por Antonio Coro, Responsable del Área de GestiónAl comenzar el nuevo año, es habitual tener que finalizar una operación de compra, venta o administración que se inició en el año anterior.
Por ejemplo, es necesario facturar albaranes que han quedado pendientes en el 2017, cobrar facturas del año 2017 con fecha de 2018, realizar una remesa en 2018 con facturas del año anterior, aceptar un presupuesto del 2017 en el ejercicio 2018, etc.
En estos casos un error que suele cometerse es el de duplicar los documentos pendientes en el nuevo año, provocando en algunos casos duplicidad en el movimiento de stock.
La forma correcta de actuar es utilizar la acción de Validar que tienen todos los documentos en nuestros programas de Gestión o los desplegables de selección de ejercicio.
Para ver de forma clara el proceso, vamos a realizar sobre el programa FACTUSOL, dos ejemplos de estas situaciones.
En esta situación se tiene un albarán del 2017 que se necesita facturar en el ejercicio 2018.
La acción correcta para no duplicar la salida de stock es validar el albarán sobre una nueva factura en el nuevo ejercicio.
Para ello, sobre el ejercicio 2018, desde la solapa Ventas > icono Facturas > icono Nueva se escribe el código del cliente (en este ejemplo el código 6), tal como se muestra en la pantalla.
A continuación, se pulsa sobre el icono Validar.
En la ventana que emerge Validar, hay que seleccionar el ejercicio donde se encuentra el albarán pendiente, en el ejemplo hay que seleccionar el ejercicio 2017.
Tras seleccionar el ejercicio correcto, el desplegable de Nº de documento mostrará los albaranes pendientes en ese ejercicio.
Para finalizar se seleccionan las líneas deseadas y se guarda la factura.
De esta forma el albarán ha quedado facturado y la información no se ha duplicado.
Otra situación que se repite al comenzar un ejercicio es la necesidad de cobrar facturas que han quedado pendientes en el ejercicio anterior.
Como se ha comentado, sería un error traspasar dicha factura al nuevo ejercicio para poder cobrarla.
La forma correcta de proceder seguiría los siguientes pasos:
Desde la solapa Administración > icono desplegable Cobros > icono Facturas emerge una ventana que permite seleccionar el ejercicio donde se encuentran las facturas pendientes.
En el ejemplo vamos a realizar el cobro de la factura 1-000027 de fecha 27/12/17, con fecha de cobro 02/01/18.
Para ello, una vez localizada y seleccionada la factura, desde el icono Nuevo, se rellena la información de cobro.
Es importante conocer, a efectos contables, que este cobro está registrado en el ejercicio 2017 con fecha de 2018.
Antonio Coro
Responsable de área - Gestión
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