por Software DELSOLLa rotura de stock es una instancia en la que, tras solicitar un pedido, se comprueba una diferencia de existencias entre las mercancías prometidas al cliente y las que efectivamente se encuentran disponibles. En consecuencia, el pedido no puede ser cubierto por la mercadería que debiera encontrarse en el stock.
La rotura de stock se produce siempre que el registro arroje una diferencia de las existencias que se encuentran en poder de la empresa o negocio con las que han sido vendidas. Sin embargo, para considerarse efectivamente una rotura de stock, dicha diferencia debe ser notada tras la solicitud de uno o varios pedidos, lo que produce la circunstancia de que estos hayan sido “prometidos” pero que no puedan ser “cumplidos” en el plazo estipulado.
La escasez de producto o la diferencia de existencia reales frente a las registradas son problemas particulares que por sí mismos no implican una rotura de stock; en efecto, para que esta produzca primero deben cumplirse ambas condiciones y además deben solicitarse productos inexistentes en el haber de la empresa.
Por lo tanto, la definición estable del concepto implica que la rotura de stock necesariamente se da cuando el stock es insuficiente para cumplir con un pedido efectivamente realizado por uno o más clientes. Esta insuficiencia puede cuantificarse de manera sencilla, multiplicando el número de unidades faltantes para completar el pedido por el coste de producir o adquirir cada una de ellas.
En estas condiciones, es fundamental resolver la falta de existencias para cumplir con el pedido, puesto que los clientes, que pueden ser finales o no, dependen de los productos solicitados y no comparecer ante la fecha de entrega en tiempo y forma puede perjudicar severamente la imagen del negocio y la confianza de ese cliente en el sistema de compra que arroja unidades de stock inexistentes.
Existen varias maneras de gestionar el stock y las distintas áreas que posibilitan su funcionamiento. En principio, uno de los factores más importantes a la hora de reducir las ambigüedades y redundancias en cuanto a la gestión del stock es definir el lote óptimo. Se trata del coeficiente ideal entre las existencias necesarias y las que eventualmente pudieran sobrar, que irán como existencias de reserva y demasía.
Otro factor fundamental que puede ayudar a reducir el riesgo de rotura de stock es establecer el punto de pedido. En este caso, se trata del momento oportuno en el que conviene contactar a los proveedores; si se trata de productos de alta rotación, no se puede esperar a que queden pocos de ellos en el stock. En caso contrario, el punto de pedido puede establecerse tras periodos más largos.
Finalmente, otro factor que debe tenerse en cuenta para la gestión de stock es el stock de seguridad. Este hace referencia a las existencias que se utilizan exclusivamente como reserva para casos de un aumento repentino e inesperado en la demanda. En este sentido, es más recomendable costear este extra que percibir las múltiples consecuencias de una rotura de stock, las cuales superan la simple pérdida monetaria.
Entre las múltiples causas que se pueden mencionar para llegar a esta instancia, se encuentra el aumento repentino en la demanda. Esto implica la solicitud de más pedidos que la media habitual de manera simultánea, lo cual puede agotar rápidamente la existencia de cualquier bien.
Por otro lado, una planificación defectuosa es otra de las causas más habituales; esto suele ser responsabilidad del área de marketing y del área de ventas, al no proyectar adecuadamente una demanda a satisfacer que era previsible.
La rotura de stock puede deberse a la falta de comunicación entre departamentos o, en el mismo orden, a que el sistema de toma de pedidos permita realizar encargos sin haber existencias suficientes, lo que puede deberse, a su vez, a un mal manejo del sistema de carga de existencias al registro.
Las consecuencias más graves que se pueden percibir al producirse una rotura de stock son varias. En primer lugar, la más obvia; no poder percibir un ingreso directo por la venta de una determinada cantidad de productos. Esta consecuencia depende de cada instancia y su solución una vez producida la rotura de stock es buscar la manera de cumplir con el pedido en cuestión.
Por otro lado, existen consecuencias menos directas y, por lo tanto, más difíciles de percibir: por un lado, la insatisfacción del cliente y la pérdida de credibilidad responden a la falta de confianza en el sistema y en la seriedad de la empresa, lo cual puede mejorar la situación de los competidores.
La rotura de stock es una instancia comercial en la cual, luego de realizado un pedido, se constata que la existencia efectiva de productos prometidos es distinta a las existencias registradas en el sistema de stock. Por lo tanto, no alcanzan para cumplir el pedido.
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