Libro diario

Como vamos a ver en este artículo el libro diario es uno de los libros obligatorios en contabilidad que contiene, de manera cronológica, todos los apuntes contables que, por lo tanto, aparecerán en él en orden cronológico.

A partir de él se puede confeccionar todo el resto de los documentos contables comenzando por el libro mayor (que no es obligatorio legalmente) y todo tipo de balances.

Como estamos ante contabilidad por partida doble, cada apunte en el libro diario debe estar cuadrado al haber y al debe reflejando todos los movimientos por los dos lados.

En origen el libro diario era un libro físico en blanco que se rellenaba a mano.

En la actualidad los programas informáticos confeccionan la contabilidad a partir de apuntes (que siguen siendo apuntes del diario aunque no se hagan físicamente en él) y, a partir de esto, nos facilitan todos los libros (incluido el diario) por lo que la obligación de diligenciarlos en el Registro Mercantil (que veremos más abajo) se suele cumplir a posteriori, con el libro ya relleno, y no como se hacía antes de un libro en blanco que, una vez con sus sellos oficiales, íbamos rellenando.

La normativa aplicable, tanto la de Sociedades de Capital (RDL 1/2010) como el Código de Comercio (RD de 22 de agosto de 1885) y el Plan General Contable en todas sus versiones, establecen cuales son los libros obligatorios en la contabilidad de sociedades.

Código de Comercio. Dispone, en su art. 25, la obligatoriedad de llevar la contabilidad de manera ordenada, que sea adecuada a la actividad de la empresa y también debe permitir un seguimiento cronológico de las operaciones.

Dicho artículo también norma que los libros obligatorios que debe tener el empresario son el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales (según el art. 27 deben también llevar un libro de actas).

Estos libros obligatorios deben ser diligenciados (art 28), es decir, presentados en el Registro Mercantil en los plazos legalmente previstos que les pondrá su sello en la primera y en todas las demás páginas de cada libro.

También está permitido presentar los libros en el Registro Mercantil en blanco, antes de incluir en ellos la información e ir utilizándolos, esto es como se hacía originalmente, ahora es más frecuente la diligenciación a posteriori dado que su confección se hace informáticamente y se imprimen para dicha diligenciación.

El art. 28 del mismo Código de Comercio describe como debe ser el libro diario en su punto 2, en él se realiza diariamente el registro de las operaciones que se produzcan en la actividad de la empresa, aunque permite agrupar pequeñas operaciones en un apunte conjunto a todas ellas (siempre que se produzcan en periodos, como mucho, de un trimestre y que su detalle se pueda ver en otros libros o registros).

El artículo siguiente el mismo Código de Comercio (el 29) describe como deben llevarse estos libros:

• Con claridad.
• Por orden de fechas.
• Evitando espacios en blanco, tachaduras o raspaduras o interpolaciones.
• Si se detecta algún error u omisión debe ser salvado inmediatamente.
• Sin abreviaturas o símbolos que no describan su significado en los términos de la normativa o práctica aplicable.

Continúa el mismo Código de Comercio regulando que el empresario o sociedad son responsables de la conservación de los libros (y de otros documentos que les complementen o aclaren) durante seis años desde el último apunte; esta obligación subsiste aún en el caso de que la sociedad haya sido disuelta.

Esta contabilidad, así llevada y conservada, no es pública sino secreta, el empresario no tiene obligación de comunicar o exhibir sus libros salvo en los casos específicamente previstos por el Código de Comercio y por orden judicial, que son:

• Sucesión universal.
• Concurso de acreedores o suspensiones de pagos o quiebras.
• Liquidación.
• ERE.
• Cuando lo puedan exigir legalmente los trabajadores o los socios según la Ley.
• Cuando el juez lo ordene en un procedimiento donde estime que quién lo solicita tiene interés legítimo.

Cuando se produzca esta obligación de comunicar los libros se hará en el propio domicilio de la empresa y en presencia del empresario o su representante designado a tal efecto y quién está autorizado a examinarlo podrá utilizar los servicios de profesionales con preparación técnica para dicho examen en los términos que prevea el juez.

Ley del Impuesto de Sociedades. Su artículo 120 se remite a la obligatoriedad de libros regulada en el Código de Comercio (que es lo que acabamos de ver hasta ahora), añadiendo la obligación de que la contabilidad refleje de manera clara los ingresos y gastos según su naturaleza de exentos o no.

Mientras que, en la regulación del Código de Comercio, como hemos visto, los libros son secretos y el Juez puede ordenar su examen sólo por los motivos expresamente previstos y en las condiciones que hemos expresado allí, la normativa del Impuesto de Sociedades faculta a la Administración Tributaria para examinar, comprobar e investigar en la contabilidad de la empresa, no sólo en su contabilidad sino en la demás documentación que la complemente y justifique.

Incluso puede dicha Administración tomar las notas o copias que estime necesarios incluida la obtención de copia de soportes informáticos de datos.

También le faculta la Ley para, en esta comprobación, regularizar importes que afecten a la base imponible del ejercicio que se está investigando.