La planificació i el coneixement del client com eines fonamentals de l'assessor

per Luis R. Garach

Introducció

Han transcorregut pocs dies des que va arrencar 2015 i són molts els que ara es rebreguen el cervell per intentar quadrar la comptabilitat de l'any de la millor manera possible i procurar que la cartera no els dolgui massa, fiscalment parlant. És el sistema tradicional? Lamentablement sí, encara que no és l'adequat ni el que segueixen la gran majoria dels professionals que es mouen al món de l'assessorament a empreses.

Són desenes de milers en la nostra extensa pell de toro, les denominades assessories (també gestories) que compleixen la seva estricta comesa d'emplenar i presentar les liquidacions periòdiques i anuals que corresponen als seus clients sense el menor besllum de preocupar-se per la marxa dels seus negocis, i sense que, se'ls demandi per part d'aquells, un servei millor o més acurat, que d'aquesta forma, contribueixi a una millora en la gestió de les seves empreses. Amb cobrir l'expedient, els basta i els sobra, tant a uns (que no donen més de si per falta de coneixements o experiència), com als altres (probablement per creure equivocadament que s'estan estalviant costos administratius). És una trista i palpable realitat en aquests temps que corren.

Afortunadament, cada vegada són més els joves que accedeixen al mercat laboral i que, després de cursar carreres habituals per a l'acompliment de l'assessorament fiscal, comptable i laboral, i fins i tot algun màster d'especialització, aposten per l'autoocupació i oferir un servei una mica més acurat que l'anteriorment exposat. Estan més preparats i fins i tot han realitzat pràctiques en despatxos on habitualment es respira professionalitat i es treballa en la proximitat dels clients, la qual cosa és summament important per conèixer les seves empreses i poder donar-los aquells serveis que demanden però amanits amb aquest plus, aquest valor afegit que, cada vegada, és més necessari.

El lògic ha de ser per a la majoria dels empresaris que aquell despatx, consultoria o professional que els tramita els seus impostos, pugui oferir-li també, a més d'un complet assessorament tributari, una anàlisi més profunda de la marxa del seu negoci, la qual cosa li permeti planificar en part, la gestió de la seva empresa i coordinar juntament amb el seu assessor, aquelles accions encaminades a conèixer la seva evolució, i en cas de ser necessari, adoptar i implantar les mesures precisar per aconseguir que la tributació sigui la més adequada.

Per a això necessitem la confluència de dos factors primordials: d'una banda, un empresari que estigui disposat a obtenir aquest servei encara sabent assumir un cost superior, però amb la certesa de poder dormir molt més tranquil, i per l'altre, un professional preparat, amb experiència en aquest tipus de gestió, i que estigui disposat a oferir aquest servei a un preu raonable.

Podemos afirmar que tots dos factors es donen al mercat econòmic actual, encara que la confluència desafortunadament, sol ser una mica més complicada, més encara, en els temps de retallades que vivim encara, i on molta gent a l'hora de ficar la tijera, s'ha inclinat per fer-ho on menys li pot ajudar. Encara que això sempre és una decisió molt personal i que ha de ser suficientment meditada.

Però bé, després d'aquesta breu introducció, intentaré analitzar aquells aspectes de la relació entre l'assessor professional i el client que, creo, han de ser tinguts en compte a l'hora de planificar de manera eficient la relació entre ambdues parts.

Punts a tenir en compte

No hi ha un llibre o tractat específic per receptar fórmules màgiques d'assessorament a un client, però a canvi, podem aplicar dos factors fonamentals: una sòlida formació acadèmica i autodidacta (aprofundint en aquells temes que ens agradin o el mercat demandi amb més força i necessitat), i una gran experiència en diferents tipus de negocis i empreses de variat grandària. D'aquesta simbiosi podrem extreure diversos punts que ens ajudaran a realitzar la nostra elecció personal.

