Arqueig de caixa

per Software DELSOL

El Diccionari de la RAE defineix arqueig com “reconocimiento de los caudales y papeles que existen en la caja de una casa, oficina o corporación”.

Un arqueig de caixa és l'activitat que, senzillament, consisteix a comprovar que el que hi ha en la caixa del negoci, en diners, vals i xecs, és el que ha d'haver-hi segons la informació comptable i el control de tresoreria.

El control de tresoreria

Afectant tant la caixa (diners en efectiu) com als comptes bancaris, el control de tresoreria és una activitat que es realitza de manera independent i paral·lela a la comptabilitat.

A diferència de la comptabilitat la tresoreria no es registra per partida doble, sinó que es van anotant les entrades i sortides de diners i es produeix un saldo.

Com sembla bastant evident, encara que en els bancs no (perquè poden existir números vermells), el saldo de la caixa deurà sempre ser positiu ja que no és possible que existeixi diners físics negatius; no obstant això en ella pot haver-hi vals que representin deutes del personal amb la caixa i talons pendents de cobrament.

El treball que realitza el responsable del control de tresoreria va molt més allà de conèixer el saldo que ha d'haver-hi: el maneig de la caixa i els bancs ha de fer-se amb previsions dels moviments futurs (entrades i sortides que sabem que es produiran en determinades dates pròximes) per a aconseguir que la tresoreria pot servir per al seu propòsit, poder atendre les obligacions de pagament de l'empresa, utilitzant per a això els menors recursos econòmics possibles.

Controlar el saldo de caixa

Com hem vist la gestió de la caixa produeix un saldo resultant de les operacions que ha realitzat, el control que aquest saldo respon a la realitat del que hi ha físicament en la caixa és el control de tresoreria de què estem parlant.

Aquest control el realitza, normalment, un superior al responsable del maneig de la caixa i se sol fer amb determinada freqüència però sense dates fixes i sense avís previ.

El primer que cal fer abans de començar a comptar els diners és comprovar que s'han registrat tots els moviments, tots els cobraments i pagaments fets fins a aquest moment, i que el saldo correspon al que efectivament hauria d'haver-hi.

L'arqueig s'ha de fer a porta tancada, si és un negoci obert al públic es farà en moments i horaris en els quals no estigui obert i es pugui fer en la intimitat del negoci.

És important fer-ho sense presses, dedicar-li tot el temps necessari fins que tinguem un resultat que s'ajusti a la realitat.

Ha de fer-se amb ordre: el millor és classificar els diners, bitllets de 50€, de 20€, de 10€, de 5€, les diferents monedes.

Els bitllets es poden agrupar en feixos, per exemple 10 bitllets de 50€ que serien 500€; aquests feixos es comprovaran una vegada i una altra i les vegades que siguin necessàries (sempre hi ha desquadrament perquè algun feix no s'ha fet bé). És habitual que en cada feix estiguin tots els bitllets menys un que es doblega i serveix per a tancar el feix, també se solen utilitzar gomes elàstiques.

Les monedes es classificaran, també, segons el seu valor, l'ideal és tenir un classificador de monedes que solen incloure mesuradors que ens diuen el valor total de cada tipus de moneda.

Tot això no es farà de cap sinó que s'anotarà en paper o en un full de càlcul.

Resultat de l'arqueix

Quan hem acabat de comptar els diners (i altres coses com a vals o xecs) el resultat que ens doni, pot coincidir o no amb el saldo que tenim, és a dir, amb el que ha d'haver-hi en la caixa.

Si totes dues quantitats coincideixen ja hem acabat i està tot bé.

Si sobra diners, després d'haver fet totes les comprovacions possibles, es registrarà com un ingrés extraordinari en la comptabilitat (almenys si això ocorre al final de l'exercici, abans de tancar-la) en el compte (778) d'ingressos excepcionals amb càrrec al compte de caixa (570).

Això pot succeir perquè no s'ha registrat algun cobrament, per diferències de canvi (d'un client que no vol xavalla, per exemple), perquè algú ha pagat de més, perquè s'ha registrat un pagament que encara no s'havia realitzat, etc.

Seria important intentar descobrir la causa, dins de les nostres possibilitats.

Si mancada diners es registrarà com una despesa extraordinària comptable (igual que en el cas anterior, sobretot si estem abans de tancar l'exercici), en el compte (659), pèrdues de gestió corrent que es carregarà amb abonament al compte de caixa (570).

