Al igual que las personas físicas, las jurídicas también pueden solicitar un documento que les permita acreditar su condición de sociedad en los trámites virtuales: el certificado digital de empresa. Este certificado debe solicitarse por el representante legal de la sociedad, y se ha convertido en una herramienta obligatoria a la hora de gestionar trámites virtuales con muchos organismos públicos, para cumplir con las obligaciones legales.
Tras la pandemia, muchos de estos procedimientos se han digitalizado, y ahora se pueden realizar de forma virtual a través de las sedes electrónicas, por lo que el certificado digital de empresa es un documento casi imprescindible a obtener por parte de cualquier sociedad. Esta certificación es emitida a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), o bien en el Ministerio del Interior. Actualmente, en España, se emiten tres tipos de certificados digitales de empresa distintos, en función de la condición de la persona jurídica, cada uno con procedimientos y requisitos distintos.
Es el más común, y se emite para personas jurídicas que no tengan administradores únicos o solidarios. Debe solicitarse por el responsable jurídico de la compañía, y es el documento indicado para todas las empresas cuyo NIF comience por las siguientes letras: A y B (sociedades anónimas y limitadas mancomunadas); C, D y E (sociedades colectivas, comanditarias y cooperativas, respectivamente); G (asociaciones); J (sociedades civiles); N (empresas extranjeras que cuenten con personalidad jurídica); M (ayuntamientos y diputaciones); Q (organismos públicos); R (instituciones religiosas y congregaciones); V (agrupaciones de interés económico, sociedades agrarias de transformación…).
Las empresas que se encuentren dentro de estas características tendrán que seguir unos pasos determinados para solicitar el certificado:
Todas las sociedades anónimas o limitadas con un solo administrador, o bien las sociedades con administrador solidario, tendrán que solicitar un certificado diferente al del apartado anterior, que detallaremos a continuación. El procedimiento, que también debe realizarse a través de Mozilla Firefox o Internet Explorer, tiene los siguientes pasos a seguir:
Aquellas personas físicas que representen entidades sin personalidad jurídica tendrán que solicitar un certificado especial para poder realizar los trámites online con los diferentes organismos públicos. En concreto, engloba a las empresas cuyo NIF empiece por las siguientes letras: E, G, H, N, P, S, V, W; destacando las comunidades de bienes, los fondos de inversiones, los fondos de pensiones o los órganos de la administración central y autonómica. Para solicitar este tipo de certificado, también a través de Internet Explorer o Mozilla Firefox, se deben seguir los siguientes pasos:
Este tipo de certificados digitales, generalmente utilizados para acreditar la identidad de empresas en trámites con organismos públicos, también pueden ser utilizados para firmar digitalmente y cifrar un documento. Esto puede ser muy útil a la hora de presentar nuevos proyectos o presupuestos, ya que podremos certificar su autoría, protegerlo frente a posibles modificaciones y aportar una autenticación sobre quién lo está firmando. En todos los casos, a la hora de sacar el certificado digital para una empresa, es recomendable hacer una copia de seguridad, para evitar problemas a la hora de utilizarlo.
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