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Facturación electrónica

Todo lo que debes saber de
facturación electrónica

La facturación electrónica es una de las novedades más importantes que se han producido en los últimos años en la forma de trabajar de las empresas y los autónomos. No se trata de un sistema totalmente nuevo en nuestro país, pero lo que sí es una novedad es que el uso de la factura digital o electrónica se va a ir extendiendo cada vez a más y más operaciones, hasta convertirse en la forma común de facturar.

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¿Qué es la facturación electrónica?

Se trata de un documento que es exactamente igual en su contenido y en sus efectos legales que una factura en papel. En su elaboración, deben seguirse los criterios establecidos con carácter general en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento de Facturación. La diferencia es que se elabora, se envía y se recibe a través de medios electrónicos.

Como decíamos al principio, la factura electrónica no es una novedad en nuestro país. Desde el año 2015, todos los autónomos o empresas que sean proveedores de bienes o servicios de la Administración pública deben emitir sus facturas de manera electrónica y subirlas a la plataforma FACe en cualquier transacción de entrega de productos o de prestación de servicios.

Tipos de facturas electrónicas

Facturas en formato estructurado

Son aquellas que pueden ser generadas de forma automática por los sistemas informáticos de facturación que utiliza el emisor y tramitadas de forma automática por el receptor para su pago y contabilidad. Los formatos estructurados más habituales son XML o EDIFACT.

Facturas en formato no estructurado

Se trata sencillamente de una imagen del documento, lo que dificulta su procesamiento e impide el tratamiento automatizado. Algunos ejemplos de facturas en formato no estructurado son las que se envían en PDF o están escaneadas en papel.

La obligación generalizada de emitir facturas electrónicas

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece) ha introducido como novedad la obligación de emitir facturas electrónicas en todas aquellas relaciones comerciales que se establezcan entre empresarios y profesionales. Sin importar de qué tipo de operación se trate o el sector de actividad.

Los cambios también afectan a las soluciones tecnológicas y plataformas que ofrecen servicios de facturación electrónica, ya que estos sistemas deben garantizar ahora su interconexión y la interoperabilidad de manera gratuita.

El Reglamento que desarrolla la Ley en lo referente a la Factura electrónica, a fecha septiembre de 2023, está en estado borrador pendiente de aprobación por parte de la Comisión Europea y por el Gobierno de España. Se prevé que para finales de diciembre de 2023 o principios del 2024 esté aprobado.

Siempre y cuando no se produzcan demoras en la tramitación del Reglamento, a partir de la aprobación del mismo comenzarán a contarse los siguientes plazos:

Al año de la aprobación, la Factura eletrónica será obligatoria para las empresas y profesionales con facturación superior a los 8M €. La fecha estimada podría ser finales de 2024 o principios de 2025.

A los dos años de la aprobación, será obligatoria para las empresas y profesionales con facturación menor de 8M €. La fecha estimada podrá ser finales de 2025 o principios de 2026.

La factura electrónica se extiende por Europa

Italia ha sido uno de los países pioneros en implantar el sistema de facturación electrónica en los negocios, y Francia tiene ya un proyecto de regulación bastante avanzado. A nivel europeo, un 85 % de los negocios ya están obligados a utilizar la factura electrónica y, de una forma u otra, este sistema se usa ya en el 100 % de los países europeos.

Por ejemplo, en Portugal, desde enero de 2022, todas las facturas deben incluir un código QR con la información del negocio. En otros países como Bélgica o Rumanía, esta forma de facturación se limita a las relaciones entre las empresas o autónomos y la Administración pública. Entre las ventajas que destacan, hay que destacar algunas como:

  • Mejora de la seguridad en las transacciones nacionales e internacionales.
  • Reducción del uso de papel, lo que contribuye a cuidar del medioambiente.
  • Mayor facilidad a la hora de gestionar los datos, ya que la automatización evita el error humano y reduce los retrasos o problemas con el pago.
  • Su elaboración y envío es más sencillo y rápido que con una factura en papel.

TicketBAI

En el País Vasco, se está implementando de forma progresiva el sistema TicketBAI para empresas y autónomos, a fin de mejorar la seguridad y el control fiscal. Este sistema utiliza un código QR y un código identificativo (TBAI) que aseguran la autenticidad de la información, su integridad, la trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos.

La facturación electrónica es un tema con muchas posibilidades de desarrollo y que va a traer grandes cambios, por eso, es importante que empresarios y autónomos no se queden atrás y estén al tanto de las nuevas obligaciones que deben asumir.

La facturación electrónica es un tema con muchas posibilidades de desarrollo y que va a traer grandes cambios, por eso, es importante que los empresarios y autónomos no se queden atrás y estén al tanto de las nuevas obligaciones que deben asumir.

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