¿Cómo firmar documentos de forma digital?

Cada vez más son los procesos y trámites que se realizan de manera telemática, ya que el desarrollo tecnológico ha proporcionado herramientas y métodos que permiten digitalizar y poner disponibles a través de Internet muchos de sus pasos.

Una de las herramientas más utilizadas es el certificado digital, medio que identifica a cada persona en Internet y sirve para firmar documentos electrónicos y realizar trámites telemáticos con las Administraciones Públicas. Desgraciadamente, son muchas las empresas y particulares que aún tienen problemas para realizar este tipo de trámites vía Internet, ya que requiere de ciertos conocimientos previos y el uso de alguna aplicación especializada en el tema.

Por ello, a continuación veremos el procedimiento para firmar documentos de forma digital, así como algunas de las aplicaciones más utilizadas en este tipo de trámites.

¿Cómo consigo firmar un documento vía Internet?

En primer lugar y como hemos mencionado anteriormente, lo primero es tener nuestro certificado electrónico o digital. Una vez lo tengamos disponible, debemos saber que hay dos formas de realizar una firma electrónica.

1. Descargando una aplicación específica para firmas electrónicas. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ofrece a los ciudadanos una aplicación, llamada AutoFirma, a través de la cual se pueden firmar todos los documentos electrónicos. La principal ventaja de esta aplicación es que puedes hacer la firma sin necesidad de estar conectado a Internet.
2. Realizar la firma directamente en Internet. En trámites digitales con las Administraciones Públicas se puede firmar de forma digital, ya sea con tu DNI electrónico o el servicio del Gobierno llamado VALIDe. 

Procedimiento para realizar una firma electrónica

Para cualquier procedimiento y trámite con las Administraciones Públicas, existe un procedimiento básico de cuatro pasos, con el que podemos realizar nuestra firma electrónica:

1. Primero, el usuario debe disponer de su certificado electrónico que le identifica en Internet, así como de un documento (PDF, imágenes, hojas de cálculo, por ejemplo).
2. La aplicación o recurso digital encargado de realizar la firma hace un pequeño resumen —de unas pocas líneas— del documento en cuestión. Se genera otro documento, el cual es único, y cualquier modificación que se haga en el original va a afectar también al nuevo documento.
3. La aplicación encargada de la firma utiliza una clave privada, con el fin de codificar el nuevo documento.
4. Por último, la aplicación genera otro documento después de la codificación, el cual consideramos como la firma electrónica.

Consideramos firma electrónica al documento electrónico resultante de la codificación del resumen, siendo este el único documento válido legalmente, es decir, es el que hay que guardar. En caso de querer imprimir el documento, es necesario un Código Seguro de Verificación que contraste la copia impresa con la electrónica.

Aplicaciones más conocidas para realizar firmas digitales

Ya hemos mencionado la aplicación oficial del MINHAP, una herramienta muy útil para realizar este tipo de trámites. El Ministerio de Industria también tiene una aplicación, llamada Ecofirma, la cual permite realizar las firmas a través del certificado digital, DNI electrónico, firma múltiple en documentos .doc, .pdf y .jpeg. Ambas son muy útiles, pero también existen otro tipo de aplicaciones que sirven perfectamente para realizar firma de documentos de forma digital:

Microsoft Office

El conocido software de Microsoft ofrece la opción de realizar firmas electrónicas en los documentos de Word y Excel. A través de la opción “Insertar una línea de firma en un documento”, podremos añadir varios comentarios como el nombre del firmante, la dirección, el teléfono o el creador del documento, así como solicitar la firma a otros. Una vez realizado el proceso, debemos saber que el documento se generará en modo lectura, por lo que si se modifica la firma dejará de ser válida y habrá que repetir el proceso.

Acrobat Reader

Es uno de los lectores de PDF más utilizados, y también nos permite firmar digitalmente este tipo de documentos con solo un par de clics. Si tenemos nuestro certificado electrónico instalado, solo tendremos que clicar en la opción “rellenar y firmar”, donde tendremos que elegir si vamos a hacer una firma a mano alzada, elegir una foto o utilizar el certificado. Tras ello, guardamos el documento y se nos genera otro, este último será la firma digital.

Xolido Sign

Es una opción bastante más completa, está pensada para empresas, ya que tiene diferentes funcionalidades que permiten personalizar los documentos. Permite también firmar varios documentos a la vez, incluir un sello de tiempo y verificar otros documentos firmados de manera rápida y sencilla. Para aquellos que trabajen constantemente con este tipo de documentos es la aplicación ideal, ya que permite ahorrar mucho tiempo en firmar uno a uno los documentos.

Cada vez se realizan más trámites de manera digital, por lo que es necesario familiarizarse con este tipo de procesos y aprender el funcionamiento de los certificados y firmas digitales. Siguiendo unos sencillos pasos, podremos firmar cualquier documento de forma rápida y sencilla, ya que disponemos de multitud de aplicaciones especializadas en ello.