Manuals de procediments i com usar-los per a control intern

per Software DELSOL

Els manuals de procediments són una eina amb la qual l'empresa, o qualsevol altre tipus d'organització, pot estandarditzar la seva activitat, realitzar una labor molt més professional i avaluar informació del negoci.

El manual és una guia dels procediments operatius de l'empresa, tots els que treballen en ella han de tenir accés a ell, conèixer-ho i complir-ho. Serveix, també, perquè es puguin cobrir les funcions de treballadors que no estan en algun moment (perquè estan de baixa o de vacances, per exemple).

Com elaborar un manual de procediments

El manual deu poder ser comprès per qualsevol persona, de dins o de fora de l'empresa.

En totes les pàgines del manual apareixerà un encapçalat amb el logotip i el nom de l'empresa així com en nom del propi manual. Aquest nom constarà de dues parts: el nom del procés genèric al qual es refereix i el nom del procediment específic.

Al peu de pàgina farem constar el número de cada pàgina i el total (per exemple, pàgina 2 de 8).

En la primera pàgina únicament constaran els títols del manual.

A partir de la segona pàgina haurem de desenvolupar el següents punts:

  • Objectiu del manual com l'aplicació del procediment aconseguirà l'objectiu que es proposa.
  • Abreviatures, sigles i glossari de termes tècnics i codis perquè el document s'entengui bé. Cada procediment i part del procediment comptarà amb un codi alfanumèric per a la seva identificació ràpida.
  • Versió del manual per a poder saber la trajectòria i modificacions que ha sofert aquest procediment.
  • Descripció del procediment ha d'explicar-se de la manera més clara i senzilla possible. Per a fer més fàcil el seu control començarà aquesta descripció amb el tipus de procediment de què es tracti.
  • Moments d'aplicació del procediment explicarem la freqüència amb que l'operari ha d'aplicar-lo (hores, dies, setmanes o mesos).
  • Departaments de l'organització als quals afecta, a més del destinatari directe del manual pot afectar altres parts del negoci i persones, com a comptabilitat, compres, magatzem, etc. En aquest apartat es fixarà qui és la persona responsable última de l'aplicació del manual.
  • Recursos tecnològics i materials que seran necessaris.
  • Establiment de normes i fixació de polítiques d'actuació.
  • Recursos amb que es compta: tot el que es necessita per al procediment (tècniques, mitjans materials, contactes, etc.)
  • Diagrama de flux és una representació gràfica del procediment i els seus diferents aspectes o etapes units per enllaços.
  • Detalls del procediment: desgranarem el procediment en les seves diferents parts o aspectes i explicant els responsables d'aquestes parts, les seves funcions i com desenvolupar-les.
  • Estàndard de qualitat s'indicarà el nivell de productivitat, cobertura, satisfacció i compliment del procediment necessaris per a aconseguir els objectius proposats.
  • Formularis i documentació descriurem com es documentarà el procediment.

Finalment, cada manual estarà acompanyat d'una fulla de control de canvis que descrigui les modificacions fetes en els procediments segons la versió del manual.

El control intern de l'empresa

Avui dia l'existència d'un manual de procediment és imprescindible per a realitzar el control intern de l'empresa; les polítiques i decisions de la gerència o alta direcció s'implementaran a través d'ell.

La direcció de l'empresa ha de crear i gestionar eines de control del compliment dels procediments projectats i, per tant, continguts en el manual.

Com hem vist en el punt anterior, el primer apartat del manual descriu els objectius que es pretenen aconseguir, la modernització, adaptació a diverses realitats, l'organització i millora de la producció, són finalitats que s'aconseguiran través del manual i del control intern.

Per a això és totalment necessari que es respecti l'autoritat dins de l'empresa i que cada component d'ella tingui molt clar quals són les seves funcions, la seva missió i l'activitat que ha de desenvolupar.

