El control presupuestario es el conjunto de actividades y acciones que tienen como finalidad equilibrar la gestión de ingresos y gastos de una empresa.
Para poder realizar este necesario control debemos comenzar por elaborar todos los presupuestos necesarios en los distintos ámbitos de la actividad de la empresa y utilizarlos para confeccionar un presupuesto maestro que englobará toda esta información y será una guía de lo que se va a hacer durante el periodo presupuestado, que suele ser el año contable.
Por lo tanto, el primer paso para hacer un buen control presupuestario es hacer un buen presupuesto, ajustado a la realidad, con datos fiables y bien estructurados y con previsiones realistas.
La actividad de control presupuestario consistirá, a partir de ahí, en registrar la actividad realizada y evaluar el cumplimiento de los fines y procedimientos que se habían establecido, encontrando las posibles desviaciones y cómo corregirlas.
Aunque muchos programas de contabilidad incluyen herramientas para el control presupuestario y existen, además, programas de gestión específicos para este tipo de control (que vamos a enumerar en el punto siguiente), no está de más saber como hacerlo manualmente en una hoja de excel porque, en primer lugar, se puede realizar así (en empresas de reducido tamaño, claro) y, sobre todo, porque de esta manera sabremos lo que se está haciendo y cómo se obtienen los datos.
Por el principio de determinación cuantitativa del que hablaremos más abajo, el control se realiza en cantidades de dinero y en porcentajes por lo que no utilizaremos, aquí, texto fuera de los títulos que vamos a describir, son esas cantidades y esos porcentajes los que nos darán la información que necesitamos.
Para ello vamos a hacer una cuadrícula:
A continuación, en este mismo eje vertical, añadiremos los datos financieros de ingresos y gastos por cada tipo de subcuentas a los que pertenecen y hallaremos, aquí también, el resultado financiero del periodo y los resultados totales de la empresa.
El resultado nos va a dar, en todos los apartados y en los números generales, los porcentajes de desviación de la realidad respecto de las previsiones hechas en los presupuestos.
Una vez que ya tenemos diseñado el presupuesto la actividad de realizar análisis y controles periódicos, trimestrales o incluso mensuales, estudiando los resultados que está produciendo y las desviaciones que sucedan, nos va a dar un control de la efectividad en la aprobación de ese presupuesto.
También podremos hacer comparaciones entre los periodos estudiados y comprobados (meses, trimestres, de un ejercicio a otro) de su cumplimiento y de los resultados.
Nos permite realizar los ajustes y cambios que puedan ser necesarios según la evolución de la actividad, modificando las previsiones y cambiando los parámetros que sea necesario para obtener un mejor resultado.
La empresa inicia sus actividades contando con un diseño y propósito, buscando la productividad y el beneficio pero, si no se controla y se modifican los propósitos y medios iniciales con la frecuencia necesaria, la empresa no va a poder ajustarse a la realidad y reorientar su actividad lo que la conducirá al fracaso, a las pérdidas y, en el menos malo de los casos, al cierre.
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