Des de la meva perspectiva i experiència professional, aquests són els deu més importants:

  1. Coneix al teu client i a la seva empresa. No és necessari que et vagis de canyes amb ell (tot es caminarà) ni que et posis braç a braç a treure les comandes avanci, però si és molt convenient que coneguis dels seus propis llavis què ven, en quins mercats, com i a qui compra les seves mercaderies, quins terminis de fabricació té, quins són els processos més importants que duu a terme, si necessita mà d'obra especialitzada, com es troba la seva competència i on radica la mateixa, quin és la seva preparació empresarial i si compta amb experiència prèvia, com va posar el seu negoci i de mans de qui ho va aprendre, amb quins bancs treballa i en resum, quins són els seus punts forts i febles (vagi, una anàlisi DAFO en tota regla). Aquest tercer grau pot ser tan extens com el client vulgui sempre que comprengui que ho fas pel seu ben i per assessorar-li adequadament. D'aquesta recollida de dades, dependrà en bona mesura, l'abast posterior del treball que vas a dur a terme.
  2. Les coses clares, i la xocolata espessa. Aclareix-li, molt important, amb tota la cordialitat, educació i proximitat possible, que un assessor està per ajudar-li a gestionar els seus impostos i col·laborar en la gestió del seu negoci, però no fa miracles. Ni li permet deixar de presentar liquidacions tributàries, ni té una vareta màgica per deixar de pagar impostos. Els miracles en aquest sentit no existeixen, sol treball i planificació adequada per intentar que es pagui el més just i que Hisenda s'oblidi de tots dos (empresa i assessor) com més temps, millor.
  3. Una vegada afermades aquestes bases fonamentals, tu objectiu és coordinar amb el client la forma en què aneu a realitzar les tasques d'assessorament. Ha d'establir-se una correspondència biunívoca perquè la informació flueixi de l'empresa a l'assessor, i d'est, una vegada processada, de nou al client. El sistema va a dependre en gran manera de la grandària de l'empresa (amb o sense departament d'administració), mitjans econòmics (amb equips informàtics i software de gestió adequat, o sense res) i sobretot, del grau d'implicació que el client va a exigir a l'assessor per a la millora del seu negoci. No és el mateix, una empresa amb facturació de milions d'euros i un complet departament d'administració, on l'assessor implanta controls específics per extreure la informació precisa i necessària per dur a terme la seva labor, que una micro pime, on tot el personal es dedica a tasques productives, i és l'assessor el que controla tota la gestió fiscal, comptable i laboral de l'empresa. Cada cas és un món com hem vist en el punt 1, i l'extracció d'informació dependrà de cada cas i dels mitjans tècnics i humans disponibles.
  4. Establert el sistema de control, cal determinar la periodicitat amb que s'han de confrontar les dades amb el client. Fiscalment és clar que es fa, en la majoria de les empreses, una vegada cada tres mesos coincidint amb les liquidacions fiscals, però en moltes altres, és convenient realitzar-ho en períodes més curts o en èpoques determinades quan es realitzen campanyes o accions comercials específiques. El client ha de saber dels teus informes allò que has detectat, para d'aquesta forma analitzar a què es deuen les desviacions, si existissin, o quins poden ser les mesures a adoptar per a la seva correcció.
  5. És molt important que facis veure al client el motiu pel qual paga impostos i analitzar la seva quantia. El que para alguns és una almoina, per a uns altres pot ser un abisme infranquejable. I és molt important en aquest sentit planificar la tresoreria fiscal de l'empresa. N'hi ha prou amb analitzar a priori la tributació d'exercicis anteriors en cadascun dels impostos que han afectat a l'empresa, fer una periodificació prèvia, i observar les desviacions, analitzant els seus motius. Hi ha empreses que facturen molts més en determinades campanyes (nadal, estiu) i unes altres de trajectòria regular (similar tots els trimestres), i en cada cas, cal controlar les diferents fites tributàries (liquidacions a pagar) perquè no es produeixin desfasaments de tresoreria o liquiditat que afectin als fonaments de l'empresa o a la seva marxa comercial.
