Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo es el conjunto de actividades que la dirección de la empresa debe acometer para cumplir sus funciones.

Se desarrolla en dos ciclos:

• Un ciclo mecánico que incluye las etapas de planificación y organización.
• Un ciclo dinámico que incluye las etapas de dirección y control.

Planificación

Planificar es pensar y organizar lo necesario para conseguir un objetivo, un negocio debe saber que hacer en el futuro para mejorar su actividad comercial.

El responsable de una empresa tiene que atender los problemas del día a día, pero no puede perder de vista lo importante y, por ello, debe ocuparse de planear el futuro.

La planificación no sólo va a permitirnos alcanzar nuestros objetivos y estar preparados para posibles contingencias en el futuro, sino que también será necesaria para informar a nuestros socios, accionistas, posibles inversores y fuentes de financiación externa de información muy útil, como las expectativas del negocio (ventas, costos, ganancias y flujo de caja).

Debe ser realista y ajustada a lo que hay; no podemos fijar objetivos inalcanzables o pronósticos que no estén fundados.

Para poder hacerlo lo primero que necesitaremos es información de todo tipo, qué materias primas o productos necesitamos, cuántos, dónde vamos a comprarlos, cuánto van a costar …

Igualmente deberemos conocer y analizar lo ocurrido en el pasado, las estrategias que se han seguido y que resultados han dado en las distintas secciones de la empresa.

Conocer, también, lo que va a demandar el mercado y cuál será su elasticidad.

Existen cinco planes muy útiles para nuestra empresa:

• Plan de ventas y comercialización se prevé cómo va a evolucionar este aspecto a través de las siete p: producto, precio, plaza, promoción, personas, proceso, pruebas físicas. Las previsiones, que se suelen hacer al comenzar el año, se harán mes a mes. Con él conseguiremos aportar a nuestros clientes los productos necesarios al precio adecuado.
• Plan de producción y costos van juntos producción y costos porque las decisiones sobre la primera (materiales, técnicas, etc.) va a determinar sus costos. Se trata de encontrar la mayor rentabilidad en nuestra producción.
• Plan de ganancias previendo, para el año siguiente (y mes a mes) tanto las brutas como las netas.
• Plan de flujo de caja fundamental tener previstos los cobros y las obligaciones de pagos con fechas para poder atender las obligaciones de la empresa destinando, para ello, los menores recursos económicos que sea posible.
• Plan de acceso al crédito cuánto dinero vamos a necesitar, si tenemos que pedirlo prestado y a quién se lo podemos pedir.

Organización

Como conjunto de personas, activos económicos y financieros que es, la empresa necesita ordenarse para cumplir su objetivo: necesita una estructura para poder funcionar.

La organización de la entidad consiste en coordinar todos esos activos y personas para alcanzar los objetivos de la empresa.

La dirección de la empresa tiene la misión de encauzar todos los esfuerzos, personales y económicos, a alcanzar tanto los objetivos de la empresa como los personales de sus miembros.

Para ello los directores necesitarán habilidades técnicas, humanas y de concepto.

El entorno en que se desenvuelve la empresa y al que tiene que adaptarse, organizar los elementos que la componen para operar lo mejor posible ante los cambios de este entorno.

Las relaciones en la propia empresa ya que, para ser viable, las personas que trabajan en el negocio deben actuar de manera ordenada y coordinada, teniendo cada uno su lugar y especialidad, existiendo una estructura jerárquica definida.

Esto se implementa creando secciones o departamentos especializados en las diferentes funciones y tareas a desarrollar.

La motivación y cultura empresariales que tienen que prepararse y conseguirse adecuadamente, no pueden improvisarse. Los trabajadores deben compartir los objetivos de la empresa y estar en las mejores condiciones personales para realizar su actividad.

La ordenación de factores técnicos y de innovación.

Dirección

En la etapa de dirección llega el momento de poner en práctica todo el planeamiento y organización diseñados en los puntos anteriores: es el momento de actuar y motivar a los colaboradores.

Estará dentro de sus cometidos identificar los problemas, adaptar las conductas para aplicar las soluciones y tener la necesaria buena comunicación para hacer todo esto.

Deberá involucrar a sus trabajadores en los objetivos del negocio, que se sientan parte de la empresa.

Supervisar, apoyar y comunicar con el personal en todos los ámbitos de actuación de la empresa.

Respetar los canales de comunicación que existan.

El gerente debe actuar como un líder, tener en cuenta quiénes y cómo son los trabajadores para saber controlarlos, motivarlos, corregir, premiar, dar oportunidades y promover su desarrollo personal y sus iniciativas.

Resolver conflictos, tanto grandes como pequeños, hasta el más liviano e identificar sus orígenes para solventarlos.

Esto se consigue a partir de tres herramientas fundamentales:

• La autoridad se tiene por la ocupación de un puesto determinado: son atribuciones del puesto, no de la persona que lo ocupa y determina la existencia de el nivel jerárquico dentro de la empresa. Esta autoridad puede ser lineal, cuando un jefe manda a sus subordinados o de staff cuando existen cargos con autoridad en determinadas áreas por responsabilidades y conocimientos.
• El poder la capacidad de cambiar cosas e influir sobre las personas. Este poder debe ser legítimo, es decir, legal dentro de la estructura del negocio. El poder puede existir por la capacidad de recompensar y sancionar a otros, también puede ser poder de experiencia, del que tiene más control y sabiduría y puede, por ello, influir en los demás.
• La influencia actuaciones que, de una manera u otra, producen cambios de actitud en los demás.

Control

El control se hará sobre los tres pasos anteriores.

Las funciones y actividades de control deben estar asignadas a determinados responsables, no se puede dejar a los propios interesados que controlen su propia actividad, deberán ser supervisados por sus superiores jerárquicos directos.

Para realizar este control será necesario:

• Haber definido unos objetivos para poder evaluar su grado de cumplimiento.
• Realizar comparaciones con otros ejercicios o períodos del mismo tipo de resultados.
• No sólo va a ser necesario controlar los datos numéricos como resultados, hay que controlar también los procedimientos y actuaciones del personal.

La actividad de control es verdad que se realiza al final del procedimiento a controlar, pero debe realizarse, también, a lo largo del todo el proceso en todas las etapas vistas antes, desde el planeamiento.

Consecuencia de la actividad de control va a ser la toma de decisiones y la adopción de medidas para mejorar aquellos aspectos de la actividad que no han dado los resultados esperados o, incluso, que estimemos que puedan mejorar.