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Carta comercial

por Software DELSOL

Aunque hoy en día nuestras comunicaciones con otras personas se hacen fundamentalmente a través de correo electrónico, redes sociales o aplicaciones móviles, no debemos olvidar una herramienta tan útil y con un recorrido tan fundamental en nuestras vidas como lo es la carta comercial.

Qué es una carta comercial 

La carta comercial es un documento de comunicación entre empresas, principalmente de una empresa con clientes o proveedores, cuyo objeto es el tratamiento de temas comerciales o relacionados con la compra-venta. Es decir, una carta entre dos profesionales que trate cualquier tema que quede fuera del estrictamente comercial no podría considerarse carta comercial.

Aunque el concepto carta hace referencia a un envío postal, la realidad es que a día de hoy este tipo de carta suele enviarse a través de un correo electrónico.

Qué temas trata una carta comercial

La carta comercial, como ya hemos mencionado anteriormente, trata únicamente temas comerciales. Más concretamente estos pueden ser:

  • Solicitud de catálogo de productos y precios. 
  • Pedidos a proveedores.
  • Promociones especiales o periódicas.
  • Invitación a un evento de presentación de un nuevo producto. 
  • Recordatorio de reunión
  • Solicitud de aplazamiento de pago a proveedor.
  • Recordatorio de vencimiento de cobro a un cliente.

Qué información debe contener una carta comercial 

Aunque cada carta comercial redactada puede ser muy diferente, existen algunos datos que es imprescindible incluir en todas ellas:

  1. Remitente. En este apartado generalmente se incluye el logotipo de la empresa.
  2. Fecha. Además de esta, se suele incluir el lugar desde donde escribimos. 
  3. Destinatario. Podemos especificar el departamento o el nombre de la persona en concreto a la que va dirigida.
  4. Asunto. Es un resumen o síntesis del tema que vamos a abordar en la carta. 
  5. Saludo. Dependiendo de si nos dirigimos a una persona o una empresa y el carácter formal o informal de la carta, utilizaremos una fórmula u otra: muy señor mío, apreciables clientes…
  6. Texto. Es la parte más larga y que más diferencia tiene entre cada carta. Aquí es donde nos extendemos explicando lo que queremos comunicar. Podrá ser más corta o más larga, formal o informal…
  7. Despedida. Al igual que con el saludo, tendremos en cuenta a quien nos estamos dirigiendo. 
  8. Firma. Se suele incluir el nombre y cargo de la persona que escribe y también el logotipo de la empresa a la que pertenece. 
  9. Otros datos. En algunos casos, la carta puede incluir documentos adjuntos o duplicados de la carta.  

Estructura de una carta comercial 

Aunque es bastante sencilla, la estructura de una carta comercial suele seguir siempre los mismos puntos.

  • En la parte superior: en la parte izquierda se ubicará el membrete de la empresa remitente y en la derecha los datos de la misma (nombre, dirección y teléfono). Tras ello, centrada, encontraremos el lugar y la fecha de la carta y en la parte izquierda el nombre y dirección de la empresa destinataria.
  • En la parte central: el saludo inicial y, tras ello, el texto. Una vez finalizado, pondremos la despedida.
  • En la parte inferior: centrado debemos ubicar el nombre, cargo y firma de la persona que escribe. 

En los casos, últimamente más frecuentes, de envío de carta comercial a través de correo electrónico, la estructura es similar:

  • En el asunto del e-mail escribiremos de forma sucinta el tema a tratar.
  • Al inicio escribiremos la persona, departamento o empresa al que nos dirigimos.
  • En la parte central ubicamos el saludo y el texto donde detallamos lo que queremos transmitir y, tras ello, la despedida. 
  • En la parte inferior se inserta el nombre y firma de la persona que escribe así como el logotipo de la empresa a la que pertenece. Además, suelen añadirse en el pie otros datos como dirección o teléfono de la empresa remitente.  

Qué hacer y qué evitar en una carta comercial 

A la hora de escribir una carta comercial, es mejor seguir unos consejos básicos a seguir:

  1. Ser claro y conciso y ceñirse al tema en cuestión.
  2. Realizar un proceso previo de información sobre el tema a tratar y sobre el destinatario.
  3. Organizar la estructura que tendrá antes de empezar a escribir.
  4. Escribir todos los borradores previos necesarios.
  5. Hacer una revisión exhaustiva antes de enviarla.
  6. Si es posible, hacer que el saludo sea personal.

Además, sería mejor evitar lo siguiente:

  1. Frases obsoletas o con adornos innecesarios. 
  2. Errores ortográficos, que transmiten una imagen poco profesional.
  3. Negatividad en la redacción. 
  4. No ofrecer alternativas a las solicitudes.
  5. Afirmaciones impersonales.
  6. Estructurar las frases de forma compleja y difícil de comprender

La carta comercial consiste fundamentalmente en un documento entre empresas, con envío postal o mediante correo electrónico, para tratar temas comerciales referentes a una o ambas organizaciones. Todas suelen incluir una serie de datos como los datos de remitente y destinatario, saludo y despedida, texto y firma. Con una buena estructura y siguiendo unos consejos básicos se conseguirá una comunicación excelente mediante carta comercial.

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