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Workflow o flujo de trabajo

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8 de febrero de 2021

El conocido como workflow o flujo de trabajo es un término que trata de definir el estudio de aspectos operacionales de una empresa basándose en su actividad de trabajo, en cómo se estructuran las tareas, el orden que deben de seguir, la sincronización entre las mismas y qué seguimiento debe hacerse para comprobar que están siendo ejecutadas tal y como fueron ordenadas.

Es por tanto una actividad en la que el flujo de información es la principal herramienta y el conocimiento del desempeño de cada tarea el objetivo más importante.

Para ello existen aplicaciones de workflow que ayudan a automatizar la secuencia de tareas, las acciones que se deben llevar a cabo, el seguimiento de las mismas a través de una organización por etapas y las herramientas que son necesarias para gestionar todo este entramado. Aunque a priori puede parecer algo complejo por la gran cantidad de tareas y procesos que puede albergar cualquier empresa lo cierto es que a nivel real resulta mucho más sencillo y por ello es algo muy utilizado en la mayoría de organizaciones empresariales de tamaño mediano y grande.

¿Cuál es el objetivo de los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo son muy importantes para las empresas por su utilidad a nivel de gestión al permitir el control en todo momento de tareas muy diversas. De forma general se establece que los principales objetivos de los flujos de trabajo son los que se muestran a continuación:

Acelerar la producción

El uso de los flujos de trabajo permite a las empresas definir de forma mucho más contundente quién realiza las tareas y el orden de actuación de cada trabajador para el cumplimiento de las mismas. Esto permite lograr un proceso productivo mucho más rápido y sobre todo más organizado, algo que repercute en la productividad de la empresa y en los propios trabajadores. Al acelerarse la producción la empresa necesita del uso de menos factores productivos para producir la misma cantidad de producto, por lo que la rentabilidad mejora sustancialmente.

Seguimiento continuo de procesos y tareas

Si bien cada trabajador y cada área funcional conoce el reparto de tareas y lo que deben hacer lo cierto es que el workflow permite llevar a cabo un mayor control y un seguimiento continuo sobre el desarrollo de las tareas, los tiempos en los que son realizadas y los posibles puntos de mejora para lograr alcanzar la máxima eficiencia.

Movilidad del personal

Un reparto claro de tareas y una mayor capacidad de seguimiento y supervisión de cada una de ellas permite a las empresas detectar dónde son necesarios más empleados y dónde sobran algunos para reorganizar las plantillas y ordenar a los trabajadores la realización de unas determinadas tareas u otras en función de las necesidades. Esto fomenta la movilidad laboral y además ayuda a detectar qué trabajadores son más versátiles y productivos y cuáles no.

Gestión de stocks

Al tener un mayor control sobre la producción y sus diferentes etapas desde el inicio al final la empresa tendrá una mayor capacidad para conocer en cada momento qué stocks son necesarios para sostener, incrementar o reducir el ritmo de producción. Esto permite a la empresa contar únicamente con aquellos niveles de stocks que son estrictamente necesarios y se evita la compra y almacenamiento de stocks que no se van a usar de forma inmediata con el coste que ello supone para la organización.

Descentralización interna

El workflow o flujo de trabajo permite alcanzar un mayor nivel de descentralización interna en la empresa. Esto es debido a que el sistema permite a las empresas distribuir el trabajo de forma más eficiente y se dividen las tareas de forma que su realización permita una mayor eficiencia y rapidez. Esta descentralización es muy positiva y permite también una mayor especialización de los trabajadores respecto al puesto de trabajo que ocupa, algo que también influye en la motivación y en la productividad.

Tipos de actividad en los flujos de trabajo

Según el tipo de actividades que se llevan a cabo el sistema de flujos de trabajo permite clasificarlas en tres tipos distintos. Por un lado están las actividades cooperativas, que son aquellas que necesitan de la cooperación de diferentes empleados dentro de un mismo departamento o entre distintos departamentos. Por otro lado están las actividades colaborativas, que son las que necesitan de la colaboración de diferentes empleados para la finalización de las mismas.

En último lugar se encuentran las actividades de coordinación, que son aquellas que necesitan de un seguimiento y control coordinado para que cada trabajador o departamento tome el relevo del anterior y así terminar la tarea cuanto antes.

Como se puede apreciar el workflow o flujo de trabajo permite a las empresas alcanzar un nivel superior de organización y control, algo que sin duda repercute en su rentabilidad.