La insoportable levedad del ser

por Luis R. Garach

Introducción

Este famoso libro del checo Milan Kundera, llevado posteriormente al cine a finales de la década de los ochenta, con notable éxito de taquilla, es hoy el título con recuerdo cinéfilo de nuestro artículo de cabecera. Muchas veces en la gestión de nuestra empresa, al igual que en nuestra vida diaria, no somos realmente conscientes de la importancia de ciertos detalles que debidamente controlados nos pueden ahorrar multitud de problemas.

Prestamos mucha atención a determinados factores contables y fiscales plenamente convencidos de su importancia manifiesta a la hora de llevar adelante nuestro negocio. Pero en todas las familias siempre hay algún pariente no digamos pobre, pero si al que se presta menos tiempo del que debiéramos. Y ese no es otro que el control de caja de nuestra empresa.

Está claro que a mayor volumen de nuestro negocio y cuanto mayor sea el tráfico comercial de cara al público y con manejo de efectivo, mayor será el control que debemos implantar en nuestra empresa en este aspecto y por tanto con un plus de atención.

Haremos una mínima clasificación en cuanto al tipo de persona (física o jurídica) bajo el cual se desarrolla la actividad mercantil para ver cómo nos puede afectar y en qué medida, la insoportable levedad de un simple parte de caja.

Personas físicas

Cada empresario es libre de llevar en su empresa cuantos controles desee y precise para una correcta administración del efectivo que mueve a diario. A mayor volumen de efectivo y mayor número de personas que tengan acceso a él, mayor será el control al que tenga que estar sometido este proceso. También intervendrá en este grado de control, el tipo de artículo que comercialicemos o el servicio que prestemos.

No es igual vender algún producto sometido a un excelso sistema de inventario, que otro de bajo valor y cuyo importe es casi inapreciable. En el primer caso pondríamos por ejemplo una farmacia, donde además del exhaustivo control de existencias, debemos saber la aportación que cada usuario realiza al sistema de salud, para que después el organismo de turno, nos reintegre, no sin gran demora, dicho importe que se encuentra subvencionado por el estado del bienestar. En el segundo caso, imaginemos una simple frutería o verdulería, donde siempre nos dirán que el kilo de lo que hemos comprado, “va muy bien despachado” (despachao en Andalucía). En ambos negocios se controlará la caja, pero mientras en el primero, el cuadre será estricto y obligado, en el segundo caso seguramente no lo será tanto, ya que el género que vendemos se presta a muchos ajustes (descuentos, pérdidas por rotura o mal estado, etc.). Además, como se trata de personas físicas, cada uno hace en su negocio lo que le place ya que al final, todo va al mismo sitio: a su bolsillo.

Aun percibiendo la diferencia entre ambos casos, casi extremos, podemos afirmar que al tratarse de un empresario individual, sin forma jurídica, lo recaudado quedará a su disposición para lo que al mismo convenga: pago a proveedores, pago de personal, ingreso en banco para atender pagos, gastos particulares, realización de inversiones ya sea para el negocio como personales, y así, una larga lista de posibilidades.

Y aquí llega la pregunta capciosa: ¿y cómo lo controla Hacienda? Pues solo en el caso de levantar sospechas claras de estar cometiendo una conducta fiscal inadecuada, con la detección de ciertos indicios tales como:

  • Ingresar en cuentas bancarias importes muy superiores a lo declarado en las ventas de sus declaraciones fiscales
  • Signos externos de riqueza que no coinciden con los ingresos netos declarados en su IRPF ni con su nivel de endeudamiento
  • Pérdidas reiteradas en su negocio a pesar de una gran recaudación y afluencia de público en sus locales comerciales, etc.

Hacienda no es tonta, lo que pasa es que como ya vimos en artículos anteriores, no tiene medios humanos para inspeccionar a tanto pequeño contribuyente, y solo busca indicios de vez en cuando, y detecta las pistas (a veces con luz reflectante) que le dejamos muchas veces por nuestra negligencia administrativa en la gestión de nuestras empresas.

