Por el humo se sabe dónde está el fuego

Después de un descanso estival atípico por muy diversos motivos, pero en especial por esta dichosa pandemia que amenaza con seguir causando víctimas y hundiendo aún más si cabe, nuestra maltrecha economía, y porque no decirlo, nuestro sistema de vida tal y como lo conocíamos, retomamos nuestras costumbres, así como los quehaceres habituales.

Reconozco que, con tanta mascarilla, gel hidro-alcohólico, distancia de seguridad y miedo a la cercanía social, se hace un poco más cuesta arriba poner en claro aquello que nos gusta transmitir desde lo más profundo de nuestra mente. Trabajar en soledad y sin la compañía de nuestros compañeros, se hace duro y lo que es peor, no sabemos hasta cuando durarán estas medidas.

Cerrado el segundo trimestre del año, presentado el Impuesto de Sociedades y estando aun en curso el depósito de cuentas anuales de muchas empresas debido al retraso provocado por la pandemia, creo conveniente hacerles llegar un resumen de aquellos aspectos contables y fiscales que más nos han llamado la atención a la hora de realizar los cierres del ejercicio 2019.

Sabemos que una buena contabilidad ayuda y mucho a la realización de las declaraciones fiscales, pero cuando la misma está mal ejecutada y de forma torticera, empantana mucho el terreno fiscal a la hora de estimar que podemos dormir tranquilos después de efectuadas las conciliaciones de final de ejercicio y rendidas cuentas en las declaraciones anuales.

Después de más 25 años realizando estas tareas en centenares de empresas, realizamos nuestro particular y peculiar repertorio de incidencias que provocan humo, sin saber si tarde o temprano, pueden originar un incendio.

  1. Hacienda nunca descansa

Además, centra sus esfuerzos cada vez más, en poner en circulación más variedad de impresos, más equipados si cabe en la solicitud de nuevos datos. Es lo que se llama no dar puntada sin hilo. En pasados artículos lo comentamos en referencia al modelo 390 del IVA, y en esta ocasión, nos detenemos en el modelo 200 de Sociedades. En cuanto la cosa se complica lo más mínimo, y en especial, a la hora de practicar los ajustes fiscales que debemos y podemos efectuar para calcular el resultado del ejercicio, no podemos prescindir de ningún dato de los requeridos. No debemos olvidar ajustar:

  • Multas, donativos, liberalidades y otros gastos no deducibles fiscalmente
  • Bonificaciones y deducciones amparadas en las diversas medidas legisladas y que aún siguen en vigor
  • Cálculos para la aplicación de las reservas de capitalización y nivelación
  • Pérdidas a compensar de ejercicios anteriores
  • Deducibilidad de los gastos financieros
  • Cualquier deducción proveniente de variaciones en las amortizaciones
  • Y así un largo etcétera de decenas de probabilidades que se nos presentan para pagar más o menos, y que siempre debemos controlar al céntimo para que no nos sorprendan con un desagradable requerimiento de comprobación.

En esta temporada se han empezado a revisar las reservas de capitalización y nivelación aplicadas en el ejercicio 2015, eso sí, hasta el 25 de julio que era la fecha en que prescribía el mencionado ejercicio. Y como es habitual, más de uno se ha llevado alguna que otra sorpresa.

Recomendamos elaborar el cálculo del Impuesto de Sociedades con mucho detalle y guardando una por una, las pruebas de la aplicación de cada uno de los ajustes que han afectado para determinar el resultado final. Al menos que si nos llaman, que estemos preparados. Contestar en breve plazo en un síntoma de tener los deberes ya hechos.

  1. Saldos inadecuados en caja

Por mucho empeño que ponemos, a veces nos vemos obligados a realizar diferentes movimientos financieros de dudosa legalidad y cuyo encaje suele ser poco comprendido por las autoridades fiscales. Veamos los dos casos más extremos:

  1. Caja en negativo

La contabilidad es una ciencia, pero también es un arte, y de la confluencia de ambas, debe surgir algo normal y lógico, pero no algo que nos haga daño a la vista. Y eso es un saldo de caja en negativo o saldo acreedor. ¿Por qué hemos llegado a él? La explicación más sencilla: hemos anotado los movimientos realizados de manera desordenada y hemos alterado su orden. Pero, eso no suele colar. La caja no puede estar en negativo, ya que ello significa que hemos sacado agua de un pozo que estaba seco, algo milagroso o, según Hacienda, síntoma de defraudación.

No le den muchas vueltas: hemos cobrado antes de facturar y lo hemos llevado al banco sin fijarnos en el saldo existente, hemos cobrado algo que no llevaba aplicados los impuestos y estamos metiendo la pata hasta el fondo o, si lo prefieren, hemos recibido fondos de una procedencia no declarada para ayudarnos a salir de una situación comprometida. Todo esto bien contabilizado y ajustado, no debe llevar el saldo de caja a números rojos. Basta poner algo de interés y mucha atención. De ahí que el contable deba ser un poco artista y bastante cuidadoso a la hora de realizar los asientos correspondientes.

Hace unos años demostrábamos en uno de nuestros boletines, como un saldo negativo en caja se podía traducir en dos sanciones importantes, tanto en materia de IVA, como de Sociedades. Busquen en la hemeroteca y verán la cuantía de los importes que se alcanzan partiendo de importes mínimos. Se sorprenderán que poco fuego hace falta para prender la mecha.

  1. Exceso de saldos en tesorería

El otro lado de la historia también puede suponer fundadas sospechas de no estar haciendo las cosas demasiado bien. Las empresas deben tener según su operativa un saldo de caja preciso y necesario para sus operaciones de diario. Queda claro que no es lo mismo un supermercado donde cientos de ciudadanos pagan con efectivo, que una factoría de fundición de metales, donde no creemos que se utilice el dinero físico dada su operativa y el montante de sus transacciones.

