Cuando en una empresa se trata de organizar los horarios de los empleados siempre se encuentran problemas, imprevistos, solicitudes de vacaciones, días de asuntos propios…y la lista no parece terminar nunca. Es una de las áreas de gestión que más complicada resulta en el día a día de cualquier compañia, especialmente aquellas que cuentan con un buen número de trabajadores.

Encontrar una forma de organizar los horarios que beneficie a la mayoría de personas y a la propia organización es algo que a priori parece tremendamente complicado, aunque se puede lograr siguiendo los consejos que se muestran a continuación:

Tener en cuenta aspectos legales

Antes de intentar llevar a cabo ningún paso con el horario de los empleados es conveniente conocer los aspectos legales recogidos en el Estatuto de los Trabajadores o en los convenios de los trabajadores si se trata de un sector acogido a uno. Y es que tener en cuenta la obligación de fomentar una organización del tiempo de trabajo y de los descansos que permita compatibilizar la vida familiar y laboral es algo esencial antes de tomar ninguna decisión respecto al horario de un trabajador, entre otros aspectos legales.

Necesidades de la organización

Los turnos de trabajo y los horarios de los empleados deben estar adaptados a las necesidades que tenga la propia organización. Para ello es necesario tener en cuenta la estructura de la empresa, los objetivos del negocio, las características de cada uno de los departamentos o de la época del año en la que nos encontremos. Todo ello partiendo de un presupuesto para gastos de personal que hay que saber distribuir de forma eficiente.

El estado de salud de los empleados

Hay que ser conscientes a la hora de organizar los horarios que si estan mal repartidos de forma recurrente pueden afectar de forma negativa a la salud de los empleados. Por ello es conveniente programar rotaciones de turnos equitativas y sin demasiados cambios para no provocar en los trabajadores alteraciones del sueño o en la alimentación que puedan ocasionar algún accidente laboral. Sin olvidar que un horario mal establecido puede afectar al rendimiento y a la productividad de los colaboradores en el puesto de trabajo.

Vida personal de la plantilla

Los trabajadores además de ser una fuerza de trabajo para una compañía son personas que tienen necesidades familiares y que requieren de un empleo que les garantice una estabilidad emocional. Es importante tener en cuenta que los empleados puedan disponer de tiempo libre y cumplir a rajatabla los horarios establecidos, ya que eso creará empleados felices y no personas descontentas. Además un empleado con más tiempo para su familia o aficiones es un empleado feliz que será más productivo en su desempeño laboral.

Crear medidas compensatorias

Es muy aconsejable a la hora de organizar horarios intentar compensar los turnos nocturnos o los días trabajados en fines de semana o festivos. Y es que trabajar en alguna de estas situaciones puede provocar un desgaste físico y emocional a medio y largo plazo que hay que compensar de alguna forma para motivar a los empleados.

Planificación detallada

Una correcta planificación de los horarios de trabajo y una comunicación clara a los empleados de los mismos es esencial para que la organización de los horarios se realice de forma eficaz y sin inconvenientes. Es recomendable comunicar los horarios con varios días de antelación y así los empleados pueden anunciar algún tipo de incompatibilidad para poder introducir las correcciones que sean necesarias. Además de que esto les permite organizar su tiempo libre de mejor forma.

Usar la tecnología como soporte

Para llevar a cabo todo lo anterior de buena forma es muy útil usar alguna de las muchas aplicaciones y soluciones que existen a día de hoy para planificar, comunicar y hacer seguimientos de los horarios de los empleados. No hay que pensar únicamente en herramientas de pago pues existen muchas que son gratuitas, como las que veremos a continuación.

Herramientas gratuitas para organizar los horarios de trabajo

De entre todas las herramientas existentes en la actualidad, quizá las más interesantes para organizar horarios y que además son gratuitas en su totalidad o cuentan con versiones gratuitas muy bien elaboradas son las siguientes:

Aturnos

Esta herramienta permite alcanzar una gestión global de los equipos de trabajo a través de las múltiples funcionalidades que ofrece. Y es que en la versión gratuita podemos encontrar diferentes opciones de planificar de turnos, solicitudes de vacaciones, estadísticas de los empleados, cambios de horarios entre compañeros o incluso un indicar de absentismo laboral. Sin olvidar su chat para una comunicación directa y la posibilidad de publicar una bolsa de horas de trabajo.

Tempus Basic

Esta aplicación informática permite una correcta organización y gestión de los turnos de trabajo de las empresas y, aunque dispone de una versión de pago, su versión gratuita es suficiente en la mayoría de ocasiones. Y es que permite gestionar cuadrantes de trabajo (bajas, permisos, guardias, vacaciones, turnos…), realizar la distribución de los empleados y llevar una correcta contabilidad de las horas trabajadas, vacaciones o cualquier tipo de incidencia que pueda surgir. El resultado es un trato equitativo y justo en la asignación de turnos y festivos.

Schedulehead

Esta herramienta gratuita incluye características que hacen que la programación de horarios sea mucho más sencilla. Su interfaz fácil de usar y sus múltiples cualidades la convierten en una opción para aquellas empresas que busquen una herramienta de gestión sin demasiadas funciones para una organización básica que evite realizar el trabajo a mano. La programación de los horarios es su principal utilidad y quizá es lo mejor de esta herramienta.

Organizar los horarios de los empleados no es algo que resulte sencillo de hacer para satisfacer a todas las partes, pero siguiendo los consejos que se han mostrado anteriormente y usando algunas de estas herramientas de gestión de horarios y turnos de trabajo se puede llegar a conseguir. Y es que no hay nada como que tanto la empresa como los empleados estén contentos con la gestión.