Si eres un autónomo o una pequeña o mediana empresa es muy probable que te hayas encontrado alguna vez con algún cliente que no haya pagado una factura. Los impagos son uno de los mayores retos para la contabilidad de cualquier negocio y, como veremos, deben ser tratados de manera constante para evitar su prescripción.

A continuación veremos qué es la prescripción extintiva y resolveremos la temida pregunta de cuándo prescriben las facturas impagadas.

Qué es la prescripción extintiva

Conocemos bajo el término de prescripción extintiva la pérdida del derecho de cobro de una factura que puede sufrir su emisor (pyme, autónomo o cualquier persona jurídica). La prescripción es aquel proceso por el que se pierde la capacidad de reclamar el cobro de un impago y puede afectar a cualquier tipo de deuda.

La prescripción extintiva no solo puede suceder ante impagos en la compra de bienes o servicios, sino también en cualquier situación de obligación de pago. Como veremos, puede prescribir la deuda de un crédito, el derecho a cobro de un activo financiero, el pago de una factura o hasta una hipoteca.

Pero ¿por qué prescriben los derechos de cobro? La figura legal de la prescripción está regulada en el Código Civil y existe para garantizar que la incertidumbre jurídica de un derecho de cobro es la menor posible. Cualquier deuda representa un derecho a cobrarla, por lo que contablemente existe como activo. La prolongación excesiva de un cobro puede terminar generando una contabilidad que no sea fidedigna y, por lo tanto, falsa. La prescripción extintiva persigue evitar esta situación y limitar la incertidumbre jurídica en las relaciones comerciales entre empresas.

Cuándo prescriben las facturas

La prescripción se produce por la inacción del titular del derecho a cobro. El emisor de una factura pierde la capacidad de reclamar su cobro si se cumplen las siguientes condiciones:

• El titular del derecho a cobro no ha reclamado el pago de la factura de manera formal.
• El deudor no ha admitido ni aceptado formalmente su obligación de pagar la factura.

Por lo tanto, las facturas prescriben si la empresa no reclama su pago ni cuenta con un documento que acredite que el deudor admite su obligación de pago. Si, por ejemplo, el deudor firma un pagaré, esta deuda no podrá prescribir.

Plazos de prescripción

En 2015 se modificó el artículo 1964 del Código Civil mediante la Ley 42/2015, reduciendo los plazos de prescripción de las facturas impagadas. Los plazos resultantes son los siguientes:

• Deudas entre empresas y/o autónomos: 5 años.
• Deudas de facturas en particulares: 3 años.
• Deudas de un préstamo: 5 años.
• Deudas de una hipoteca: 20 años.
• Deudas con la Administración: 4 años.
• Deudas del alquiler y suministros (también telefonía): 5 años.

Cómo funciona el IVA de una factura impagada

Ante un impago, debes saber que tienes derecho a recuperar el IVA que abonaste a Hacienda y que ahora sabes que no vas a poder cobrar. Esto es solo posible si el deudor es una empresa o un autónomo y si la factura lleva ya más de 6 meses impagada.

Aunque se trate de algo tan básico como recuperar un impuesto del que no eres responsable de pago, lo cierto es que el proceso no es nada fácil y requiere que hayas reclamado el pago de la factura de manera formal con un notario o en un proceso judicial.

Tras cumplir estas condiciones, tendrás que emitir una factura rectificativa y presentarla en el modelo 303 junto con la documentación que acredite el impago. Si quieres leer más sobre cómo funciona este proceso puedes hacerlo aquí.

Cómo evitar que prescriba una factura

Como hemos visto, la prescripción de facturas se produce cuando el empresario no reclama su cobro, o bien lo hace de manera informal y no se puede probar. Así pues, vamos a conocer cómo reclamar una factura impagada.

Existen dos partes diferenciadas en el proceso de reclamación de una factura.

• Reclamación amistosa: en esta parte el empresario emite un recordatorio amistoso al deudor notificando la obligación de pago, los términos y condiciones de la factura, etcétera. El recordatorio se puede enviar por correo electrónico o por carta y debe contener toda la información de la factura impagada para que el deudor la pueda identificar.
• Proceso monitorio: ante el impago prolongado de una factura, el empresario puede empezar una reclamación por la vía judicial o con un proceso monitorio. Para este proceso, el empresario debe contratar un seguro de crédito, los servicios de una agenda de recobro o bien la realización de un requerimiento notarial.

Aunque mediante las reclamaciones no se consiga el cobro de la factura impagada y el derecho a cobro acabe prescribiendo, es importante saber que el deudor nunca pierde la obligación de pago. Mediante la prescripción, el empresario pierde el derecho a cobrar, pero el deudor no queda exento de su obligación a pagar.

Por lo tanto, una factura impagada prescribe a los 3 años si el cliente es un particular y en 5 años en empresas. Sin embargo, la prescripción siempre se puede evitar reclamando el cobro de manera continuada o bien consiguiendo que el deudor admita formalmente su obligación de pagar.