Más de una vez hemos oído esas historias que creemos de fábula pero que son ciertas y han ocurrido más cerca de nosotros de lo que creemos:

  • Me han inspeccionado porque me he comprado un coche de 30.000 euros al contado. Mejor dicho, me han pillado porque llevo cinco años sin dar beneficio y he pagado en efectivo y sin pedir ni un euro en préstamos de ningún tipo
  • Me han inspeccionado y sancionado porque he comprado un piso y se lo he puesto a nombre de mi hijo. Mejor dicho: mi hijo estudia y no trabaja, tiene 20 años y no ha ganado un euro en su vida. Y yo que quería especular inmobiliariamente hablando (ahora no, hace 10 años), compré un piso pagándolo con mis beneficios no declarados y sin hipoteca. Y me han pillado por tres sitios: por dinero de color oscuro, por liquidar en mi comunidad autónoma el impuesto de Transmisiones Patrimoniales a tipo reducido al ser primera vivienda (lo cual no es cierto ya que tengo otro piso) o de postre, por Sucesiones y Donaciones al dejarle a mi hijo algo en vida (antes de mi marcha al otro barrio), con lo que el tipo impositivo es mucho mayor.

Casos verídicos, como decía el gran Paco Gandía, pero ciertos a miles en nuestra defraudadora piel de toro. Aunque después con decir que Hacienda y el Gobierno son muy malos, intentamos nivelar de forma irreal la triste realidad.

Solución en estos casos: llevar las cosas por su camino correcto, y además de controlar adecuadamente nuestro negocio con su parte de caja correspondiente, conciliar anualmente en nuestra declaración de renta (si es compañía de un profesional, mucho mejor) la compatibilidad de nuestros ingresos con nuestros gastos e inversiones. El famoso tanto tienes, tanto vales, transformado, tanto ganas, tanto puedes gastarte.

Personas jurídicas

Aquí la cosa se complica un poco más. Mientras que un empresario individual sin forma jurídica puede llevar sus finanzas personales y empresariales en un sistema de cuenta única (bien el banco bien en la tradicional loseta o talega del ámbito rural), en el caso de una sociedad mercantil, el dinero que esta posee y recauda, es suyo y solo suyo, y de su control y su administración, dependerá en gran medida una adecuada gestión.

Normalmente cuando se constituye una sociedad mercantil, en la mayoría de los casos, inicia su aventura empresarial con la apertura de una cuenta bancaria donde deposita el capital social mínimo a efecto legales: las 500.000 pesetas de antaño, pasaron a ser 3.005,06 euros, y ahora con un criterio claro de simplificación, a unos redondos 3.000 euros. Es lógico pensar que dicho importe es escaso para la andadura de una gran empresa, pero si nos dará para pagar los primeros gastos de constitución: notario, registro y gestoría.

Pero la cosa empieza a torcerse desde el momento en que se mezclan churras con merinas, y los socios, más bien, los administradores, no saben o no quieren separar el funcionamiento normal de la empresa y mezclan operaciones en la misma, correspondientes al tráfico monetario de su ámbito particular:

  • no tengo saldo en mi cuenta y lo pago de la sociedad que para eso es mía y tiene saldo
  • viene a mi nombre pero lo desgravo y pago por la cuenta de la sociedad
  • o simplemente, retiramos dicha cantidad que aportamos para llevarla a nuestro bolsillo ya que el dinero lo pusimos nosotros, aunque contable y fiscalmente, ya no es nuestro es de la empresa o mercantil que hemos constituido

Y esto es solo el comienzo para empezar a tener problemas, ya que estamos realizando operaciones vinculadas entre empresa y socio, algo bastante perseguido por Hacienda en determinados casos de volúmenes importantes, dado que en operaciones de escaso importe, son más difíciles de detectar y por tanto, de perseguir o sancionar.

