por Software DELSOLLa factura electrónica (en adelante la llamaremos facturaE) es una factura, es decir, tiene la misma función, los mismos requisitos legales y las mismas consecuencias prácticas que una factura tradicional en papel.
La particularidad es que la facturaE es que se expide y recibe telemáticamente.
La diferencia fundamental entre esta facturaE y la tradicional en papel, es que la primera está condicionada a ser aceptada por su destinatario salvo que esté obligado por Ley, como las Administraciones Públicas de España según explicamos más abajo.
La autenticidad de la facturaE está garantizada mediante el uso de una firma electrónica avanzada, un intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante otros medios que el interesado haya comunicado a la Agencia Tributaria siempre que esta los valide antes de su utilización.
La regulación de la facturaE y de todo tipo de facturas la encontramos en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre que desarrolla la directiva europea 2010/45/UE.
Como hemos dicho al principio, la facturaE es, sustancialmente, igual que una factura tradicional en papel, por ello los requisitos son los mismos.
La factura normal (no simplificada), por tanto, debe contener como mínimo la siguiente información:
Facturas con formato estructurado:
Su emisión y gestión la realiza un programa informático sin necesidad de intervención humana y su recepción y gestión también la puede realizar un programa informático. Hoy por hoy los formatos estructurados utilizan el lenguaje XML, EDIFACT u otros análogos.
Facturas con formato no estructurado:
Son, fundamentalmente, una imagen que tiene la misma configuración y apariencia que las facturas de papel; las debe confeccionar una persona y recibir y gestionar otra. Son facturaE porque se remiten y reciben telemáticamente.
La ventaja fundamental es la modernización de la actividad económica y el desarrollo de la Sociedad de la Información pero además:
Tanto las facturas en papel como la facturaE deben garantizar:
Estas dos últimas garantías se consiguen mediante el uso de la firma electrónica avanzada, el Intercambio Económico de Datos, otros medios comunicados y aprobados por la Agencia Tributaria o mediante controles de gestión usuales en la actividad empresarial de quien la emite que deben permitir crear una pista de auditoría que nos permita conectar la entrega de bienes o prestación de servicios con la factura.
En aplicación de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre las administraciones públicas están obligadas a aceptar la facturaE.
Incluso hay proveedores de la Administración que están obligados a presentar la facturaE como las Sociedades, Agrupaciones de Interés Económico, Uniones temporales de empresas y entidades extranjeras.
Para emitirlas necesitaremos un programa de facturación electrónica o contratar un servicio de facturación con la administración y, en todo caso, nuestra firma electrónica.
Fundamentalmente con los requisitos que ya hemos explicado mediante nuestra firma electrónica y con un programa de facturación electrónica o contratando un servicio de facturación de un tercero. También pueden ser creadas por el destinatario de la factura.
El destinatario debe consentir la facturación electrónica, no podemos obligarle. No es necesario que el consentimiento sea expreso, puede ser implícito.
El consentimiento debe ser expreso en este caso.
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