El Diccionario de la RAE define mapear como “localizar y representar gráficamente la distribución relativa de las partes de un todo; como los genes en los cromosomas”.
Para la empresa, el mapeo de procesos es una herramienta de gestión que consiste en representar gráficamente los procesos que se llevan a cabo en el negocio de modo que todos ellos aparezcan como partes de un todo, de forma articulada y ordenada.
Esta descripción gráfica tiene la utilidad de ser accesible y comprensible para todos los que colaboran en la organización, independientemente de su nivel formativo.
Definiremos un proceso como un conjunto de actividades íntimamente relacionadas que interactúan y tienen como efecto la transformación de elementos que entran en determinados resultados (que pueden ser de producción o de otros ámbitos de la actividad del negocio); la suma de todos los procesos es la empresa.
Al elaborar este mapeo deberemos contar siempre con la colaboración de las personas que participan en los procesos incluidos que son las que conocen la actividad con suficiente detalle.
Su finalidad es estandarizar la actividad: mediante el mapeo todos pueden entender la organización y asumir sus funciones de una manera uniforme, así el cliente siempre recibe el mismo servicio sea quién sea el que se lo presta.
Es una buena herramienta, también, para integrar en la producción a empleados recién contratados así como un buen recordatorio de la forma de hacer las cosas para empleados veteranos.
La información gráfica nos informa de quién y cómo se realizan todos los procesos.
Da unidad a la empresa al participar todos del conocimiento de todos los procesos mediante esta representación de los mismos.
Puede utilizarse para detectar problemas, carencias o debilidades de los procesos productivos y, así, mejorarlos.
Evita duplicidades y ambigüedades en la actividad fabril.
Produce la estandarización (de la que hablaremos en puntos siguientes) por la que todos los productos o servicios que se ofrecen a los clientes tienen las mismas características, condiciones y calidades con independencia de quién sea el que participe en su elaboración.
Según la misión que desempeñan pueden ser:
Según la parte de la organización que se involucra en ellos pueden ser:
En los dos últimos adquiere especial relevancia el trabajo en equipo.
Por el mapeo de procesos se representan gráficamente todas las actividades significativas del negocio, mediante unos símbolos que se utilizan en secuencia lógica, a lo que llamamos diagrama de flujo.
En él se representa mediante cuadros, líneas y flechas la interacción del equipo.
Realizando diagramas paralelos podemos realizar una comparación entre lo que se está haciendo y cómo se hace y lo que se puede proyectar para hacerlos mejor.
La empresa debe ser capaz de controlar y estandarizar sus procesos para entregar siempre a sus clientes sus productos y servicios con la calidad necesaria.
Para esta estandarización se debe tener en consideración:
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