Mayor contable

El Mayor Contable es una ficha individual o un libro contable en el que se registran las cantidades utilizadas por una cuenta durante alguna de las operaciones económicas que son llevadas a cabo, dentro del marco de su actividad profesional, una empresa o entidad. Así, el mayor contable es un libro que recoge todas y cada una de las operaciones económicas registradas en las cuentas de la entidad, y ordenadas cronológicamente.

No obstante, no es obligatorio para las empresas llevar el Libro Mayor o Mayor Contable, aunque lo cierto es que recomendable, pues permite a la entidad tener un registro de los movimientos incluidos en sus cuentas contables, así como a determinar cuál es el saldo de la entidad durante el ejercicio contable en curso.

A priori, el Mayor Contable muestra la misma información que el Libro Diario. Sin embargo, estos dos documentos no son exactamente iguales, pues en el Mayor Contable la información es mucho más concreta y se distribuye de forma diferente, ya que este documento tiene una finalidad distinta a la que tiene el Libro Diario.

EL DISEÑO DEL MAYOR CONTABLE

Existen dos maneras o diseños de realizar las entradas en el Libro Mayor:

1. En forma de T: tradicionalmente, los movimientos se registran en el Mayor Contable en el clásico formato de T. Así, las entradas y salidas de la cuenta de la empresa se colocan a la izquierda y a la derecha de la T. A la derecha se encuentra el haber (ingresos) y a la izquierda se encuentra el debe (gastos y deudas), en función del tipo de movimiento y de la cuenta contable de que se trate. No obstante, aunque este es el modelo clásico, no es el único.
2. En formad de cuadro: actualmente este el sistema más utilizado por las empresas para registrar sus movimientos contables. A través de un cuadro o de una tabla, las empresas pueden recabar más información, además de los movimientos de la correspondiente cuenta contable, como la fecha de la operación y el concepto del movimiento.

En cualquier caso, se ha de tener en cuenta que, al hacer cualquier transacción económica, el primer movimiento es anotado en el Libro Diario y, a continuación, se ha de registrar esta información en cada cuenta contable involucrada en el Libro Mayor de cada cuenta. Así, si la transacción económica es la compra de materias primas a los proveedores, en el Libro Mayor deberá haber una entrada en bancos, proveedores y en el IVA soportado por la compra de las materias primas.

EL SALDO DEL MAYOR CONTABLE

El saldo que se refleja en el Libro Mayor es la diferencia entre el debe y el haber. Así, podremos encontrarnos ante 3 supuestos distintos:

1. Saldo deudor: el saldo será deudor cuando el debe sea mayor que el haber, por lo que el saldo se encontrará en negativo.
2. Saldo acreedor: el saldo es acreedor cuando el haber es mayor que el debe, por lo que, en este caso, el saldo se encontrará en positivo.
3. Saldo nulo: el saldo también puede ser nulo, siendo éste de cero, cuando tanto el haber como el deber sumen igual.

LOS ASIENTOS CONTABLES

En el Libro Mayor se refleja cada uno de los movimientos que hay en las cuentas de la entidad en cuestión. Los asientos contables son cada una de estas anotaciones. Así, el asiento contable es la anotación realizada en el Libro Mayor de los movimientos o de las transacciones económicas que se llevan a cabo en la cuenta de la entidad.

Los asientos han de ir reflejándose en el Mayor Contable uno a uno, debiendo ser apuntados con precisión para no cometer ningún error. Para ello las empresas disponen de diferentes programas y páginas webs que les ayudan en esta ardua tarea. En cualquier caso, para llevar a cabo la anotación de una entrada en el Libro Mayor es necesario crear dos asientos, por un lado, el debe y, por otro lado, el haber.

EL DEBE Y EL HABER EN EL LIBRO MAYOR

Como ya se ha dicho, cuando se anota cualquier movimiento o transacción económica en el Libro Mayor, se han de reflejar tanto el haber como el debe. ¿En qué consisten ambos conceptos?

1. Haber: en este concepto se anotan los bonos e ingresos de la compañía.
2. Debe: en este concepto se anotan los cargos a cuenta, es decir, los gastos de la empresa.

Estos dos conceptos están representados en columnas distintas en los libros distintos, estando siempre a la izquierda el debe y a la derecha el haber.

Así, si la entidad ha pagado 1.000 euros a sus proveedores por la compra de harina para fabricar el pan que comercializa y después ha vendido por valor de 2.000 euros a los clientes que les compran el pan y otros productos, estas operaciones deberán aparecer en el haber (2.000 euros de ingresos) y en el debe (1.000 euros de gastos en materias primas).