo que conlleva apostar por unas determinadas soluciones. A veces puede resultar más caro corregir una desviación sin importancia que dejarla estar, dado que no nos afectará demasiado a la marcha de la empresa.

   Por todo ello, es tan importante la pericia y experiencia del responsable financiero para poder adoptar las soluciones adecuadas, como su poder de persuasión con el resto de departamentos implicados, para poder lograr implantar aquellas reformas que contribuyan a la consecución del máximo beneficio con el menor coste posible, tanto económico como humano.

   Esperamos que estos breves consejos os sirvan para ahondar en la materia financiera de vuestras empresas y darle la importancia que se merece, así como valorar un poco más el trabajo de aquellas personas que muchas veces llamamos “de números” y cuyo papel es muchas veces menospreciado a la hora valorar el porqué de la consecución de buenas cifras en los resultados de cualquier negocio. La derrota suele ser huérfana, pero el éxito siempre tiene muchos padres. Esperemos que el responsable financiero sea también uno de ellos.