La importancia de la comunicación interna en la empresa

por Software DELSOL

La comunicación dentro de una empresa es crucial para el correcto funcionamiento de la misma. Los empleados de una compañía son el núcleo que, mediante su trabajo conjunto, permiten que la empresa ofrezca sus productos o servicios a los clientes finales.

Precisamente por la importancia que tiene el factor humano en el resultado final que podrá ofrecer la empresa, el uso adecuado de la comunicación interna resultará un elemento diferenciador que se verá reflejado en la cuenta de resultados a final de año.

Y es que una comunicación bien estructurada internamente permitirá aumentar la eficacia del trabajo realizado además de permitir implementar nuevas mejoras descubiertas por los empleados o transmitir a cada empleado contratado los valores y la cultura empresarial que se desea implementar.

Qué es la comunicación interna y tipos que existen en una compañía

Toda empresa por pequeña que sea necesita comunicarse internamente, hasta una PYME con dos personas ocupándose de todo tiene comunicaciones internas. Basta con que exista más de una persona para que se de.

Por supuesto, transmitir las ideas, los valores empresariales o las maneras de trabajar internamente resulta muy simple cuando los equipos de trabajo son casi inexistentes. A medida que crece una empresa, es cuando se vuelve necesario el desarrollo de un sistema organizado de comunicarse internamente entre departamentos o con la dirección.

Los métodos de comunicación interna de una empresa son todas las formas mediante las cuales se transmite información desde una parte de la empresa a otra, ya sea de manera directa o indirecta. La comunicación interna permite a la empresa gestionar de manera eficiente la comunicación entre las personas que hacen posible su funcionamiento.

Tipos de comunicación interna de una empresa

Existen tres clases diferentes de formas internas de comunicación disponibles para cualquier empresa. Todas las clases pueden subdividirse en métodos de comunicación formales o informales.

Se considera formales cuando se emplean medios de comunicación previamente definidos por la dirección de la empresa, e informales cuando existe una comunicación fuera de esos canales preestablecidos.

Por ejemplo, un mensaje de email a alguien del mismo departamento sería una comunicación formal, y una conversación tomando un café en el área de descanso sería una comunicación informal.

Tan sólo conociendo cuáles de los tres tipos principales de comunicación usa una empresa se puede saber parte de la cultura empresarial de la misma, pues las facilidades o dificultades que se les dé a los trabajadores para expresarse, indicará cómo es el ambiente laboral y cómo de autoritarios son los mandos directivos de la misma.

Comunicación interna horizontal

Es la comunicación más inmediata de todas. Se realiza entre los empleados que ocupan puestos de importancia similar. Estos empleados suelen compartir zonas de trabajo o de descanso comunes donde interaccionan constantemente, con lo que se facilita la comunicación entre iguales de manera instantánea.

Comunicación interna vertical

El nivel de comunicación más importante a nivel organizacional. La comunicación interna vertical hace referencia a toda la información que se transmite entre diferentes estratos jerárquicos dentro de la compañía.

Esto abarca desde las instrucciones o encargos del superior más inmediato como un supervisor al personal a su cargo hasta un empleado hacia la dirección general de la empresa.

De esta manera, diferentes rangos internos pueden comunicarse libremente entre sí mediante los instrumentos que la empresa facilite para ello. Hay dos clases de comunicaciones internas:

Comunicaciones verticales ascendentes

Es la que tiene como fuente del mensaje los puestos que se encuentran por debajo en la escala corporativa hacia un receptor que está en un puesto más elevado.

Empleado base > Encargado > Jefe de departamento > Supervisor de área > Dirección de la empresa

Comunicaciones verticales descendentes

El caso opuesto. En esta clase de comunicaciones son los puestos de más autoridad los que envían las órdenes de trabajo e indicaciones a seguir por los trabajadores así como notas informativas relevantes.

Empleado base < Encargado < Jefe de departamento < Supervisor de área < Dirección de la empresa

Idealmente una empresa debe facilitar el uso de todos los medios de comunicación interna posible. Horizontal, vertical ascendente y descendente.

De esta manera la empresa obtiene una serie de ventajas que mejorarán su eficiencia al mismo tiempo que previene la aparición de riesgos potenciales para la compañía.

