Software doble uso

¿Qué es el software de doble uso?

Se denomina software de doble uso a los programas que pueden gestionar una actividad y, a la vez, permitir ocultar o manipular información con trascendencia tributaria.

La Ley General Tributaria considera infractores, entre otros, los sistemas que permitan:

• Llevar contabilidades distintas.
• No registrar total o parcialmente operaciones realizadas.
• Registrar operaciones diferentes de las reales.
• Alterar transacciones incumpliendo la normativa.
• Incumplir las especificaciones técnicas de integridad y trazabilidad.
• Carecer de la certificación exigida cuando exista obligación de disponer de ella.

Clave: no todo programa que corrige errores o gestiona anulaciones es software de doble uso. Corregir o anular es válido cuando se hace por los procedimientos previstos y se conserva el registro original. Lo prohibido es eliminar, ocultar o alterar operaciones sin dejar constancia.

¿Cómo se evita el software de doble uso?

Un sistema informático de facturación debe generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a cada factura. El sistema debe asegurar, entre otros, que los registros:

• Permanezcan inalterables.
• Incorporen una huella digital o hash y queden encadenados para mantener trazabilidad.
• Se conserven durante el plazo legal.
• Puedan exportarse en un formato electrónico legible.
• Permitan detectar eliminaciones, modificaciones o registros simulados.

Cuando haya que corregir o anular una operación, se genera un registro posterior: el registro original no se borra ni se sobrescribe.

¿Por qué es relevante para una empresa?

El cumplimiento no depende solo del proveedor. Aunque el productor desarrolla el sistema y emite la declaración responsable, la empresa usuaria debe:

• Utilizar una versión adaptada.
• Evitar modificaciones no autorizadas.
• Configurar correctamente el programa.
• Aplicar los procedimientos de rectificación y anulación.
• Conservar los registros cuando corresponda.
• Comprobar que la declaración responsable coincide con la versión instalada.

No existe una homologación previa general de los programas por parte de la AEAT: la conformidad se acredita mediante la declaración responsable del productor para cada sistema y versión.

¿Cómo debe adaptarse el software?

El programa debe poder:

1. Generar registros de alta y anulación.
2. Calcular la huella o hash.
3. Encadenar los registros.
4. Impedir alteraciones sin trazabilidad.
5. Incorporar el código QR en las facturas afectadas.
6. Funcionar como VERI*FACTU o permitir la conservación reforzada de los registros.
7. Remitir información electrónicamente a la AEAT (en VERI*FACTU o cuando sea requerido).
8. Identificar el sistema, su productor y su versión.
9. Mostrar o facilitar la declaración responsable correspondiente.

¿Quién está obligado?

El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación se aplica, cuando utilicen un SIF, a:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• Personas físicas que desarrollen actividades económicas.
• No residentes que operen mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Quedan fuera, entre otros:

• Los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información.
• Las entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades.
• Determinadas operaciones expresamente excluidas.
• Los contribuyentes sometidos a normativa foral, conforme a sus propias reglas.
• Los casos en los que la AEAT haya autorizado la no aplicación.

El reglamento se aplica en Canarias, Ceuta y Melilla con las particularidades del IGIC y el IPSI.

VERIFACTU y no VERIFACTU

Existen dos modalidades válidas de cumplimiento.

VERI*FACTU

Los registros se remiten automáticamente a la AEAT de forma continuada e inmediata. En esta modalidad:

• La AEAT conserva los registros remitidos.
• No es obligatorio firmar electrónicamente cada registro.
• No se exige el registro de eventos propio de la modalidad no verificable.
• El cliente puede cotejar mediante el QR si el registro consta en la AEAT.

No VERI*FACTU

Los registros no se remiten continuadamente, sino que se conservan en el sistema del emisor. Esta modalidad exige medidas adicionales, como:

• Firma electrónica de los registros.
• Registro de eventos.
• Conservación y exportación segura.
• Comprobación de huellas, firmas y encadenamientos.
• Capacidad de remitir los registros cuando sean requeridos.

Código QR y mención VERI*FACTU

Todas las facturas completas y simplificadas expedidas mediante un SIF incluido deben incorporar el QR, tanto en VERIFACTU como en no VERIFACTU.

El QR no envía por sí mismo la factura completa a la Agencia Tributaria. Su función depende de la modalidad:

• VERI*FACTU: permite comprobar si el registro consta en la AEAT.
• No VERI*FACTU: permite comunicar determinados datos esenciales de la factura, dejando constancia de su existencia.

La expresión «VERI*FACTU» solo se utiliza cuando los registros se remiten mediante esa modalidad.

Sanciones

La fabricación, producción o comercialización de determinados sistemas prohibidos puede sancionarse con 150.000 euros por ejercicio económico y por cada tipo distinto de sistema.

Cuando la infracción consiste específicamente en comercializar un sistema sin la certificación exigida, la sanción es de 1.000 euros por cada programa comercializado.

La tenencia por parte del usuario puede sancionarse con 50.000 euros por ejercicio cuando el sistema debía estar certificado y no lo está o cuando ha sido alterado después de su certificación.

Estas cantidades no se aplican automáticamente ante cualquier error del programa. Debe concurrir una conducta incluida en el tipo infractor y seguirse el correspondiente procedimiento sancionador.

Fechas de adaptación

La prohibición legal del software de doble uso está vigente desde el 11 de octubre de 2021.

Los plazos actuales para adaptar técnicamente los sistemas son:

• Antes del 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos.
• Antes del 1 de julio de 2027: resto de obligados incluidos.

Los productores y comercializadores debían disponer de productos adaptados desde el 29 de julio de 2025, sin perjuicio de la adaptación de los sistemas vinculados a contratos de mantenimiento plurianual antes de las fechas aplicables a sus usuarios.