Quant temps s'han de conservar els originals de les factures?

per Software DELSOL

Les obligacions de facturació, des d'emetre factures i com fer-ho fins a la seva conservació, de les quals emet l'empresa i de les quals rep, i el seu còmput en els diferents llibres de comptabilitat i fiscals està regulada, de manera molt minuciosa, per la legislació vigent.

La norma que més directament tracta d'aquestes obligacions és el Reglament de Facturació (RD  1619/2012, de 30 de novembre, en endavant *RF) que ja en el seu art. 1 estableix l'obligació de conservar les factures rebudes i la còpia o matriu de les quals s'emeten.

La regulació de com ha de complir-se aquesta obligació de conservar factures i alguns altres documents la trobem en el Capítol IV d'aquesta Llei, en les seves *arts. 19 et seq.

Per part seva, l'article 97 de la Llei de l'IVA (Llei 37/1992, de 28 de desembre) ordena també està conservació, en el cas de les factures rebudes, per a poder deduir-se les quotes suportades de l'Impost.

Conservació de factures

Les empreses (autònoms i societats) i els professionals tenen l'obligació de conservar la documentació de la seva activitat, així ho estableix l'art. 29.2.d de la Llei General Tributària (Llei 58/2003, de 17 de desembre, d'ara endavant LGT) i l'art. 19 del RM entre altres normes; aquesta obligació s'haurà de complir, almenys, durant quatre anys que és el termini de prescripció dels Impostos (art. 66 LGT) però l'Administració pot realitzar comprovacions durant deu anys (arts. 66bis i 115 LGT).

Els documents que hem de conservar obligadament són:

  • Les factures rebudes.
  • Matrius o còpies de les factures emeses.
  • Justificants comptables.
  • Rebuts de pagaments i cobraments.
  • Documents relatius a les importacions.

Aquesta conservació es farà de manera ordenada, en documents originals.

Es permet que la conservació no la realitzi el propi empresari sinó que la hi faci un tercer contractat per ell, en tot cas l'empresari és sempre el responsable últim del compliment d'aquestes obligacions.

Formes de conservació admeses

Es permet realitzar aquesta conservació per qualsevol mitjà (tant en paper com formats electrònics) sempre que estigui garantida la seva autenticitat, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat i que pugui accedir a aquesta documentació sense demores l'Administració Tributària.

La conservació i emmagatzematge per mitjans electrònics es farà per equips òptics i electromagnètics. En aquest cas s'insisteix que han de poder veure's en el seu format original i altres dades que garanteixin la seva autenticitat com a verificacions de signatura.

L'Administració Tributària pot exigir la conversió d'aquests documents en formats llegibles per a ella.

Lloc de conservació

El responsable o encarregat de la conservació (normalment el propi empresari o professional) és qui decideix on es conservaran. L'únic requisit és que estiguin disponibles quan els requereixi l'Administració Tributària sense demora injustificada.

Si els documents es conserven en un lloc fora d'Espanya, la Llei exigeix que es faci, en aquest cas, per mitjans electrònics que facilitin l'accés remot de l'Administració Tributària i, a més, aquesta conservació fora del territori nacional haurà de ser comunicada prèviament a l'Administració Tributària.

Accés de l'Administració Tributària a la documentació

Com ha d'haver quedat clar al llarg de la nostra exposició anterior, l'Agència Tributària i, més en concret, els seus òrgans de comprovació, inspecció i subinspecció, han de poder accedir sense cap demora a la documentació que s'ha de conservar, amb independència de la forma i lloc on es conservin les factures i documents.

Si la conservació es fa per mitjans electrònics es deu, a més, poder facilitar l'accés remot a l'AEAT i la seva càrrega remota.

Registre en llibres de las factures

A més de tot el que s'ha dit continua existint l'obligació que les factures i documents annexos amb rellevància econòmica figurin en diferents tipus de llibres i documents comptables.

