¿Cómo contabilizar la nómina y los Seguros Sociales?

Cada fin de mes una empresa que tenga trabajadores a su cargo está obligada a pagarles su salario.

Para la liquidación y pago de estos salarios confecciona un documento, para cada trabajador, al que llamamos recibo de salario o nómina.

Como es lógico, esta liquidación de los salarios mensuales supone un movimiento económico que debe ser registrado en la contabilidad, no solo el gasto que supone el pago del salario propiamente dicho sino también otros movimientos que van aparejados a él como el gasto que es para la empresa el pago de los seguros sociales, así como computar retenciones al trabajador de diversos tipos: de la Seguridad Social, del IRPF y otras retenciones como embargos o adelantos concedidos por la empresa.

Vamos a ver por separado los diferentes conceptos contables que vamos a incluir en el asiento.

Sueldos y salarios

La primera partida que vamos a registrar es el salario bruto, es decir, la remuneración a la que tiene derecho el trabajador en la cuantía que aparece antes de deducir los conceptos, reducciones y retenciones, que se le deben aplicar.

Esta cantidad se imputa, como gasto que es, al Debe en la cuenta de Sueldos y Salarios (640).

La cuantía y composición del salario bruto es la que fija el convenio colectivo aplicable o una superior; lo que está prohibido es que esta cantidad sea inferior a la prevista por el convenio colectivo. En todo caso tampoco puede ser inferior al Salario Mínimo Interprofesional, aunque en los contratos a tiempo parcial este límite se aplicará proporcionalmente al tiempo trabajado.

Si el trabajador y el empresario han pactado un salario superior al previsto por el convenio colectivo se computará como tal. Esta mejora puede ser, o no, absorbible, es decir, si es absorbible no le afectan las mejoras y modificaciones del salario en convenio mientras esté por encima del resultado, pudiendo efectuar sus propias revisiones salariales de manera individual (o no).

Por otro lado, en este gasto recogemos únicamente los conceptos salariales, me explico, el trabajador también puede cobrar otras cantidades que no son salario: según el art. 26 del Estatuto de los Trabajadores no lo son las “indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos”, estas otras cantidades no se van a poder computar en la cuenta (640) como salario sino que deberán figurar en la cuenta que les corresponda según su naturaleza (como gasto o no) al Debe; por ejemplo si hablamos de dietas de desplazamiento son un gasto (no salarial) que debe imputarse en una cuenta como la (627) o la (629) y si hablamos, también por ejemplo, de pagos por mediación de indemnizaciones de la Seguridad Social (cuando el trabajador está de baja por enfermedad y le paga la empresa pero lo soporta la Seguridad Social) no son un gasto sino que habremos computado la salida de dinero en la cuenta de organismos de la Seguridad Social deudores (471), cuenta que saldaremos cuando la Seguridad Social nos pague lo que hemos pagado al trabajador (o, en este caso, cuando lo deduzcamos de nuestras cotizaciones sociales).

Por último, en este apartado debemos hablar de la posible existencia de retribución en especie.

Cuando la empresa, con motivo de la relación laboral, entrega al trabajador bienes o servicios de manera gratuita o a un precio reducido, además de el hecho de que tiene que declararlo a Hacienda y retener el porcentaje que corresponda, esta retribución en especie es parte del salario del trabajador.

No existe, en el PGC, una cuenta propia para las retribuciones en especie por lo que, siendo parte del salario, la vamos a contabilizar en la (640) junto al salario normal en dinero.

Si, para ordenarnos mejor y tener mejor información, queremos tener en nuestra contabilidad el dato de lo que son retribuciones en especie y lo que no lo son podemos crear subcuentas; por ejemplo, podemos crear la (6401) para el salario en dinero y la (6402) para el salario en especie.

Contabilizar la cotización a la Seguridad Social

Al pagar el salario mensual aparece, también, la obligación de pagar las contribuciones a la Seguridad Social que dimanan de ese salario.

