Si somos autónomos, pequeños empresarios, y no estamos en un régimen como el de módulos o recargo de equivalencia, vamos a tener que liquidar y pagar IVA todos los trimestres (Modelo 303) y hacer un resumen anual con toda la información (Modelo 390) además de otras declaraciones como las informativas (Modelo 347).

La información, en cifras, que necesitaremos para hacer todas estas liquidaciones será más fácil si, desde el primer día del año, lo hacemos todo de manera ordenada y lógica, sabiendo lo que vamos a necesitar en el futuro.

Vamos a comenzar por las obligaciones formales y, en puntos siguientes, hablaremos de cómo gestionar la información para que sea todo más fácil.

Obligaciones formales

Respecto del IVA las obligaciones que tenemos, si estamos en estimación directa (normal o simplificada) son las siguientes:

• Presentar autoliquidaciones, el Modelo 303 que se presenta trimestralmente (del uno al veinte de abril, julio, octubre y del uno al treinta de enero del año siguiente) o mensualmente para grandes empresas o para los que llevan sus libros a través de la página web de la AEAT. Aquí, en cada periodo, declaramos sólo los totales de la base imponible de IVA que hemos cobrado a nuestros clientes, el tipo aplicado (el 4%, el 10% o el 21%) y la cuota de IVA que les hemos cobrado en total y, en una segunda parte del impreso, el IVA que hemos pagado y que nos podemos deducir, separando operaciones corrientes y compras de bienes de inversión. La diferencia entre el IVA que hemos cobrado (IVA repercutido) y el que hemos pagado (IVA soportado) es el resultado de cada autoliquidación: si es positivo habrá que ingresar esa cantidad en la AEAT y si es negativo se dejará a compensar, restando a los resultados de ejercicios siguientes y, en la última autoliquidación del año (la del cuarto trimestre que se presenta en enero) podremos seguir dejándolo a compensar o pedir que se nos devuelva el dinero negativo.
• Presentar la declaración informativa, resumen anual, el Modelo 390 donde se recogen todos los datos con más información sobre las cantidades repercutidas y soportadas de IVA y sobre los ingresos y gastos de nuestro negocio.
• Llevar los libros obligatorios de IVA que estamos obligados a llevar, incluso, aunque nuestro negocio lleve contabilidad completa. Estos libros son los de facturas emitidas, facturas recibidas, de bienes de inversión y, caso de haberlas, de operaciones intracomunitarias. El formato de estos libros es el mismo en todos los casos, aparecerá cada factura en una línea con su fecha, número, base imponible, tipo y cuota de IVA y total a pagar (o cobrar) y la identificación del proveedor o cliente con su NIF y nombre. Para los contribuyentes que lleven el registro de libros a través de la aplicación web de la AEAT a tiempo real no será obligatorio llevar estos libros ni presentar el resumen anual (390).

Tener la información a mano

Como hemos dicho al principio, si lo hacemos de forma ordenada y conociendo de antemano la información que vamos a necesitar será todo mucho más fácil.

Lo ideal es registrar cada factura, emitida o recibida, en sus libros que haremos en una hoja de cálculo incluyendo todos los datos que hemos dicho (fecha, número, base imponible, IVA, total y cliente o proveedor); si las vamos apuntando en tiempo real y tenemos hecha la suma de cada columna encima, al terminar el trimestre tendremos ya los libros hechos y las cantidades totales de todos los conceptos (bases imponibles, IVA repercutido y soportados por compras corrientes y por bienes de inversión).

Además de llevarlo así ordenado también es muy conveniente que guardemos las facturas ordenadas y numeradas para poder hacer comprobaciones y porque, si Hacienda nos las pide, debemos tenerlas en condiciones de presentárselas.

Hay que tener en cuenta que en el IVA soportado la autoliquidación (303) sólo nos pide los totales de base imponible y cuotas soportadas, sin distinguir los tipos (al 4%, al 10% y al 21%) que aparecerán aquí mezclados, pero debemos tener en cuenta que en el resumen anual (390) vamos a tener que aportar la información diferenciada por tipos así que haremos el registro en la hoja de cálculo en columnas diferentes para cada tipo o, también, de forma que podamos ordenar columnas para separar los diferentes tipos al final del año.

Al terminar el año tendremos hecho, así, el cálculo de cada uno de los cuatro trimestres y podremos hacer la declaración anual sólo con consultar esa hoja de cálculo.

El Modelo 347

Pero cuidado: si tenemos algún o algunos clientes o proveedores que nos han pagado o a los que hemos pagado, a lo largo de todo el año sumado, cantidades que superen la cifra de 3.005,06€ (IVA incluido) deberemos presentar también una declaración informativa, el Modelo 347 con esos proveedores y/o clientes que han superado esa cifra.

Precisamente para esto, en nuestros cálculos trimestrales deberemos añadir en el registro de cada factura el proveedor o cliente.

Al final del año ordenaremos las facturas por el NIF de cada una para verlas juntas por proveedores y clientes y poder sumar las cantidades totales que hemos pagado o cobrado a cada uno y ya tenemos hecho el 347.

De todas formas, existe la costumbre de consultar a los que van a ser incluidos en esta declaración, normalmente enviándoles un email con el dato que vamos a declarar para comprobar que ellos también van a presentar el mismo dato y que no hay descuadres o errores que podrían llamar la atención de Hacienda.

La prorrata

La prorrata de IVA se produce cuando tenemos ingresos que están sujetos a IVA y otros que están exentos o no sujetos.

En este caso Hacienda no nos permite deducirnos todo el IVA que pagamos en nuestras facturas sino que debemos calcular el porcentaje de ingresos con y sin IVA y aplicarlo al IVA a deducir para reducirlo en ese mismo porcentaje.

En nuestra declaración presentaremos toda la base imponible de IVA soportado y la cuota a deducir reducida en ese porcentaje (prorrata general).

En la declaración anual (390) existe un apartado para el cálculo de esta prorrata.

Sabiéndolo desde un principio en la hoja de cálculo que hemos descrito podemos aplicar la prorrata; hay que tener en cuenta que el porcentaje de prorrata que se aplica en las declaraciones a lo largo del año es el calculado al final del año anterior y en la última, la del cuarto trimestre, se calcula la de ese año y se regulariza añadiendo o quitando IVA según sea necesario.

Existe otro método, la prorrata especial, diferenciando las factura por las actividades con IVA o sin IVA, pero es mucho más engorroso y complicado.