Gestión de inventarios

La gestión de inventarios es, como veremos aquí, una faceta importante de los negocios que, por su tipo de actividad, tienen necesidad de contar con activos circulantes.

Estas empresas a que nos referimos necesitan tener existencias que, normalmente, están en un almacén (o en varios) aunque también pueden estar en otro lugar como los expuestos en un comercio.

Y ¿por qué necesitan tener existencias?: porque en su actividad de fábrica o venta necesitan un stock.

Si es una actividad de fábrica necesitarán materias primas para fabricar su producto. Por ejemplo, si hacen muebles de madera van a necesitar, obviamente, madera y si fabrican ordenadores necesitarán los componentes físicos (electrónicos, carcasas, etc.) que integran tales ordenadores.

Si es una actividad de venta, tanto al público como al por mayor, necesitan tener género para vender: no podemos vender una cosa que no tenemos así que si tenemos una tienda abierta al público deberemos disponer de las cosas que queremos vender en cantidad suficiente para poder realizar esas ventas y si somos mayoristas deberemos tener, en nuestros almacenes, los géneros que nos van a pedir nuestros clientes para poder entregárselos cuando se los vendamos.

Importancia económica de la gestión de inventario

Dedicar tiempo, esfuerzo y medios materiales a realizar la mejor gestión de inventario posible es muy aconsejable porque una buena gestión de inventario tiene consecuencias económicas muy positivas, vamos a explicar por qué.

Por un lado, necesitamos nuestro inventario para poder realizar nuestra actividad: si no tenemos existencias, materias primas o artículos para vender en cantidad adecuada nuestro negocio puede resentirse de esa falta.

Si, por ejemplo, vamos a fabricar una silla y no disponemos de madera, no podemos fabricar una silla de madera sin madera y el operario y las herramientas y máquinas que iban a fabricar esa silla se quedarán paralizados perdiendo, con ello, dinero en nuestro negocio.

Lo mismo ocurre si tenemos una tienda y no disponemos de género para vender, los clientes se marcharán sin comprar.

Pero, por otro lado, el inventario que tenemos es algo que cuesta dinero que queda ahí inmovilizado mientras no se utiliza y que, por tanto, no podemos destinar a otra cosa.

Por lo tanto, excedernos en las existencias que tenemos en nuestro almacén y tener mucho más de lo que necesitamos también nos cuesta dinero porque tenemos ahí un capital inmovilizado que no vamos a utilizar eficazmente.

De lo que acabamos de decir se deduce la definición y la razón de ser de la gestión de inventario: consiste en ir comprando o fabricando las cantidades necesarias para nuestra actividad, pero sin excedernos para no tener cantidades innecesarias de activo circulante utilizando recursos económicos que pueden destinarse a otras cosas.

Cómo gestionar un inventario

Dependiendo del tamaño de nuestro almacén podemos utilizar herramientas informáticas diferentes para realizar esta labor, desde una simple hoja de cálculo a un programa informático de gestión de inventarios que, muchas veces, está integrado con otros paquetes de contabilidad y facturación;

A partir de ahí, podemos definir tres grandes tipos de formas de gestionar el inventario:

• Sistema Q o de cantidad fija: en este sistema deberemos tener un control continuo de nuestro inventario y realizar pedidos para renovarlo cuando alcance un punto de pedido. Compraremos nuevas existencias cuando hayamos consumido las que teníamos dejando un margen para poder seguir trabajando mientras tanto.
• Sistema P o de periodo fijo: si utilizamos este sistema vamos a realizar compras y pedidos en periodos de tiempo predeterminados (cada semana, cada quince días, cada mes, etc.) por lo que compramos cuando toca comprar. En el momento de hacer el pedido haremos una evaluación de lo que hay en el almacén y lo que necesitamos reponer, es decir, no es necesario un control continuo, sino que hacemos una revisión periódica de nuestras existencias.
• Sistema just in time: supone un trabajo de gestión integral del negocio y con nuestros proveedores por lo que el control de compras será continuo y se hará de la manera más eficiente para minimizar gastos.

Valoración del inventario

En la normativa contable (y, también, en la fiscal) uno de los libros de contabilidad obligatorios es el de inventarios y balances.

Por otro lado, al elaborar, al final de cada ejercicio, la cuenta de Pérdidas y Ganancias debemos computar como ingreso o gasto la variación de existencias, de productos terminados y en curso de fabricación utilizando las cuentas que procedan: del grupo (61), (71) u otros dependiendo de su naturaleza.

Para calcular la cantidad que resulta, en un sentido u otro, de esta variación de existencias deberemos valorar el total de existencias que teníamos al cerrar el ejercicio anterior y, por tanto, al iniciar este ejercicio y restarla al valor de las existencias que tenemos al cierre de este ejercicio; si la diferencia es positiva tendremos un ingreso y si es negativa tendremos un gasto.

También puede ser que computemos, al final del ejercicio, un deterioro de existencias cuando han sufrido una pérdida de valor reversible.

Para realizar esta operación debemos seguir un criterio para valorar las existencias. Normalmente no se puede hacer esta valoración directamente porque en nuestro almacén (o en nuestra tienda) conviven existencias que hemos comprado en momentos diferentes del año y a diferentes precios por lo que, siendo las mismas existencias, debemos decidir qué precio le atribuimos a las que tenemos todavía en nuestro poder.

Para esto existen los criterios de valoración de existencias que son:

• El FIFO (First In First Out) consideramos que damos salida primero a lo que hemos comprado primero y, por tanto, el valor de nuestro stock será el de las últimas compras.
• El LIFO (Last in First Out) lo contrario que el anterior, consideramos que gastamos primero lo último comprado y el valor de lo que tenemos será el de sus compras más antiguas.
• El precio medio ponderado hallamos la media de los costes de compra o fabricación para asignar el de lo que tenemos en almacén.
• El NIFO (Nest In First Out) valoramos nuestras existencias por su coste de reposición, es decir, por lo que nos va a costar comprarlas en el futuro. Este sistema no está permitido por la legislación tributaria.