Apostilla de la haya: ¿Qué es?

Si has gestionado algún trámite de carácter internacional seguro que ya has oído hablar de la Apostilla de La Haya que puede resultar de gran utilidad. Por ello, en este post resolveremos todas las dudas acerca de este trámite internacional, explicando qué es la Apostilla de La Haya, cómo se obtiene y cuándo caduca y cuándo se deben apostillar documentos.

¿Qué es la Apostilla de La Haya?

La Apostilla de La Haya, también denominado como trámite de legalización única, es un método simplificado de legalización de documentos que tiene por objeto la verificación de la autenticidad de las firmas contenidas en dicho documento. Su nombre se debe a que fue introducido por el Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961.

Así, cuando una persona, ya sea de nacionalidad española o de nacionalidad extranjera, residente o no en España, necesite realizar cualquier trámite en el extranjero y no pueda desplazarse hasta el país en cuestión, podrá utilizar este sistema con forma de sello o nota.

No obstante, será necesario conocer si el país en el que se va a hacer el trámite en cuestión ha firmado el Convenio de La Haya de 1961. Hasta la fecha, 70 países han firmado este convenio internacional, entre los que se encuentran Australia, Dinamarca, Finlandia, España, Portugal, Turquía, Sudáfrica o Rusia, entre muchos otros. En cualquier caso, entre los Estados miembros de la Unión Europea no será necesario este procedimiento de legalización única para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí será necesario un sello o apostilla.

¿Cuándo se deben apostillar documentos?

En las siguientes situaciones será necesaria la Apostilla de La Haya. Veamoslas:

• Acreditación de que una persona está viva y tiene derecho a recibir ciertas prestaciones. En este caso, se puede solicitar a una notaría española el acta de fe de vida, cuya tramitación es muy sencilla y a través de la cual se deja constancia de que una persona existe actualmente.
• Realización de ciertos trámites en otro país. Un buen ejemplo de esto es la intención de comprar, vender o alquilar una vivienda, la adjudicación de una herencia o la realización de alguna operación con una entidad bancaria. En estos casos será necesaria la apostilla de La Haya cuando el trámite se tenga que llevar a cabo en un país extranjero.
• Certificados de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
• Cuando se necesite un poder notarial para que una empresa o entidad pueda actuar en tu nombre.
• Documentos administrativos.
• Documentos de una autoridad o funcionario vinculado a la jurisdicción del Estado. También aquellos documentos que procedan de los ministerios o de un agente o secretario judicial.
• Certificados oficiales sobre documentos privados. Un ejemplo de estos documentos son las autenticaciones notariales de firmas en documentos privados o la certificación del registro de un documento.

En cualquier caso, se deberá tener en cuenta que la apostilla únicamente se aplicará a documentos públicos. Además, la apostilla no se aplicará a los documentos expedidos por los funcionarios consulares o diplomáticos ni a los documentos administrativos relacionados con una operación comercial o aduanera.

¿Cómo se obtiene la Apostilla de La Haya?

Cualquier persona que tenga que llevar a cabo un trámite en los aquellos países que hayan firmado el Convenio de La Haya cuya autenticidad tenga o quiera certificar, deberá utilizar la apostilla de La Haya. Para ello, se deberá acudir al decano del Colegio Notarial o a un notario en el que esta haya delegado para este trámite en cuestión cuando se quiere certificar la autenticidad de la firma y el sello de cualquier documento, de forma que el notario competente validará tal documento, apostillándolo. Esta es la única manera de conseguir que el documento sea efectivo y legal en otros países.

Conseguir la apostilla de La Haya es un proceso bastante ágil y rápido, cuyos costes dependerán de la urgencia con la que se tramite. Así pues, si el trámite es urgente, el interesado podrá pagar una tasa adicional en concepto de urgencia, por lo que su tramitación urgente será más cara que la tramitación común. Teniendo esto en cuenta, el precio normal es de 20 euros más los gastos de envío, si los hubiera, mientras que la tramitación urgente tiene un coste de 35 euros.

¿Cuándo caduca la Apostilla de La Haya?

Dependiendo del tipo de apostilla de que se trate, esta tendrá un plazo de caducidad u otro. En cualquier caso, mientras el documento siga siendo válido, la apostilla también lo será.

Teniendo en cuenta lo anterior, la apostilla de los títulos universitarios no caducará. Por el contrario, la apostilla de los certificados de nacimiento, de matrimonio y de defunción tendrán un plazo de caducidad de 3 meses.

La apostilla de La Haya es, sin duda, un sistema de gran utilidad a la hora de hacer cualquier trámite en un país extranjero. No obstante, para poder llevarlo a cabo y aprovecharnos de sus ventajas será necesario conocer si el país en cuestión ha firmado el Convenio de La Haya.