Esta contribución mensual a la Seguridad Social es soportada, en una parte, por el trabajador y en otra por la empresa. Estas dos partes y sus porcentajes son el resultado de aplicar los tipos aprobados por la normativa.

La parte que paga el trabajador se llama cuota obrera. La parte que paga la empresa se llama cuota empresarial.

En la nómina la empresa le descuenta al trabajador su parte (la cuota obrera), normalmente con detalle de los porcentajes de cada concepto por los que cotiza.

Sin embargo, cuando realizamos el asiento contable de la nómina se hace de otra manera que es la lógica a la realidad que estamos reflejando en el asiento: se computa el gasto que supone la cuota empresarial al Debe en la cuenta de gasto SS a cargo de la empresa (642) y no aparece reflejada la cuota obrera porque ya está incluida en la retribución bruta que estamos contabilizando en la cuenta (640).

Por otro lado, la Haber debemos computar, en el mismo asiento, la deuda total con la seguridad social, que es la suma de las cuotas obrera y empresarial, en la cuenta Organismos de la Seguridad Social acreedores (476); de esta manera, en el cuadre del asiento, estamos restándole a trabajador la cantidad que debe soportar él y no la de la empresa que la contabilizamos aparte.

Retenciones de Hacienda

A diferencia de lo que ocurría en el caso de la Seguridad Social, en las retenciones del IRPF la empresa no soporta ninguna parte, sino que se limita a ser un retenedor que le quita ese dinero al trabajador y lo ingresa en Hacienda por este concepto.

Por lo tanto, esta retención, que también debe aparecer en la nómina, se imputará al Haber en la cuenta HP acreedor por retenciones practicadas (4751), cuenta que será saldada cuando la empresa realice el pago de estas retenciones en su Modelo 111.

Otras retenciones

Fuera de lo que es habitual puede ocurrir que la empresa deba retener al trabajador otras cantidades de su nómina; vamos a poner aquí dos ejemplos:

Si el trabajador ha cobrado anticipos de su nómina, a los que tiene derecho según el art. 29 del Estatuto de los Trabajadores, o si debe a la empresa, por ejemplo, las cuotas de un préstamo que esta le ha hecho, la empresa descontará estas cantidades en el Haber del asiento en la cuenta correspondiente; por ejemplo, en la cuenta Anticipo de remuneraciones (460) a la que habrá imputado antes el pago hecho en su día y con lo que queda saldada.

Si la empresa estuviera obligada a descontar al trabajador el embargo de una parte de su nómina por orden judicial o administrativa deberá reflejarlo la Haber en la cuenta Embargo de nóminas (478).

El Salario neto

Por último, el asiento va a imputar al Haber el salario neto en la cuenta Remuneraciones pendientes de pago (465); la cantidad de este concepto va a coincidir con el líquido a recibir de la nómina y, si hemos hecho bien el asiente, va a cuadrar todos los conceptos.

El saldo que aparece en esta cuenta (465) se saldará cuando se realice el pago efectivo en un segundo asiento contra la cuenta de banco (572).

Es habitual que se cree una subcuenta de la (465) por cada trabajador de modo que podamos ver lo que ha recibido cada uno.

Ejemplo de asiento de nómina

Con todo lo que hemos dicho hasta ahora, incluimos un ejemplo de asiento de nómina que no incluye los casos especiales que hemos ido enumerando sino una nómina normal sin incidencias.

En este ejemplo,

• El salario bruto del trabajador es de 1.300€.
• La cuota obrera de la Seguridad Social de 128,28€, cantidad que aparecerá en la nómina, pero no en el asiento porque está integrada en el salario bruto de 1.300€.
• Existe una retención fiscal por importe de 260€.
• Como consecuencia de todo lo anterior el trabajador cobra, efectivamente, 911,72€.

Acto seguido, cuando paguemos por banco, realizaremos un nuevo asiento donde la cuenta (465) aparecerá al debe por 911,72€, con lo que quedará a cero, siendo su contrapartida el banco (572) que es de donde va a salir el dinero para pagar nuestra nómina.