  6. El control pressupostari és fonamental en la majoria de les empreses, encara en les més petites, i ajuda a no incórrer en costos inadequats per a la grandària del negoci. En els 7 anys de crisis que portem sofrint, hi ha hagut múltiples ajustos i són poques les empreses que han augmentat les seves vendes. No obstant això, la majoria si han reduït els seus costos de tot tipus, començant pel més superflu i seguint amb costos menys digeribles però al cap i a la fi, prescindibles. Totes les empreses s'han ajustat el cinturó, inclosos els assessors. El perdre un bon assessorament per un grapat d'euros, pot ser contraproduent per a ambdues parts, d'aquí la necessitat de tendir ponts paral·lels en temps de dificultat.
  7. Molts empresaris confonen els ous amb els cargols, i amb això l'estructura financera i econòmica de l'empresa. Un mateix pot anar fatal i tenir liquiditat al banc (és mal pagador i bon cobrador), però el més habitual és el contrari: vendre molt però no té un cèntim (mal cobrador, bon pagador). Si no tenim les idees clares en aquest sentit, s'adoptaran decisions pèssimes per al nostre negoci. I en l'aspecte tributari, aquestes decisions tard o d'hora, pesen molt en el balanç. Una correcta planificació en aquest sentit, sempre és aconsellable. Només depèn d'una gestió adequada i de disposar de la informació necessària per adoptar la decisió més convenient.
  8. Has d'acostumar als clients al fet que et preguntin a priori abans d'abordar una inversió o una decisió amb transcendència tributària o financera per a l'empresa. La majoria de les vegades criden a posteriori per dir el que han fet, i així és molt difícil, per no dir impossible, assessorar adequadament. Quan el dany s'ha produït, no hi ha miracles, només mesures graduals que redueixin els efectes de la decisió adoptada. És complicat improvisar, i per tant, abans d'iniciar aventures, és millor demanar l'anàlisi i l'opinió del professional. L'assessor no és un confessor al que li expliquem les nostres culpes quan ja hem realitzat allò que no havíem de, més aviat és el director espiritual al que acudir per saber fins a on podem arribar.
  9. “La dona del César, a més d'honrada, ha de semblar-ho”. Aquesta famosa i lapidària frase, s'assembla molt al principi d'imatge fidel que ha de tenir qualsevol dels clients d'un despatx en els seus estats comptables i tributaris. El motiu és molt senzill: quan el client va a realitzar qualsevol inversió o demanar finançament per a la seva empresa, li van a mirar amb lupa, tant les entitats bancàries com els organismes als quals es dirigeixi. Li demanaran amb absoluta seguretat moltíssims papers, però començant sempre per la documentació fiscal, laboral i comptable de l'empresa. Els serveis d'anàlisis financeres dels bancs i els analistes dels organismes oficials miren el book o àlbum de fotos del client i no els agrada que alguna cosa surti mogut o borrós. Les liquidacions fiscals, les assegurances socials, els balanços i comptes de resultats, a més de reflectir la imatge fidel d'un negoci, han de ser adequats per a aquell objectiu que es pretengui aconseguir. És aquesta pota del banc més curta per a molts assessors, bé per falta d'experiència, o bé per incapacitat manifesta. La comptabilitat creativa és una afició molt estesa encara que nefasta, puix que el que analitza el que li portes de documentació, sap el que busca, i quan no ho troba o se li dóna “maquillado”, té molt fàcil denegar el que li han sol·licitat.
  10. Un savi professor de dret deia als seus alumnes que “en la flexibilitat de la norma, està la grandesa de la llei”. Només del coneixement en profunditat de la matèria fiscal i del nostre sistema tributari, pot un assessor obtenir reduccions legals dels impostos que els seus clients han de satisfer. Els paranys es poden fer, però tenen les potes igual de curtes que les mentides. I tard o d'hora, en qualsevol control rutinari o requeriment informatiu, les poden detectar i aplicar-li al client una bona sanció. No obstant això, dins de les normes tributàries, hi ha criteris d'aplicació i sistemes d'estalvi que adequadament planificats i controlats, poden permetre prestar un assessorament molt complet que et permeti dormir igual de tranquil que als teus clients i per tant, pagar menys. De l'habilitat de l'assessor i els seus coneixements, s'obtindrà aquest binomi estalvio-tranquil·litat tributària.