No obstant això, si la diferència és negativa i no estem al final de l'exercici, aplicant el principi comptable de prudència, s'utilitzarà un compte transitori, la (555) de partides pendents d'aplicació en l'esperança que aquest desquadrament negatiu es trobi abans del tancament. Hem de ponderar que una despesa d'aquesta naturalesa no sempre estarà justificat, sobretot a efectes fiscals i sempre depenent de la seva quantia, per la qual cosa serà necessari realitzar algun ajust extra comptable abans d'utilitzar-lo per a la liquidació d'impostos.

Els motius que pot haver-hi són molt semblants, no haver registrat algun pagament, haver pagat de més, canvis mal daus, bitllets falsos o furts. També haurem d'intentar esbrinar-los.

L'auditoria interna

Com hem dit ja, l'arqueig de caixa el sol realitzar un superior de l'encarregat de la gestió de la caixa.

El responsable de l'auditoria interna de l'empresa sol ser qui faci aquest arqueig, les seves funcions van més enllà de la mera comprovació que el saldo existent concorda amb les dades comptables, també és responsable de:

  • Estar pendent del disponible en caixa i bancs, recaptant informació en períodes curts (com cada setmana) i comprovant, així mateix, que s'estan fent bé les previsions de cobraments i pagaments.
  • Confirmar i verificar els saldos dels comptes bancaris.
  • Verifica moltes altres operacions com les entrades diàries, els ingressos extraordinaris (com el cobrament d'indemnitzacions d'assegurances o subvencions, per exemple).
Nou comentari

Software DELSOL es compromet amb la privacitat de les teves dades.

T'expliquem de manera resumida com tractarem les teves dades personals.

Qui és el Responsable del tractament de les teves dades?

Software del Sol, S.A., amb NIF nombre A-11682879 i adreça en Geolit, P. Tecnològic. C/ Les Viles 9. 23620. Mengíbar (Jaén). Adreça de correu electrònic: info@sdelsol.com.

Amb quina finalitat tractem les teves dades personals?

Tractem la informació que ens facilites amb la finalitat de prestar-te el servei sol·licitat i realitzar la facturació del mateix.

Si ho acceptes, també podrem usar-los per enviar-te informació, promoció i publicitat dels nostres productes i serveis i millorar així la teva experiència com a client.

¿Per quant temps conservem les teves dades?

Les dades personals que ens proporcionis es conservaran mentre es mantingui la relació comercial i/o no sol·licitis la supressió dels mateixos.

Quina és la legitimació per al tractament de les teves dades?

La base legal per al tractament de les teves dades està basada en el consentiment que et sol·licitem en recaptar aquestes dades i/o en la necessitat de comptar amb els mateixos per processar les teves comandes i complir amb els compromisos que adquirim amb tu per contracte.

Comunicarem les teves dades a tercers?

No, tret que la llei ens obligui.

Quins són els teus drets quan ens facilites les teves dades?

Tens dret a obtenir confirmació sobre si en Software del Sol, S.A. estem tractant les teves dades personals, per tant, tens dret a accedir a les teves dades personals, rectificar les dades inexactes o sol·licitar la seva supressió quan les dades ja no siguin necessaris.

Si vols conèixer amb més detall com tractem les teves dades consulta la nostra Política de Privacitat.

On estem

Geolit, Parque Científico y Tecnológico
Edificio Software DELSOL · 23620
Mengíbar · Jaén

Centraleta: 953 22 79 33
Comercial: 953 21 41 00

Àrea Comercial

  • Distribuïdors
  • Col·laboradors
  • Preguntes freqüents

Atenció al Client

  • Suport tècnic
  • Zona privada
  • Utilitats

Software DELSOL

  • Sobre Software DELSOL
  • Descarrega-ho gratis
  • Responsabilitat social
  • Treballa amb nosaltres
  • Resultats enquestes 2018
  • Butlletí DELSOL
  • Contacte

Polítiques

  • Política de Gestió
  • Política de Privacitat
  • Política de Seguretat
  • Termes d'ús generals de NUBE10
  • Condicions Generals de Contractació
  • Política de Cookies
Idioma
Microsoft Partner
Aenor 27001
Aenor 9001
iQnet
iQnet Sr10
Confianza ONLINE
  • linkedin
  • youtube
Software DELSOL, S. A. utilitza cookies pròpies i de tercers amb finalitat analítica i de màrqueting. Pots configurar o rebutjar les cookies fent click en el botó "Configurar".