por Software DELSOLLas transacciones entre empresas y profesionales quedan registradas, en sus múltiples variantes, en los documentos comerciales (también conocidos como documentos mercantiles); estos títulos y comprobantes dejan constancia de los aspectos relativos a dichas operaciones, de conformidad con las leyes aplicables.
Se pueden definir los documentos comerciales como todo el compendio de comprobantes que recogen las operaciones mercantiles entre profesionales y/o sociedades, de acuerdo con la ley y con los usos y costumbres propios del mundo de los negocios.
La importancia de los documentos comerciales se entiende analizando los siguientes aspectos:
Los documentos comerciales se pueden clasificar atendiendo a tres criterios esenciales: la vinculación, la legitimación o el contenido.
Según la vinculación de los intervinientes, los documentos comerciales son:
Según la legitimación jurídica, los documentos comerciales se dividen en:
Y según el contenido, los documentos comerciales pueden ser:
La presencia de la mayoría de los datos que contienen estos documentos se atribuye más a la costumbre que a la legislación, aunque cada tipo de documento tenga sus propias particularidades contempladas en las distintas leyes que rigen el comercio.
El cheque es una simple orden de pago que alguien libra contra un banco; el librador cuenta con unos fondos depositados a su orden en la cuenta bancaria.
La letra de cambio es una orden incondicional de pago que extiende el deudor para pagar una cantidad de dinero en una fecha concreta a un beneficiario (acreedor).
El pagaré es una orden privada de pago, por la cual una persona o entidad adquiere el compromiso de pagar una cantidad a la otra parte, en una fecha y un lugar fijados previamente.
El pedido de compra es el documento mediante el cual una entidad formaliza una solicitud de suministro a otra, no vinculando a las partes de ninguna forma (ni al solicitante a pagarlo ni al proveedor a servirlo) salvo que esté formalmente firmado y aceptado por vendedor y comprador.
En el albarán, el vendedor plasma todos los detalles de las mercaderías objeto de la transacción: descripción, cantidades, precios, fecha de entrega estimada y forma de pago. A diferencia del pedido de compra, el albarán conlleva un compromiso de entrega por parte del vendedor.
La nota de entrega sirve para que el comprador dé fe de la recepción de los bienes comercializados, plasmando así su conformidad y conllevando el derecho a cobro por parte del vendedor.
La factura es el documento que extiende el vendedor al comprador para justificar la transacción en su totalidad, dando por buenas las condiciones pactadas y haciendo al comprador responsable de su pago en dichos términos.
Son comunicaciones que se envían para notificar cargos o deducciones en cuenta por algún concepto justificado y recogido en las mismas.
Como se puede ver, si bien no todos los documentos comerciales cuentan con la misma relevancia en las transacciones mercantiles, todos tienen un porqué y un ámbito de aplicación. Cada clase de documento comercial refrenda una parte de la operación y vincula en mayor o menor medida a los intervinientes en un negocio.
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