Cambios necesarios para implementar VeriFactu
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Software DELSOLLa Ley Antifraude representa un paso importante hacia un ecosistema fiscal más transparente, eficiente y digitalizado. Con la entrada en vigor de VeriFactu, las empresas deben adaptar sus procesos para cumplir con esta normativa y mejorar su sistema de facturación. Aunque la transición puede requerir esfuerzos significativos, los beneficios en términos de cumplimiento normativo, eficiencia y sostenibilidad justifican plenamente la inversión.
Qué se necesita para implementar VeriFactu
La adopción de VeriFactu requiere ajustes significativos en las operaciones de las empresas. Los principales cambios incluyen:
Actualización o adquisición de software homologado
Los sistemas de facturación utilizados deben cumplir con los requisitos técnicos de VeriFactu, que incluyen:
- Trazabilidad: Cada factura emitida debe incluir un código QR único que permita rastrear su emisión y registro.
- Inalterabilidad: Los datos registrados no pueden ser modificados sin dejar evidencia de los cambios.
- Accesibilidad: Las facturas y registros deben estar disponibles en la sede electrónica para inspecciones fiscales en cualquier momento.
Si tu empresa ya utiliza un programa de facturación, deberás verificar con tu proveedor si este cumple con los estándares de VeriFactu. En caso contrario, será necesario actualizarlo o adquirir uno nuevo.
En TeamSystem | Software DELSOL tienes disponibles dos soluciones totalmente adaptadas para que tu empresa implemente el sistema VeriFactu y la facturación electrónica: Ir a FACTUSOL o Ir a BILLIN.
Formación del personal
Las personas que están encargadas o son las responsables de la emisión y gestión de facturas deben ser formadas en el uso de los nuevos procesos y en el cumplimiento de las normativas de VeriFactu, concretamente deben comprender todos los requisitos legales asociados al envío de los registros de facturación a la AEAT, evitar la manipulación y conocer profundamente el software utilizado. También es necesario que responda a los requerimientos de la Agencia Tributaria en caso de ser necesario.
Cómo van a cambiar los procesos internos con la implementación de VeriFactu
La adopción de VeriFactu afecta los procesos administrativos relacionados con la facturación. Entre los cambios más relevantes están:
- Automatización del envío de facturas: El software de facturación deberá enviar los registros de facturación de forma automática y transparente para el usuario.
- Almacenamiento digital: El sistema de emisión de facturas electrónicas debe permitir el acceso rápido a la información registrada.
- Auditorías internas: VeriFactu exige un control detallado de todas las operaciones, lo que implica realizar revisiones periódicas para garantizar el cumplimiento normativo.
Comunicación con clientes y proveedores
La implementación de VeriFactu también afecta a la relación con clientes y proveedores, por lo que es recomendable:
- Informar a los clientes sobre el nuevo formato de las facturas, que incluyen un código QR.
- Asegurarse de recibir las facturas de proveedor con el nuevo formato.
Desafíos en la implementación de VeriFactu
La implementación de VeriFactu es un desafío que afecta al hardware, al software, a los procesos internos y a la cultura empresarial. Son retos significativos, pero pueden superarse mediante la planificación, la colaboración con expertos y la inversión en tecnologías y formación adecuadas.
Costes iniciales de implantación
La transición a VeriFactu supone una inversión adicional, especialmente para pequeñas empresas y autónomos, debido a:
- La compra o actualización del software de facturación a los estándares de VeriFactu.
- La adquisición de nuevos equipos informáticos si fuera necesario.
- La capacitación del personal en los nuevos procesos y en el cumplimiento normativo.
En TeamSystem | Software DELSOL, ofrecemos soluciones adaptadas al tamaño de tu empresa, capacitación y gestión de la ayuda del gobierno Kit Digital para facilitar la digitalización.
Incompatibilidad tecnológica
Las empresas que ya utilizan programas de facturación enlazados con otras soluciones, como contabilidad o CRM, pueden enfrentarse a problemas de integración con los nuevos requisitos de VeriFactu. Además, la sincronización con sistemas de clientes y proveedores podría generar fricciones, especialmente en transacciones internacionales.
La mejor estrategia es trabajar con proveedores de software homologado y realizar pruebas piloto antes de la implantación completa.
Resistencia al cambio
El uso de VeriFactu no solo implica un cambio tecnológico, sino también un cambio cultural dentro de la empresa. Los empleados pueden percibir el sistema como innecesario o complicado.
Comunica de manera clara a tus empleados los motivos de la implantación de este nuevo proceso obligatorio, y los beneficios que traerá VeriFactu.
Ventajas de adoptar VeriFactu
A pesar de ser una obligación impuesta por la orden ministerial de la AEAT (OM 1177/2024) para luchar contra el fraude, implementar VeriFactu trae consigo numerosas ventajas:
- Modernización tecnológica y digitalización de los procesos de facturación.
- Reducción del riesgo de sanciones al cumplir los requisitos normativos.
- Mayor eficiencia y transparencia en la gestión fiscal.
- Personal más formado en el manejo de sistemas informáticos de facturación.
- Posibilidad de automatizar tareas y mejorar la competitividad empresarial.
La implementación de VeriFactu es una transición inevitable, pero con la planificación adecuada, asesoramiento experto y las herramientas tecnológicas correctas, tu empresa podrá adaptarse con éxito y aprovechar al máximo los beneficios que ofrece este nuevo sistema de emisión de facturas verificables.
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