Por ello, si se detectan altos saldos de tesorería en nuestra contabilidad que no se encuentran ingresados en entidades bancarias, la sospecha de la duda ya que habrá prendido la señal del humo.

¿A qué se pueden deben esos saldos? Hay muchas causas, pero Hacienda las tiene bastante claras:

  • Retirada de beneficios de los socios de las cuentas de la empresa como anticipo de resultados positivos, que un día necesitaron pero que se olvidaron de devolverle a la empresa para no tener que tributar. No se registraron y ahí siguen, perdidos en el limbo.
  • Pago de salarios no declarados al personal por horas extras y similares, que se cogieron de caja y de bancos, y que ahora, no hay manera de justificar
  • Gastos pagados no deducibles que pueden suponer más tributación y que preferimos obviar aún a costa de provocar un problema más grave por tributar a un 25%

Si saco 1.000 euros del banco en efectivo ya sea por talón o con tarjeta, deberán ir a algún lado, y si no pagamos facturas, nóminas u otro gasto, pues terminan en caja. Y ahí se van acumulando hasta que el asesor revisa, se mosquea y da la voz de alarma. No sabemos si peor el remedio que la enfermedad, pero cuando nos encontramos algún saldo fuera de órbita, avisamos por lo que pueda pasar.

  1. Deducibilidad de los gastos de viaje. Las dichosas tarjetas del banco.

Con el cambio de normativa fiscal, los autónomos aprendieron que podían deducir ciertos gastos de viajes siempre que los pagaran con tarjetas bancarias, ya sea de crédito o de débito.

En las empresas ocurre lo mismo, pero existe un problema fundamental: no todo el monte es orégano. Pagar con la tarjeta que nos da la empresa no significa que ya no tenemos que preocuparnos más, sino todo lo contrario: debemos aportar los justificantes que nos permitan deducir el gasto ocasionado (será todo aquel preciso para la obtención de ingresos) y recuperar el IVA que soporta dicha factura (otra aventura diferente ya que muchas veces no son facturas y se sustituyen por tickets o recibos que no cumplen con la normativa fiscal correspondiente.

Además, este sistema es el soporte fundamental en el caso de aplicar dietas o gastos de kilometraje en muchas profesiones, que después se trasladan a las nóminas, motivo por el cual, Hacienda vigila mucho más de cerca todo este entramado que suele terminar con sanciones y requerimientos a poco que no apliquemos adecuadamente la normativa.

Muchas son las ocasiones en que vemos facturas o tickets en fines de semana o en fecha de vacaciones, y le decimos al cliente que nones. No se trata de un capricho, se trata de no complicarle la existencia por intentar colarnos gastos no deducibles o que nada tienen que ver con la operativa de su negocio.

Al fin y al cabo, el que paga la deuda tributaria y las sanciones, es el cliente, no el asesor.

  1. Retribución encubierta de los fondos propios

Es una estratagema muy utilizada y que nos encontramos en demasiados casos con tal de no pagar más impuestos. Craso error ya que la mentira tiene las patas muy cortas y al final, todo sale y se descubre.

Es mucho mejor estudiar la marcha de nuestro negocio y fijar unas retribuciones de los socios trabajadores acordes al rendimiento obtenido por la empresa, aunque todo ello provenga de sus nóminas habituales. Una paga extra o una nómina un poco más alta que la anterior, no deben ser sospechosas siempre que apliquemos correctamente el IRPF correspondiente, o en el caso de una sociedad profesionales, nos movamos por encima del porcentaje mínimo establecido del 75%.

Aunque no nos guste pagar muchos impuestos, también podemos repartir dividendos, ahora mucho más obligados con el cambio de normativa recogido en este sentido en la Ley de Sociedades de Capital.

Otras maniobras de distracción como comprar facturas de gastos poco creíbles complicándole la vida a algún conocido, retirar fondos de caja sin justificación, no distribuir dividendos en los momentos adecuados, pueden ser fácilmente detectadas y acarrear posteriores problemas de compleja situación.

  1. Las compras en Amazon y portales similares

Este es un tema que se nos está empezando a ir de las manos, especialmente por dos motivos diferentes:

  • Compras realizadas de forma particular que después intentamos colar en el negocio ya que las facturas van a nombre de la empresa. No todo vale.
  • Facturas o justificantes que no reúnen los requisitos legales establecidos para poder ser deducibles en materia de IVA e incluso de Renta o Sociedades. En eso, la verdad es que Amazon y demás empresas del sector, han puesto poco interés, y si no somos cuidadosos, pues nos darán documentos que no se parecen ni por asomo a una factura, o incluso nos puede ocasionar problemas al provenir de un operador intracomunitario y no detectarlo por nuestra parte con un posterior requerimiento tributario que nos sancionará.

Compruebe siempre que sus transacciones se hacen a nombre de la empresa, se pagan con tarjeta de la empresa y se reciben las facturas al nombre de la mercantil que efectuará dichas liquidaciones fiscales.

        Podríamos seguir bastante tiempo y texto enumerando e informándoles sobre muchos indicios que denotan que las cosas no se hacen forma adecuada, pero para eso cada uno tiene un buen asesor que seguro le pone al día en este tipo de conductas inadecuadas que, aunque parecen benignas, se manifiestan asintomáticas hasta que nos llega la comunicación de Hacienda. Y en ese momento, les aseguro que ya no hay vacuna posible.

Lo dicho, hagan las cosas bien, cuídense y nos vemos de nuevo el mes que viene.

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