Posteriormente incluso lo podemos empeorar, ya que a medida que nos vaya haciendo falta efectivo para reponer nuestros descubiertos bancarios y atender a nuestros proveedores, o los simples pagos de nóminas que erróneamente satisfacemos en efectivo, sin encomendarnos a nadie y sin tener establecido un simple control de efectivo con un parte de caja, ingresaremos en el banco cantidades superiores a las que realmente corresponden por el tráfico mercantil que estamos llevando a cabo. Sí, es así de simple: nuestro saldo contable de caja quedará en negativo o en números rojos por nuestra falta de control con el enorme riesgo fiscal que ello conlleva.

Alguien se preguntará con respecto a la caja de nuestra empresa: si ingresamos dinero en el banco o pagamos alguna factura o una nómina, estando el saldo en negativo, ¿cómo se puede sacar algo de donde no hay? Hacienda tiene varias respuestas para ello y cada una con sus correspondientes inconvenientes:

  1. El socio le ha prestado dinero a la empresa en un momento puntual debido a la morosidad creciente de los clientes y a la cerrazón del banco en concedernos un préstamo o una póliza de crédito. Si el importe es pequeño y el espacio temporal es de unos pocos días, todo se resuelve cuando se genere liquidez y se devuelva este microcrédito exprés. Eso siempre que el socio tenga cartera y disponible suficiente para efectuar el desembolso de la cantidad en cuestión, lo cual, es otro problema añadido pero de más fácil encaje.
  2. Como el socio no tiene liquidez ni nadie le ha prestado nada (ni un banco a título particular, ni otra persona mediante un contrato de préstamo personal), el tema se complica mucho ya que no tiene de dónde sacar esa aportación. Hacienda apunta por elevación y considera que estamos ingresando dinero procedente de ventas no declaradas. Y eso conlleva un riesgo tremendo por cuanto además de defraudar a efectos de IVA, también los estamos haciendo a nivel de Sociedades ya que ocultando dichas ventas, también lo hacemos en el beneficio declarado. Un simple descontrol en este sentido con un saldo negativo en caja de 1.000 euros, puede ocasionar a una empresa entre deuda tributaria (IVA y Sociedades), recargos por fuera de plazo, intereses de demora y sanciones, una deuda estimada de 740 euros, con la aplicación de la sanción mínima y prestando conformidad al primer aviso.

Este segundo ejemplo se produce más veces de las deseadas en empresas que o bien no llevan controles adecuados de sus movimientos financieros y de efectivo, o sencillamente apuestan de forma decidida por la economía sumergida y trasladan gran parte de sus operaciones al lado oscuro sin reparar en que las empresas, al igual que la mujer del Cesar, “además de honradas, deben parecerlo”.

Conclusiones

Tal y como estamos viendo en artículos anteriores, y lo seguiremos haciendo en próximos boletines, la llevanza adecuada de la contabilidad de una empresa y la implantación de los sistemas de control precisos, constituyen los cimientos básicos sobre los que edificar un negocio que se mantenga lo más lejos posible de futuras contingencias fiscales.

En unos casos y dada la complejidad de nuestro sistema tributario, podemos acudir a profesionales que nos ayudarán en esos aspectos que no dominamos y que exigen de un mayor dominio de la legislación existente en dicha materia. Pero si también tienen cierta experiencia en la gestión administrativa de empresas (lo cual es muy recomendable en estos casos para el ejercicio y desempeño de su profesión) nos podrán aconsejar y asesorar a la hora de establecer los sistema de control que cada empresa necesita en base a su volumen, nº de empleados, sistemas de facturación y control de su tesorería.

Ello no significa que todos los aspectos de nuestra empresa deben estar sometidos a rígidos controles, pero sí que implantemos de acuerdo a nuestro tamaño y estructura, aquellos más acordes con nuestras necesidades.

Como hemos visto, la insoportable levedad de un simple parte de caja, nos puede ahorrar mucho dinero y muchos quebraderos de cabeza.

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