Departament

per Software DELSOL

Si acudim al Diccionari de la Real Acadèmia Espanyola veurem els diferents significats de la paraula departament que són:

  • Cadascuna de les parts en què es divideix un territori, un edifici, un vehicle, una caixa, etc. En aquest sentit podríem parlar també de compartiment.
  • Un ministeri o ram de l'Administració pública; de fet, als Estats Units els ministeris es diuen departaments.
  • Zona que constitueix la jurisdicció i comandament d'un capital general de la Marina.
  • Els departaments universitaris són unitats administratives de la universitat que agrupen activitats de docència i/o recerca i estan formats per una o diverses càtedres.
  • Pis; als països d'Amèrica s'utilitza la paraula departament per als habitatges per pisos, aquí és Espanya utilitzem la paraula apartament o, directament, pis.
  • Província o demarcació administrativa en alguns països d'Amèrica.
  • Botiga per departaments: se sol referir als grans magatzems.

No obstant això, el que ens interessa en aquest article és parlar dels departaments d'un negoci o empresa.

Una empresa de grans dimensions o, fins i tot, una mitjana empresa, solen tenir els seus diferents departaments diferenciats: diferenciats físicament perquè cada departament té les seves pròpies instal·lacions i accessoris, la seva pròpia zona de treball o, fins i tot, a vegades, la seva pròpia seu a part, i diferenciats orgànicament perquè el personal que atén les activitats de cada departament està especialitzat en la labor professional que desenvolupa i es dedica, de manera exclusiva, a ell.

Però, en les petites empreses familiars (o no) o, fins i tot, en les empreses unipersonals en les quals el titular realitza totes les comeses necessàries per al negoci, encara que no es puguin organitzar per departaments, per raons òbvies, continua existint i sent útil el concepte de departament.

És cert que l'empresari unipersonal i sense treballadors al seu càrrec ha de realitzar totes les comeses personalment, però totes aquestes comeses tenen naturaleses diferents, requisits, mitjans i coneixements diferents; fins i tot una persona sola ha de diferenciar i compartimentar aquestes diferents activitats.

Ha de fer-ho perquè cada departament del negoci requereix unes aptituds i mitjans diferents i l'empresari ha de saber el que pot fer personalment i el que no pot fer perquè no està preparat, perquè no té la informació o mitjans necessaris o, simplement, perquè no li pot dedicar l'atenció i temps necessaris.

Per a donar importància a aquestes activitats del negoci que l'empresari no pot atendre personalment acudirà a l'externalització, és a dir, a contractar els serveis professionals d'altres autònoms o societats que es dediquin a l'àrea que ha de ser atesa.

A continuació, i de manera no exhaustiva perquè cada negoci és un món, veurem els principals departaments que trobarem en qualsevol negoci de producció i/o venda de béns o serveis.

Departament de direcció

És el departament més important, des d'una gran multinacional a una empresa unipersonal, el primer que necessitem és saber el que estem fent, com ho estem fent, quins resultats està donant i, sobretot, què volem fer.

Aquesta part de l'activitat empresarial, en el seu contingut essencial, no pot ser externalitzada perquè les nostres decisions les hem de prendre nosaltres; es pot externalitzar una assessoria que ens faciliti informació i orientació, però la part essencial haurem de realitzar-la personalment.

Les funcions de direcció d'empresa són:

  • Planificar: Decidir que es farà en el negoci, quins són els objectius i per què mitjans els aconseguirem.
  • Organitzar: Diferenciar i agrupar els diferents aspectes o activitats de l'empresa i definir les relacions entre cada departament o part d'ella.
  • Dirigir: Donar ordres als diferents membres de l'equip.
  • Coordinar: Obtenir i organitzar els recursos de l'empresa, tant econòmics com de personal humà.
  • Controlar: Comprovar que els resultats que es van obtenint responen a la nostra planificació o, cas de no ser així, prendre les mesures necessàries per a corregir els desviaments.

Departament de Recursos Humans

En el cas que l'empresa tingui treballadors (tant si té un únic treballador com si té diversos milers) aquest departament s'encarrega de gestionar tot el relatiu a aquests treballadors; les seves funcions seran:

  • Incorporació de persona a l'empresa des de la seva cerca i selecció fins a la seva contractació.
  • Formació i capacitació del personal.
  • Pagament de retribucions, beneficis, prestacions i altres aspectes que retribueixin al personal i busquin la seva major satisfacció.
  • Seguiment i lideratge cuidant la millor i major productivitat dels treballadors; aquí inclourem la seva motivació.
  • Organitzar l'activitat i les relacions entre els treballadors dissenyant una política de Recursos Humans. Es crearan equips de treball.
  • Custodiar i mantenir al dia la documentació relativa als treballadors.
  • Ocupar-se d'incidències administratives com les baixes per malaltia o maternitat, accidents de treball, càrregues familiars, etc.
  • Control d'horaris, assistència, productivitat, avaluació del personal.

Departament de producció

Aquest és el departament que els petits autònoms o empreses reduïdes solen atendre personalment perquè sol ser la seva especialitat: si un és forner el normal és que dediqui el seu temps a fer pa i si és mecànic el normal és que la reparació dels vehicles la faci ell personalment.

No obstant això, a vegades aquí també es produeix l'externalització parcialment; per exemple, si estem compartint l'ús d'una maquinària amb altres empreses o si hi ha una part dels béns o serveis que produïm que no podem elaborar perquè no tenim els mitjans necessaris, per exemple, una clínica veterinària que no té els mitjans per a realitzar les anàlisis clíniques i envia les mostres a una altra empresa perquè els faci.