En primer lloc en la comptabilitat del nostre negoci han de registrar-se de manera cronològica i imputar els ingressos i despeses que comporten durant l'exercici comptable.

A l'efecte d'IVA l'empresari o professional té l'obligació formal de portar, entre altres, els llibres registres de factures emeses i rebudes (excepte alguna excepció en règims d'estimació objectiva o recàrrec d'equivalència); en el cas que aquesta gestió de llibres d'IVA es realitzi a través de la pròpia pàgina web de l'AEAT (pel SII) tota la informació de les factures ja estarà en poder d'aquesta Agència Tributària, ja que el registre que fa aquesta plataforma va més enllà de la informació que donaven els llibres d'IVA (número, data, dades d'emissor o receptor) havent d'incloure altres com l'operació realitzada.

Nou comentati

Software DELSOL es compromet amb la privacitat de les teves dades.

T'expliquem de manera resumida com tractarem les teves dades personals.

Qui és el Responsable del tractament de les teves dades?

Software del Sol, S.A., amb NIF nombre A-11682879 i adreça en Geolit, P. Tecnològic. C/ Les Viles 9. 23620. Mengíbar (Jaén). Adreça de correu electrònic: info@sdelsol.com.

Amb quina finalitat tractem les teves dades personals?

Tractem la informació que ens facilites amb la finalitat de prestar-te el servei sol·licitat i realitzar la facturació del mateix.

Si ho acceptes, també podrem usar-los per enviar-te informació, promoció i publicitat dels nostres productes i serveis i millorar així la teva experiència com a client.

¿Per quant temps conservem les teves dades?

Les dades personals que ens proporcionis es conservaran mentre es mantingui la relació comercial i/o no sol·licitis la supressió dels mateixos.

Quina és la legitimació per al tractament de les teves dades?

La base legal per al tractament de les teves dades està basada en el consentiment que et sol·licitem en recaptar aquestes dades i/o en la necessitat de comptar amb els mateixos per processar les teves comandes i complir amb els compromisos que adquirim amb tu per contracte.

Comunicarem les teves dades a tercers?

No, tret que la llei ens obligui.

Quins són els teus drets quan ens facilites les teves dades?

Tens dret a obtenir confirmació sobre si en Software del Sol, S.A. estem tractant les teves dades personals, per tant, tens dret a accedir a les teves dades personals, rectificar les dades inexactes o sol·licitar la seva supressió quan les dades ja no siguin necessaris.

Si vols conèixer amb més detall com tractem les teves dades consulta la nostra Política de Privacitat.

Descarga FactuSOL

Más información

El blog en el teu email

Subscriu-te per rebre la newletter mensual directament en el teu email.

On estem

Geolit, Parque Científico y Tecnológico
Edificio Software DELSOL · 23620
Mengíbar · Jaén

Centraleta: 953 22 79 33
Comercial: 953 21 41 00

Àrea Comercial

  • Distribuïdors
  • Col·laboradors
  • Preguntes freqüents

Atenció al Client

  • Suport tècnic
  • Zona privada
  • Utilitats

Software DELSOL

  • Sobre Software DELSOL
  • Descarrega-ho gratis
  • Responsabilitat social
  • Treballa amb nosaltres
  • Resultats enquestes 2018
  • Butlletí DELSOL
  • Contacte

Polítiques

  • Política de Gestió
  • Política de Privacitat
  • Política de Seguretat
  • Termes d'ús generals de NUBE10
  • Condicions Generals de Contractació
  • Política de Cookies
Idioma
Microsoft Partner
Aenor 27001
Aenor 9001
iQnet
iQnet Sr10
Confianza ONLINE
  • linkedin
  • youtube
Utilitzem cookies pròpies i de tercers d'anàlisi d'ús i mesura per millorar la experiència d'ús i contingut de la nostra web, et recomanen acceptar el seu ús per aprofitar plenament la navegació. Recorda que pots modificar aquesta configuració.