por Software DELSOLEl Diccionario de la RAE define tesorería como “Parte del activo de un comerciante disponible en metálico o fácilmente realizable” así que con este término nos estamos refiriendo a la custodia, conservación y utilización del dinero en efectivo, tanto el que tenemos en nuestra caja (billetes de banco y monedas) como en la cuenta corriente del banco; incluiremos aquí también otras cosas que, aunque no sean dinero en efectivo, prácticamente lo son como, por ejemplo, un talón que guardamos en nuestra caja para ir a cobrarlo o ingresarlo al banco.
La gestión de la tesorería es una actividad totalmente diferente e independiente de la llevanza de la contabilidad: puede ser que las dos cosas las hagan las mismas personas (o no) pero, aún en este caso, son dos cosas diferentes.
Incluso están configuradas o diseñadas de manera muy diferente: mientras que la contabilidad se hace por partida doble en la que todos los asientos contables deben estar cuadrados, el control de la tesorería se hace por partida simple, a diferencia de la contabilidad los movimientos de la tesorería no tienen que sumar cero cada vez sino añadir o quitar saldo (según estemos recibiendo o entregando cantidades de dinero) y cada operación nos dará un saldo resultante que es el dinero que tiene que existir en la caja o los bancos.
Esto se llama cuadrar la caja, si partimos de una cantidad inicial que había en la caja y vamos registrando cobros y pagos de manera ordenada, sumando y restando cantidades a la caja según se van produciendo, el saldo final que nos quede debe ser, exactamente, la cantidad de dinero que hay en la caja; si no es así es que no hemos hechos bien las operaciones o que hemos dejado de computar algún movimiento.
Lo ideal para realizar esta actividad de control es utilizar una hoja de cálculo (Excel) aunque existen en el mercado programas para hacerlo que, en muchos casos, conectan con el de contabilidad y facturación.
Pero esta gestión de la tesorería va mucho más allá de controlar las entradas y salidas de dinero y cuadrar la caja; el encargado de ella debe tener un control y una previsión de los cobros y pagos que se van a ir realizando (sobre todo en un futuro próximo) confeccionando un presupuesto de caja para poder realizar todas las operaciones sin problema.
El secreto para hacer esto es la previsión que consiste en convertir las causas reales existentes (ventas, compras, inversiones) en las consecuencias que van a producir (cobros y pagos) lo que nos permitirá esta anticipación de lo que va a suceder en la tesorería y la mejor gestión posible (optimización).
Si, como resultado de este análisis, prevé que va a existir un exceso o un déficit de fondos debe intentar organizar los pagos y cobros, lo mejor que se pueda, con el fin de que el saldo de la tesorería sea suficiente para operar pero lo más pequeño posible.
Si no consigue ésta organización óptima deberá tomar las medidas necesarias para aprovechar los excesos de saldo de alguna manera o, si no es suficiente dicho saldo, para financiar este déficit.
Para realizar esta gestión de la manera que acabamos de describir el responsable de la tesorería dispone de tres herramientas fundamentales:
Todas estas estimaciones, análisis y medidas deben hacerse constantemente, pero es recomendable realizar planteamientos periódicos (anuales o trimestrales) planificando con tiempo la gestión.
Hemos dicho que el saldo de la caja, en cada momento, debe ser suficiente pero lo más pequeño posible y ¿por qué?: porque la posesión de dinero en tesorería es para la empresa un coste de oportunidad, me explico:
Un coste de oportunidad (o coste alternativo) es una inversión en recursos que se hace en detrimento de otras inversiones que podrían ser mejores.
Es decir, el dinero que tenemos en caja no lo estamos utilizando para otros fines que, posiblemente, nos reportarían mayores beneficios por lo que tener un exceso de dinero en nuestra tesorería supone no haberlo invertido para producir.
Aunque, como hemos dicho al principio, sean dos secciones totalmente diferentes de la empresa, es obvio que los movimientos de tesorería deben ser también registrados en la contabilidad.
Para el registro de la tesorería el cuadro de cuentas del PGC establece el subgrupo de cuentas (57) que contiene tres cuentas:
Todas estas cuentas son cuentas de activo corriente (o circulante) y por lo tanto son cuentas deudoras (que crecen al Debe y disminuyen al Haber).
Únicamente deberemos tener cuidado ya que la cuenta de caja (570) no puede tener saldos negativos porque no es posible físicamente.
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