Conclusions i consells

No és massa difícil emplenar i presentar liquidacions d'impostos per a un client. Amb una mica d'habilitat matemàtica i un programa de gestió decent, qualsevol pot fer-ho amb desenes de clients.

Però no ho és tant prestar un adequat assessorament a aquest mateix client per dir-li en quin estat es troba la seva empresa i quines conclusions s'extreuen de les liquidacions fiscals que està presentant i dels seus estats comptables. Aquest valor afegit és el que busquen cada dia més, empreses que creient estar al marge de controls tributaris, un dia es troben una pedra en el camí, i comencen a tenir més que mals somnis, autèntics malsons i dolors profunds de cartera. O aquells que creient tenir una salut de ferro, van acudir a demanar un préstec i a més de denegar-li-ho, es van trobar amb un panorama financer més que tèrbol.

Hisenda té uns mitjans informàtics immensos al seu abast i a més molt temps, cada vegada més, per agafar-nos a qualsevol en un renuncio o en un error mínim que descoseixi la nostra armilla protectora sense la menor cortesia. Estalviés uns milers d'euros a costa de perdre el son durant 3-4 anys, no és una inversió adequada quan volem que una empresa perduri en el temps per garantir-nos un futur econòmic més o menys prometedor. I tancar les portes del crèdit ben si volem realitzar noves inversions o llançar un nou producte, pot fer el nostre futur a curt.

Per això acabo amb dos consells, un per a cadascuna de les “parts” implicades:

Assessor: prepara't adequadament per al teu acompliment professional, que no et sapigue greu el coneixement profund d'unes determinades matèries. Preocupa't a conèixer al teu client i ofereix-li aquest plus que et farà perdurar en aquesta empresa durant molt temps. La vida és una carrera de fons, no de velocitat. Com diu el proverbi xinès: “un client satisfet, ho comenta tres o quatre vegades. Un d'insatisfet més de vint”. Conserva als teus clients, són el teu patrimoni.

Empresari: el més barat no sempre és més bo en la majoria dels casos, i al món de l'assessoria de vegades passa això. No et conformis amb un simple "emplenar impresos". Busca un plus en els seus serveis i un autèntic professional que t'ajudi a gestionar la teva empresa en moltes de les seves facetes. I confia en ell abans de donar qualsevol pas. És el primer interessat a ajudar-te per oferir-te amb: una planificació adequada i anticipada i una bona disminució de riscos.

I que cadascun faci des del seu punt de vista el que consideri més convenient. Al cap i a la fi, són només això, consells basats en la meva experiència de més de 25 anys en el sector.

Espero que tingueu un pròsper any nou 2015.

On estem

Geolit, Parque Científico y Tecnológico
Edificio Software DELSOL · 23620
Mengíbar · Jaén

Centraleta: 953 22 79 33
Comercial: 953 21 41 00

Àrea Comercial

  • Distribuïdors
  • Col·laboradors
  • Preguntes freqüents

Atenció al Client

  • Suport tècnic
  • Zona privada
  • Utilitats

Software DELSOL

  • Sobre Software DELSOL
  • Descarrega-ho gratis
  • Responsabilitat social
  • Treballa amb nosaltres
  • Resultats enquestes 2018
  • Butlletí DELSOL
  • Contacte

Polítiques

  • Política de Gestió
  • Política de Privacitat
  • Política de Seguretat
  • Termes d'ús generals de NUBE10
  • Política de Cookies
Idioma
Microsoft Partner
Aenor 27001
Aenor 9001
iQnet
iQnet Sr10
Eticom
  • linkedin
  • youtube
Utilitzem cookies pròpies i de tercers d'anàlisi d'ús i mesura per millorar la experiència d'ús i contingut de la nostra web, et recomanen acceptar el seu ús per aprofitar plenament la navegació. Recorda que pots modificar aquesta configuració.