Ventajas que aporta la comunicación interna a una empresa

Refuerza los valores empresariales

Una comunicación interna eficaz transmite desde la dirección general los mensajes clave sobre la filosofía de la empresa, los objetivos que busca alcanzar y la manera de hacerlo. Gracias a los mensajes internos, se fomentan los valores centrales de la compañía a cada puesto de trabajo con facilidad.

Mayor posibilidad de encontrar puntos de mejora dentro de la empresa

Que todos los empleados tengan un medio por el cuál aportar su opinión y sus sugerencias es una ventaja que a largo plazo puede llegar a ahorrar millones. Favorecer la comunicación interna ascendente hace que todos los empleados puedan participar activamente en mejorar la empresa, con el ahorro que ello puede suponer a largo plazo.

Un ejemplo de comunicación interna de feedback efectivo lo tenemos en American Airlines, compañía aérea que se ahorro 40.000 dólares al año por quitar una única aceituna de sus ensaladas. En los vuelos, se dieron cuenta los empleados de que siempre dejaban una aceituna. La empresa decidió quitarla y esa simple decisión tuvo un ahorro anual constante desde entonces.

¿Crees que un ejecutivo de la dirección general se habría dado cuenta de ello sin saber que se quedaba siempre una aceituna en las ensaladas con frecuencia? No, eso tan sólo lo ven las azafatas y azafatos de vuelo.

Sentimiento de pertenencia e importancia

Una comunicación interna fluida y a la que se le haga caso logra que todos los rangos jerárquicos se sientan una parte importante de la empresa.

Si sus quejas, sugerencias o deseos son escuchados y aplicados por la compañía cuando son útiles y pueden ponerse en práctica, mejorará la sensación percibida por los empleados. Se creará un sentimiento de unidad y pertenencia al saber que sus opiniones se tienen en cuenta.

Buen clima de trabajo

Saber que todas las opiniones pueden expresarse y llevarse a la práctica crea un clima de trabajo más agradable. Lo que termina por favorecer a todos los puestos de trabajo incluso si no hacen un uso activo del sistema de comunicación interna con frecuencia.

Fidelidad a la empresa

Ligado a los puntos anteriores, cuando las personas se sienten escuchadas y valoradas, estarán más dispuestas a quedarse en la empresa tanto en buenas como en malas situaciones.

Esto ayudará a que, si los trabajadores se queden en la empresa en caso de tener ofertas de empresas competidoras o si existe un recorte temporal de salarios para evitar el cierre en una mala racha. Que los trabajadores se sientan parte integral de la empresa generará fidelidad para resistir en la empresa si la considera como suya.

Atrae ofertas de trabajo

Un trabajador satisfecho con el trato recibido, es una persona que hablará bien de la empresa fuera del horario laboral. Google no sólo atrae a miles de especialistas por sus salarios o la fama de su empresa, sino también por la manera excepcional con la que trata a sus trabajadores y las facilidades de comunicación interna que ofrece (entre muchas otras cosas).

Una persona contenta, atraerá gente de su entorno que puedan plantearse enviar su currículum en caso de que existan vacantes.

Como ves, tener un buen sistema de comunicación interna corporativa trae grandes beneficios a la empresa como la gestión del talento que ya existe y atraer a nuevos candidatos. Al tiempo que se aumentan los beneficios al optimizar las tareas realizadas en la compañía y se mejora el clima laboral.

Peligros que tiene una mala comunicación interna

Además de tener múltiples ventajas, dedicar esfuerzos a diseñar una comunicación efectiva permite a todo negocio evitar peligros y perjuicios que surgen a causa de una mala estrategia de comunicación interna.

Errores en el modo de trabajo

No ofrecer por parte de la dirección normas claras de los objetivos finales ni el método de trabajo a seguir llevará a los trabajadores a realizar las mismas tareas de diferentes modos. Esto supone problemas tanto con el servicio final ofrecido como en la gestión interna de la propia empresa.

Por ejemplo, puede anotarse un mismo producto con diversos nombres según el empleado que lo anote y eso termine reflejándose en un número erróneo de stock disponible para la venta.

