Cómo hacer un inventario

El inventario es la operación de comprobar y tomar nota de las existencias de mercaderías o materias primas que hay en un almacén y de su valoración en dinero.

¿Por qué hay que hacer inventario?

El activo circulante o corriente es una parte del balance de la sociedad que recoge los activos (bienes y derechos) que se van a realizar (vender o cobrar) en un plazo corto, es decir, en los próximos doce meses.

La mayor parte de los elementos de este activo circulante tienen el valor contable que corresponda según las normas de valoración del Plan General Contable: la caja y bancos, las deudas de clientes, las letras y pagarés a cobrar, etc.

Pero existen unos elementos cuya valoración contable se hace de manera diferente: las existencias en mercaderías y materias primas:

• Las mercaderías las cuentas (300) y (301), son “Bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación”.
• Las materias primas las cuentas (310) y (311) son “Las que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados”.  

Al comprar a un proveedor estas mercaderías o materias primas la factura de compra se contabiliza directamente como gasto a través de una cuenta (600) ó (601) y las ventas de mercaderías y productos terminados como ingreso en las cuentas del grupo (70).

Es decir, a lo largo del año las existencias van entrando y saliendo del almacén y su compra supone un gasto y su venta un ingreso que forman parte del resultado del ejercicio.

El valor que tienen las cuentas contables (30) y (31) de las existencias es el valor que tenían en el inventario de almacén que se hizo al cerrar el año anterior y dicho valor no varía a lo largo del año.

Al terminar el año hay que volver a hacer inventario para valorar lo que hay en el almacén; como las compras y ventas hechas a lo largo del año ya las hemos contabilizado como ingresos y gastos, existirá otro ingreso o gasto que será la diferencia entre lo que había en el almacén al principio del ejercicio y lo que hay al final, y el valor que tiene el inventario en ese momento será el valor contable de las existencias durante todo el ejercicio siguiente.

Si en el inventario de este año hay más valor de existencias que en el del año pasado se produce un ingreso (al Haber) y si hay menos como un gasto (al Debe) que en ambos casos se contabilizarán en la cuenta (610) ó (611) de variación de existencias que cambiará el resultado final del ejercicio en la cuenta (129).

Veremos cómo se contabiliza esto en el último punto de este artículo.

Llevar un control de almacén

Además de hacer el inventario al final del ejercicio, como hemos explicado que hay que hacer, no está de más tener un control periódico o constante de almacén, cosa que podemos hacer con cierta facilidad utilizando un programa de gestión de almacén como por ejemplo FACTUSOL.

El inventario final del Ejercicio

Al terminar el año contable debemos, como ya hemos explicado en el primer punto, realizar un inventario de existencias y una valoración de las mismas.

Lo primero que debemos hacer es cerrar el almacén y que no haya entradas ni salidas de existencias mientras hacemos el inventario, sean una horas o unos días: si estamos haciendo el inventario y entran y salen productos sería para volverse loco.

Debemos comprobar que los productos almacenados están clasificados y ordenados, si hemos llevado una buena gestión de almacén tenemos la mayor parte del trabajo ya hecho y si hemos ido haciendo controles como hemos explicado en el punto anterior solo tendremos que comprobar que hay lo que nos dice dicho control.

El resto del trabajo consiste en verificar físicamente cuántas unidades hay de cada producto y registrarlo en un documento (que puede ser una hoja de excel o un programa de gestión), anotando cada producto separadamente, con su código de producto, número de unidades y valoración.

La valoración de los productos se hará según veremos en el punto siguiente.

La suma de todo lo que hemos registrado, según su valor económico, será el valor del inventario que registraremos en contabilidad según explicamos al final de este artículo.

Este inventario de final del ejercicio será, también, el inventario inicial del ejercicio siguiente.

Criterios de Valoración de Existencias

Un problema a resolver es ¿qué valor tiene cada unidad de las existencias que hay en el almacén?; el criterio general del Plan Contable es que los activos se valoran según su precio de adquisición.

Pero, si tenemos cierto número de un tipo de existencia en el almacén, es probable que no vengan de una única compra sino que, a lo largo del año, esa mercadería o materia prima se haya ido comprando varias veces y que los precios pagados no sean los mismos en unas compras u otras; el problema que tenemos es que si el producto es el mismo pero las distintas veces que los hemos comprado ha variado su precio, no sabemos cual es el precio que debemos darle al que todavía está en el almacén de todos los que hemos pagado. Para resolverlo debemos utilizar un único método de valoración de existencias entre los siguientes:

• Método FIFO (First In First Out) daremos a las existencias el precio más antiguo pagado durante ese año.
• Método LIFO (Last In First Out) el valor será el de la última compra realizada.
• Coste medio calcularemos la media entre todos los precios que hemos pagado por esa mercancía.
• Precio medio ponderado es igual que el anterior pero en lugar de calcular la media entre todos los precios por igual tendremos en cuenta el número de unidades compradas a cada precio y la media será por unidades.
• Método NIFO (Next In First Out) o de coste de reposición, el precio será el que paguemos en el futuro para reponer esa mercancía; este método no está admitido por el PGC y está prohibido por nuestra legislación fiscal.

El Plan General Contable (RD 1514/2007, de 16 de noviembre) nos dice: “Cuando se trate de asignar valor a bienes concretos que forman parte de un inventario de bienes intercambiables entre sí, se adoptará con carácter general el método del precio medio o coste medio ponderado. El método FIFO es aceptable y puede adoptarse si la empresa lo considerase más conveniente para su gestión. Se utilizará un único método de asignación de valor para todas las existencias que tengan una naturaleza y uso similares”.

Asiento contable de variación de existencias

Como hemos explicado en el primer punto, una vez que hemos hecho el inventario debemos imputar la diferencia de valor respecto del inventario de inicio como ingreso o gasto según sea mayor o menor el valor del del final.

Para hacer ésto utilizamos la cuenta de variación de existencias (610) realizando dos asientos: uno primero para saldar el valor de la cuenta de existencias (300) que tenía al principio del año y uno segundo para imputar a esa misma cuenta (300) el valor que tiene según nuestro inventario final.

Por ejemplo: si nuestro inventario inicial tenía un valor de 500€ y el inventario final tiene un valor de 700€ los asientos serán:

Luego el saldo acreedor o deudor de la cuenta (610) se integrará, como todas las cuentas de ingresos y gastos, en la cuenta de Pérdidas y Ganancias aumentando o reduciendo el resultado contable según sea.