Para que una empresa pueda sobrevivir en el tiempo, además de contar con un buen producto o servicio y una estrategia de marketing exitosa, también tiene que prestar atención a los posibles gastos futuros. Para ello, las provisiones son una herramienta esencial para que podamos hacer frente a cualquier pago futuro sin que afecte a la economía de la compañía.
Una provisión es una reserva del capital de nuestra compañía que utilizamos para hacer frente a un gasto obligatorio que se dará —previsiblemente— en el futuro sin que su pago afecte a la estabilidad financiera de nuestro negocio. A nivel contable se anota como un pasivo, pues lo consideramos como una deuda o un gasto que pagaremos en el futuro.
Dicho de otro modo, una provisión empresarial consiste en guardar parte de los recursos económicos de la empresa para asegurarse de poder hacer un pago o un gasto en el futuro. El Plan General Contable obliga a su uso si existe una situación de gasto previsible y en la que, en consecuencia, deba aplicarse la provisión.
Hay que destacar que una provisión, en la gran mayoría de casos, no tiene una cuantía exacta al 100 %, sino que se trata de una previsión o estimación aproximada del dinero que posiblemente necesitemos emplear para cubrir los costes. Es posible que parte del dinero de la provisión pueda volver a formar parte del capital activo de la empresa, o que sea necesario aportar un dinero extra si la estimación de la provisión fue por debajo del coste real del gasto.
Supongamos que nuestra compañía tiene problemas financieros y necesita hacer un recorte de personal. Los empleados despedidos no están conformes e inician un procedimiento judicial exigiendo una compensación por despido improcedente. En este caso, si nuestros abogados consideran que es previsible que el juicio sea favorable a los exempleados, tendremos que crear una provisión específica para esta situación.
De esta manera, si perdemos el juicio, ya tendremos el capital separado y no supondrá un impacto inesperado en las cuentas corrientes de la compañía. Y si se gana, bastará con revertir la provisión.
Otro caso que puede darse es una sanción de cualquier clase. Por ejemplo si nuestra empresa contamina por encima de los valores permitidos, podemos recibir, como es lógico, una sanción medioambiental que obligue a la compañía a pagar la multa y a realizar una adaptación de sus formas de trabajar. Esto puede suponer la creación de dos provisiones distintas: una para hacer frente a previsible sanción, y otra para la futura remodelación de las instalaciones o la compra de maquinaria adaptada a la normativa que se exija cumplir.
También existen provisiones para pagar impuestos que sabemos que llegarán en el futuro y que supondrán un impacto económico si no se prevén con antelación.
Debemos crear una provisión de gasto desde el mismo momento en el que consideramos probable que tengamos que hacer un desembolso en el futuro para pagar una deuda u obligación que la empresa vaya a tener de forma segura o previsible. Es decir, si existe una alta posibilidad de incurrir en un gasto futuro, lo correcto es aplicar una provisión para atender esa deuda futura con los fondos propios de la empresa.
Aunque se pueden crear provisiones en cualquier momento del ejercicio, lo habitual es que se hagan las estimaciones de cada provisión a final de cada ejercicio.
En este caso, lo único que debemos hacer es revertir la provisión generada y eliminarla devolviendo el dinero a la cuenta de la empresa para su utilización. A efectos prácticos será como no haber llevado a cabo la provisión y solo se verá reflejada en los asientos contables correspondientes.
Existen muchas provisiones posibles que podemos llevar a cabo, y todas ellas se pueden categorizar de dos maneras posibles: en función del gasto o el tiempo estimado hasta necesitar hacer uso del capital de la provisión.
Aunque existen más, estas son las cuentas de provisión más comunes tanto a corto como a largo plazo.
Como se puede apreciar en esta lista de ejemplo, las provisiones son de obligado uso por el Plan General Contable, permiten que nuestra compañía tenga una mejor salud gracias a prevenir los gastos futuros y forzarnos a tenerlos en cuenta de manera regular. Gracias a ello, se logra evitar que algunos gastos previsibles puedan suponer un duro golpe a la estabilidad financiera de la empresa.
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