Departament de màrqueting i vendes

La seva funció és potenciar al màxim la venda dels nostres béns o serveis al preu més convenient per a nosaltres.

Per a això haurem de dissenyar estratègies de venda que hauran de ser les pròpies i adequades de la idiosincràsia de cada tipus de negoci.

Aquest món de les vendes s'ha revolucionat amb l'aparició d'internet; una presència adequada en el núvol, per al que hauríem de comptar amb els serveis d'especialistes en confecció i posicionament de llocs web, és fonamental per a vendre avui dia.

En tot cas, la labor de venda ha de centrar-se en el que s'han vingut a denominar les quatre Pes:

  • Producte hem de conèixer bé què estem venent, les seves qualitats i defectes.
  • Preu fixar i aplicar el preu de venda tenint en compte el seu cost de producció, el preu de mercat i els preus de la competència.
  • Plaza on vendrem el producte, amb les característiques pròpies del lloc.
  • Promoció mitjans perquè el nostre producte sigui conegut i sol·licitat pels nostres potencials clients.

Departament de compres

Molt important en qualsevol negoci, el departament de compres té com a objectiu principal assegurar el subministrament de mercaderies, matèries primeres, recanvis o altres productes necessaris per a la nostra producció de béns o serveis.

Per tant, aquest departament ha de treballar de manera molt estreta amb la gestió de magatzem, o ocupar-se directament d'aquesta gestió.

Una bona gestió de compres, a més de la seva funció principal que no falti el necessari en l'empresa, ha de perseguir dos objectius importants: la qualitat i el preu. A ells ha de dedicar-se de manera contínua i ininterrompuda.

La qualitat és, moltes vegades, fonamental. En la majoria dels casos determina, al seu torn, la qualitat de la nostra producció.

Per exemple, un restaurant que compri bon peix, bona carn, bones hortalisses tindrà moltíssim més èxit amb els seus clients.

Encara que no aconsegueixi tanta importància la qualitat continua tenint alguna importància en tots els casos: si ens dediquem a fabricar cargols i comprem una matèria primera (un metall) de mala qualitat els nostres cargols seran pitjors i s'acabarà notant en les vendes.

El preu comptant amb una qualitat mínima, és important aconseguir el millor preu possible, ja que això és un factor determinant per a l'obtenció de beneficis en la nostra empresa.

Per a això, el primer serà buscar en el mercat i comparar els diferents possibles proveïdors; una vegada conegut tot, negociar amb el proveïdor que hem triat intentant aconseguir el millor preu utilitzant les armes de què disposem: quantitat de compres, forma de pagament, etc.

Departament administratiu

És el departament que les petites empreses més solen subcontractar.

Qualsevol empresa està obligada a complir les seves obligacions formals i de pagament amb l'Administració Tributària i amb la Seguretat Social, en aquest últim cas si té treballadors al seu càrrec i, encara que no els tingui, haurà de cotitzar pel règim d'autònoms (RETA).

Per a això serà necessari portar comptabilitat, si és una societat comptabilitat de societats, si està en estimació directa també la mateixa comptabilitat i, en altres casos, una sèrie de llibres d'ingressos, despeses i uns altres. En gairebé tots els casos deu, a més, portar els registres d'IVA.

Amb això presentarà periòdicament les seves autoliquidacions i declaracions fiscals, les seves assegurances socials, etc.

A més, haurà de tramitar un altre tipus de llicències, pagament de taxes, reclamacions administratives, etc.

Si té personal assalariat haurà de fer els seus contractes, nòmines, assegurances socials i tota la gestió administrativa que, a càrrec del departament de recursos humans, també necessita una infraestructura pròpia.

Nou comentati

Software DELSOL es compromet amb la privacitat de les teves dades.

T'expliquem de manera resumida com tractarem les teves dades personals.

Qui és el Responsable del tractament de les teves dades?

Software del Sol, S.A., amb NIF nombre A-11682879 i adreça en Geolit, P. Tecnològic. C/ Les Viles 9. 23620. Mengíbar (Jaén). Adreça de correu electrònic: info@sdelsol.com.

Amb quina finalitat tractem les teves dades personals?

Tractem la informació que ens facilites amb la finalitat de prestar-te el servei sol·licitat i realitzar la facturació del mateix.

Si ho acceptes, també podrem usar-los per enviar-te informació, promoció i publicitat dels nostres productes i serveis i millorar així la teva experiència com a client.

¿Per quant temps conservem les teves dades?

Les dades personals que ens proporcionis es conservaran mentre es mantingui la relació comercial i/o no sol·licitis la supressió dels mateixos.

Quina és la legitimació per al tractament de les teves dades?

La base legal per al tractament de les teves dades està basada en el consentiment que et sol·licitem en recaptar aquestes dades i/o en la necessitat de comptar amb els mateixos per processar les teves comandes i complir amb els compromisos que adquirim amb tu per contracte.

Comunicarem les teves dades a tercers?

No, tret que la llei ens obligui.

Quins són els teus drets quan ens facilites les teves dades?

Tens dret a obtenir confirmació sobre si en Software del Sol, S.A. estem tractant les teves dades personals, per tant, tens dret a accedir a les teves dades personals, rectificar les dades inexactes o sol·licitar la seva supressió quan les dades ja no siguin necessaris.

Si vols conèixer amb més detall com tractem les teves dades consulta la nostra Política de Privacitat.

Utilitzem cookies pròpies i de tercers d'anàlisi d'ús i mesura per millorar la experiència d'ús i contingut de la nostra web, et recomanen acceptar el seu ús per aprofitar plenament la navegació. Recorda que pots modificar aquesta configuració.