Sensación de dejadez y abandono

Sin comunicación, no hay presencia. Si la dirección empresarial no se comunica con los trabajadores, y éstos no pueden llegar hasta la dirección, el clima de trabajo será peor.

Los empleados sentirán que no tienen peso en la empresa y que los jefes no existen sino los están viendo. Esto acaba afectando a la productividad de cada puesto, y por tanto, a los beneficios anuales.

Confusión de órdenes

Sin una orden clara desde los puestos directivos, cada mando intermedio hará una interpretación personal de cómo se debe hacer el trabajo. Eso llevará a servicios finales distintos según el equipo que lo lleve a cabo, y es algo a evitar.

Por ejemplo, aunque un nuevo cliente no se de cuenta de esta confusión interna por falta de comunicación, uno recurrente sí lo hará.

Un cliente frecuente espera recibir exactamente un producto o servicio de la misma calidad en cada compra. Si el servicio es a veces mejor, y a veces peor, se transmite una imagen de falta de profesionalidad que afectará a las ventas en el medio y largo plazo.

Objetivos a cumplir al diseñar una estrategia de comunicación interna eficaz

Para lograr tener un sistema de comunicación interno correctamente aplicado, hay que tener presentes los siguientes objetivos.

Buscar una escucha activa de todos los empleados

Es el feedback que deseamos tener de todos los integrantes de la empresa. Se tiene que buscar que la comunicación llegue a todas las personas, que sea comprendida y que se reaccione en consecuencia a ella. Aplicable tanto en sentido ascendente como descendente.

Tener presente a quién se dirige el mensaje

No es lo mismo crear la comunicación pensando en facilitar la comunicación horizontal que la vertical descendente. Cada destinatario tendrá unos medios que serán más eficaces para hacer llegar el mensaje y el lenguaje también se adaptará.

Desde un departamento técnico de informática, quizá no pueda enviarse el mismo mensaje técnico a un miembro del equipo de ventas que a uno de marketing o recursos humanos.

Comprometer a toda la empresa en su uso

Para que la comunicación interna sea efectiva, todos los participantes tienen que estar involucrados activamente. De esta manera, se fomenta su uso y los beneficios empezarán a tener presencia.

La estrategia de comunicación de la empresa tendrá que centrar esfuerzos en que el sistema sea usado habitualmente. De nada sirve tener un sistema interno si nadie comprueba si existen mensajes.

Fomentar la colaboración entre empleados y departamentos

La comunicación sirve para mejorar la empresa de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y de manera lateral. Una estrategia de comunicación interna buscará que todos los miembros de la empresa se ayuden mutuamente para facilitar el trabajo conjunto. Esto además permite crear un mejor clima laboral.

Adaptarse como filosofía interna

Puesto que la comunicación incluye recibir sugerencias e ideas de optimización, la empresa debe estar abierta a las opiniones recibidas por parte de cualquier persona.

 De nada sirve pedir participación si la estrategia de comunicación termina ahí. Los mensajes recibidos tienen que ser escuchados e implementados siempre que tenga sentido hacerlo.

Actualizar los medios empleados en la comunicación

Si bien los tablones de anuncios son eficaces en pequeñas empresas y para la comunicación de métodos de trabajo y mensajes corporativos en departamentos, hoy existen muchos más medios para llevar a cabo una comunicación eficaz.

Esto abarca desde emails de empresa internos, mensajes en aplicaciones de desarrollo propio o el uso de una red social privada de la propia empresa donde hacer partícipes a todos los empleados de la misma de las novedades y mensajes importantes.

Herramientas utilizadas para la comunicación interna

Una empresa puede elegir uno o múltiples herramientas, compatibles entre sí, para transmitir sus mensajes.

  • Tablón de anuncios
  • Televisores informativos
  • Manual de trabajo
  • Correo electrónico
  • Cartas formales
  • Reuniones físicas
  • Buzón de sugerencias
  • Videoconferencias entre departamentos
  • Intranet y chat interno de la empresa
  • Uso de redes sociales propias
  • Newsletters o revista interna con información relevante y cultura empresarial
  • Eventos y fiestas internas
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