La factura proforma no es, a pesar de su nombre, una factura; existe (como se explica más abajo) al margen de la normativa fiscal y contable y no puede producir ningún tipo de efecto en nuestra contabilidad ni (mucho menos) en nuestras obligaciones fiscales.
La normativa sobre facturación:
Esta normativa, decimos, describe las obligaciones materiales y formales de los obligados tributarios y no contempla en ningún sitio las facturas proforma que, por tanto, no están previstas por ninguna norma jurídica.
Existen programas de contabilidad que nos dan la opción de emitir y remitir estas facturas proforma, pero están programados de manera muy cuidadosa para que estas facturas no se reflejen en nuestra contabilidad ni en las declaraciones fiscales.
Como consecuencia de ésto la factura proforma no comparte numeración con las facturas ordinarias, tendrá su propia numeración o, incluso, puede no estar numerada.
El contenido de nuestra factura proforma será exactamente el mismo que si fuera una factura ordinaria con la excepción de que debe reflejar bien claro que es proforma y que no es obligatorio, como acabamos de decir, el número de factura. Por lo tanto su contenido será.
Datos del emisor y del receptor (nombre, NIF y domicilio)
Fecha de emisión de factura.
Conceptos que se facturan
Contenido económico (base imponible, IVA, retención, total facturado)
Forma y plazos de pago.
Entonces ¿Para qué se emite una factura proforma?: aunque no tenga ninguna relevancia fiscal ni contable lo que sí hace es reflejar y probar, mediante algo que es un mero documento privado, una operación que hemos concertado con un cliente.
Si ya se nos ha aceptado un presupuesto, bien por escrito firmado por los dos contratantes o bien de palabra, cuando todavía no se ha comenzado a la entrega de bienes o servicios ni a su pago, la emisión de factura proforma lo que hace es reflejar esa situación por escrito, siendo en algunos casos sustitutiva del presupuesto por escrito si la factura proforma es aceptada y firmada por nuestro cliente.
También se puede utilizar la factura proforma como una oferta comercial, en este caso sería prueba de tal oferta que sería vinculante para el que la hace y, en su caso, para el que la acepta en los términos previstos por el art. 846 del Código de Comercio.
Por último podemos utilizar la factura proforma como un mero borrador de factura, por ejemplo para su comprobación por el receptor antes de emitir la factura definitiva.
Por lo tanto la factura proforma no es un documento comercialmente relevante pero si es, como hemos dicho antes, un documento privado que tiene todos los efectos probatorios de las obligaciones que hemos contraído con ella en el caso de representar un presupuesto, una oferta y/o una aceptación de una oferta, a saber:
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