Els controls comptables i de gestió donaran, a més, informació sobre com s'estan aconseguint, o no, els objectius marcats i complint les premisses del manual. Això es completa amb un sistema pressupostari que projecti el mateix control a operacions futures.

Avantatges d'utilitzar un manual de procediments

  • Realitzar les diferents funcions de manera uniforme.
  • Tenir un control del que s'està fent en l'empresa, estant documentat cada pas i funció a realitzar. És un magnífic instrument d'auditoria, avaluació i vigilància.
  • Facilitar la incorporació de personal a noves tasques, fent més fàcil conèixer com desenvolupar-les.
  • Com a punt de partida per a dissenyar noves estratègies i mètodes en l'empresa, millorant el que s'està fent.
  • En aquest sentit, permet una anàlisi del que s'està fent per a millorar-lo, simplificant el treball, millorant l'estructura, coordinant els temps, etc.
  • Coordina les diferents activitats i evita duplicitats innecessàries.
Nou comentari

Software DELSOL es compromet amb la privacitat de les teves dades.

T'expliquem de manera resumida com tractarem les teves dades personals.

Qui és el Responsable del tractament de les teves dades?

Software del Sol, S.A., amb NIF nombre A-11682879 i adreça en Geolit, P. Tecnològic. C/ Les Viles 9. 23620. Mengíbar (Jaén). Adreça de correu electrònic: info@sdelsol.com.

Amb quina finalitat tractem les teves dades personals?

Tractem la informació que ens facilites amb la finalitat de prestar-te el servei sol·licitat i realitzar la facturació del mateix.

Si ho acceptes, també podrem usar-los per enviar-te informació, promoció i publicitat dels nostres productes i serveis i millorar així la teva experiència com a client.

¿Per quant temps conservem les teves dades?

Les dades personals que ens proporcionis es conservaran mentre es mantingui la relació comercial i/o no sol·licitis la supressió dels mateixos.

Quina és la legitimació per al tractament de les teves dades?

La base legal per al tractament de les teves dades està basada en el consentiment que et sol·licitem en recaptar aquestes dades i/o en la necessitat de comptar amb els mateixos per processar les teves comandes i complir amb els compromisos que adquirim amb tu per contracte.

Comunicarem les teves dades a tercers?

No, tret que la llei ens obligui.

Quins són els teus drets quan ens facilites les teves dades?

Tens dret a obtenir confirmació sobre si en Software del Sol, S.A. estem tractant les teves dades personals, per tant, tens dret a accedir a les teves dades personals, rectificar les dades inexactes o sol·licitar la seva supressió quan les dades ja no siguin necessaris.

Si vols conèixer amb més detall com tractem les teves dades consulta la nostra Política de Privacitat.

Descarga FactuSOL

Más información

El blog en el teu email

Subscriu-te per rebre la newletter mensual directament en el teu email.

On estem

Geolit, Parque Científico y Tecnológico
Edificio Software DELSOL · 23620
Mengíbar · Jaén

Centraleta: 953 22 79 33
Comercial: 953 21 41 00

Àrea Comercial

  • Distribuïdors
  • Col·laboradors
  • Preguntes freqüents

Atenció al Client

  • Suport tècnic
  • Zona privada
  • Utilitats

Software DELSOL

  • Sobre Software DELSOL
  • Descarrega-ho gratis
  • Responsabilitat social
  • Treballa amb nosaltres
  • Resultats enquestes 2018
  • Butlletí DELSOL
  • Contacte

Polítiques

  • Política de Gestió
  • Política de Privacitat
  • Política de Seguretat
  • Termes d'ús generals de NUBE10
  • Condicions Generals de Contractació
  • Política de Cookies
Idioma
Microsoft Partner
Aenor 27001
Aenor 9001
iQnet
iQnet Sr10
Confianza ONLINE
  • linkedin
  • youtube
Software DELSOL, S. A. utilitza cookies pròpies i de tercers amb finalitat analítica i de màrqueting. Pots configurar o rebutjar les cookies fent click en el botó "Configurar".