Cómo hacer un buen control presupuestario

El control presupuestario es el conjunto de actividades y acciones que tienen como finalidad equilibrar la gestión de ingresos y gastos de una empresa.

Para poder realizar este necesario control debemos comenzar por elaborar todos los presupuestos necesarios en los distintos ámbitos de la actividad de la empresa y utilizarlos para confeccionar un presupuesto maestro que englobará toda esta información y será una guía de lo que se va a hacer durante el periodo presupuestado, que suele ser el año contable.

Por lo tanto, el primer paso para hacer un buen control presupuestario es hacer un buen presupuesto, ajustado a la realidad, con datos fiables y bien estructurados y con previsiones realistas.

La actividad de control presupuestario consistirá, a partir de ahí, en registrar la actividad realizada y evaluar el cumplimiento de los fines y procedimientos que se habían establecido, encontrando las posibles desviaciones y cómo corregirlas.

Realizar el control en una hoja de excel

Aunque muchos programas de contabilidad incluyen herramientas para el control presupuestario y existen, además, programas de gestión específicos para este tipo de control (que vamos a enumerar en el punto siguiente), no está de más saber como hacerlo manualmente en una hoja de excel porque, en primer lugar, se puede realizar así (en empresas de reducido tamaño, claro) y, sobre todo, porque de esta manera sabremos lo que se está haciendo y cómo se obtienen los datos.

Por el principio de determinación cuantitativa del que hablaremos más abajo, el control se realiza en cantidades de dinero y en porcentajes por lo que no utilizaremos, aquí, texto fuera de los títulos que vamos a describir, son esas cantidades y esos porcentajes los que nos darán la información que necesitamos.

Para ello vamos a hacer una cuadrícula: 

• En el plano superior horizontal comenzaremos delimitando dos zonas, la del periodo que estamos controlando y la del acumulado desde el inicio del ejercicio y, en cada una de las dos, dejaremos ventanas para los datos presupuestados, los datos reales y una tercera para el porcentaje de desvío.
• En el plano vertical, a la izquierda, los conceptos estudiados como ingresos por ventas, subvenciones u otros ingresos (siempre con sus totales); de la misma manera los gastos, dedicando una fila a cada tipo de gasto (compras, salarios, gastos de distribución, etc.); finalizaremos tomando en cuenta los totales de estos dos capítulos de datos y calculando los beneficios de las operaciones, antes y después de los impuestos imputables.

A continuación, en este mismo eje vertical, añadiremos los datos financieros de ingresos y gastos por cada tipo de subcuentas a los que pertenecen y hallaremos, aquí también, el resultado financiero del periodo y los resultados totales de la empresa.

El resultado nos va a dar, en todos los apartados y en los números generales, los porcentajes de desviación de la realidad respecto de las previsiones hechas en los presupuestos.

Para qué sirve el control presupuestario

Una vez que ya tenemos diseñado el presupuesto la actividad de realizar análisis y controles periódicos, trimestrales o incluso mensuales, estudiando los resultados que está produciendo y las desviaciones que sucedan, nos va a dar un control de la efectividad en la aprobación de ese presupuesto.

También podremos hacer comparaciones entre los periodos estudiados y comprobados (meses, trimestres, de un ejercicio a otro) de su cumplimiento y de los resultados.

Nos permite realizar los ajustes y cambios que puedan ser necesarios según la evolución de la actividad, modificando las previsiones y cambiando los parámetros que sea necesario para obtener un mejor resultado.

La empresa inicia sus actividades contando con un diseño y propósito, buscando la productividad y el beneficio pero, si no se controla y se modifican los propósitos y medios iniciales con la frecuencia necesaria, la empresa no va a poder ajustarse a la realidad y reorientar su actividad lo que la conducirá al fracaso, a las pérdidas y, en el menos malo de los casos, al cierre.

Principios del control presupuestario

• Organización: La empresa debe contar con un sistema organizativo eficaz en el que se coordinen sus distintas partes, niveles y funciones.
• Predictibilidad: El presupuesto debe prever lo que va a suceder en todo aquello que está en su contenido.
• Determinación cuantitativa: el control se realiza a través de cantidades económicas y porcentajes de las desviaciones.
• Del objetivo:los fines u objetivos que perseguimos con cada presupuesto deben ser los que se busquen en el control.
• Precisión: la información utilizada y analizada debe ser totalmente precisa y ajustada a la realidad, al igual que los planes presupuestados.
• Participación: en el control, al igual que en la elaboración del presupuesto, deben participar todas las partes o secciones de la empresa que se ven afectadas por el presupuesto.
• Costeabilidad: los beneficios que aporta el control del presupuesto deben compensar los costes de implementar este control.
• Flexibilidad: debe existir un margen para los posibles imprevistos que puedan surgir y prever los cambios necesarios a partir de tales imprevistos: esto es ajustarse a la realidad.
• Unidad: debe existir una coordinación total entre los diferentes tipos de presupuestos y planes sectoriales de la empresa, formando un todo que tenga su propio sentido y lógica.
• Normas: deben quedar claramente establecidas las normas de cómo actuar en esta actividad de control.
• Autoridad: debe estar claro quién manda y que debe ser obedecido.
• Coordinación: el responsable debe tener claros los objetivos del control y orientar todas las acciones hacia esos objetivos.
• Confianza: los que participan en la actividad deben estar de acuerdo con los procedimientos que se siguen, confiando en los buenos resultados que van a dar.
• De las excepciones: las desviaciones poco importantes se puede considerar que son un cumplimiento de las previsiones; la toma de medidas y decisiones se hará sobre las grandes desviaciones.