VeriFactu

VeriFactu: facturas verificables para evitar el fraude fiscal

Desde que el uso de la informática se ha normalizado dentro de las Administraciones públicas y es un pilar fundamental de la actividad de las empresas, los gobiernos han encontrado un aliado para luchar contra el fraude fiscal que se da, históricamente, dentro de todos los sectores profesionales del país. VeriFactu, es la calificación que se da a los sistemas de emisión de facturas verificables.

Registros de datos comprobables

La mayor parte de las empresas españolas medianas y grandes —y un alto porcentaje de las pymes y autónomos— trabajan con completos softwares que automatizan la emisión de facturas y ayudan a controlar la contabilidad.

A partir del 31 de marzo de 2024, cualquier autónomo, pyme o gran empresa que emita una factura y genere ingresos anuales superiores a 8 millones de euros deberá hacerlo siguiendo este sistema de emisión de facturas verificables. Para las empresas que facturen menos de 8 millones de euros, la fecha definitiva se sitúa a partir del 1 de marzo de 2025.

Diferentes softwares, unas mismas características mínimas

La Administración Pública no obligará a las empresas a usar un software concreto para la creación de estas facturas verificables, pero sí exigirá que el programa por el que se opte cumpla con una serie de mínimos indispensables para que la empresa cumpla la Ley.

Por un lado, es importante que estos programas sean capaces de garantizar que los registros son inalterables de manera manual e interesada por una tercera persona. Las facturas emitidas deben incluir un código QR con información requerida por la Administración, imprescindible para confirmar que la factura es real, que se ha presentado y se han abonado los impuestos generados por la misma.

Además, este programa de facturación debe tener la capacidad de enviar el registro creado por el usuario a Hacienda de manera automática.

¿Qué información ha de contener ese registro? Es una información que se generará por cada factura emitida, así como cualquier otra actividad de importancia que se dé en el sistema informático. En otras palabras, es una especie de historial de actividad económica de la empresa para que la administración pueda consultarla rápidamente siempre que sea necesario.

Otras características del sistema

De manera general, existen otra serie de características que los softwares de facturación han de cumplir para ser considerados VeriFactu.

El primero de ellos es que las facturas deben ir identificadas como tal. Para ello, en algún punto del documento ha de aparecer una indicación como "Factura verificable" o "Factura generada con sistema VeriFactu".

Además, el sistema debe garantizar valores como la integridad, la accesibilidad, la conservación y la trazabilidad de la documentación aportada a Hacienda en todo momento.

Con todo ello, se dificulta la posibilidad de incurrir en un error —indeseado o voluntario— que se salde con la reducción incorrecta en la cantidad total de pago de impuestos que la actividad comercial haya generado.

Ventajas del uso de VeriFactu

El sistema VeriFactu regido por la Ley Antifraude no solo supone obligaciones para las empresas y los profesionales. Los requisitos de las facturas verificables también implican una serie de ventajas interesantes para el día a día de la actividad económica.

Por un lado, el profesional consigue un excelente aliado para elevar la sensación de tranquilidad respecto a los procedimientos tributarios.

Una de las mayores preocupaciones de los empresarios es no estar haciendo bien la liquidación de IVA, el pago del IRPF y demás obligaciones fiscales. Un sistema automatizado como el que implica VeriFactu hace que estos problemas se reduzcan, elevando además la confianza de los usuarios.

Por otro lado, se alivia la carga de trabajo desde el punto de vista fiscal. Los softwares especializados en facturación digital incorporan la creación automática de libros de registro, que son imprescindibles para el control de la actividad económica de la empresa y que anteriormente requerían de un complejo y tedioso trabajo "manual".

Además, VeriFactu elimina la necesidad de la firma electrónica para generar o anular una factura: el sistema incorpora los controles necesarios para asegurar que la tarea es legítima y conforme a la realidad.

La persona que recibe la factura también se ve beneficiada por el uso de estos sistemas de certificación de la actividad, ya que gracias al QR puede comprobar que la factura se ha presentado, descargar los datos y pasarlos a sus registros de manera completamente automática.

Estos son los principales puntos a propósito de la implantación de sistemas con VeriFactu por los que, obligatoriamente, van a pasar la mayor parte de los empresarios españoles en los próximos meses. Conocerlos y despejar las dudas es la mejor forma de ponerse manos a la obra para estar al día de lo que va a exigir la Ley en el futuro inmediato.