Factura electrónica: ¿Qué es?, ¿Dónde está implantada?, ¿Cómo funciona?

La ley permite hacer uso de las nuevas tecnologías para dotar de mayor eficiencia y seguridad al tráfico de documentos, siendo aquí objeto de análisis la factura electrónica, una modalidad de presentación y recepción de facturas que cumple con la legalidad y que tiene el mismo efecto que las facturas impresas o digitalizadas.

¿Qué es una factura electrónica?

Podemos definir la factura electrónica como un documento digital, equivalente al de la factura tradicional, pero que se presenta a través de medios y procedimientos electrónicos estandarizados; la peculiaridad de las facturas electrónicas reside en la validación de sus datos (generalmente mediante firma electrónica), y en la entrega a través de medios digitales (ficheros automatizados).

Las facturas electrónicas cumplen con el mismo cometido de las facturas convencionales (en formato de documento digital o impresas en papel), ya que contienen igualmente los datos completos del emisor y del receptor, y la información sobre el concepto a facturar (con su precio, tipos impositivos y retenciones fiscales, si procediera). El formato de las facturas electrónicas está perfectamente estructurado.

¿Una factura electrónica es una factura digitalizada?

No: es importante aclarar que una factura digital no es un documento PDF (o similar). Los documentos digitales no son facturas electrónicas, ya que estas tienen la misma consideración que las facturas convencionales en papel.

Las facturas electrónicas, como dijimos previamente, cuentan con un método de verificación de su integridad, por lo que toda factura electrónica que sea modificada después de haberse firmado digitalmente perderá dicha marca de validación, siendo necesario verificar su integridad y firmarla de nuevo.

¿Dónde está implantada la factura electrónica?

Obligatoria en el sector público

En abril de 2019, la trasposición de la directiva europea 2014/55/UE obligaba a todas las administraciones públicas de los estados miembros de la UE a disponer de todos los medios posibles para procesar facturas electrónicas con un formato estandarizado (EN16931).

Esto significa que la factura electrónica, actualmente, no es un elemento obligatorio para el sector privado, ciñéndose su ámbito de aplicación al sector público: las empresas privadas no tienen obligación alguna de implementar sistemas de emisión, procesamiento o recepción de facturas electrónicas.

Estos esfuerzos procedentes de los estamentos de gobierno europeos pretenden conferir un plus de transparencia al funcionamiento de las administraciones públicas, así como luchar contra la elusión de impuestos y el fraude fiscal, una práctica que cuesta millones a todos los gobiernos de Europa (y del mundo).

Opcional en el sector privado

Sin embargo, el sector privado lleva desarrollando estos sistemas desde mucho antes que las administraciones públicas: desde 2002, concretamente, cuando la UE dispuso un marco jurídico bajo cuyo amparo las sociedades mercantiles pudieron comenzar a intercambiar facturas electrónicas con la misma garantía legal que las facturas convencionales.

No obstante, se prevé que la Unión Europea, en un futuro próximo, extienda el alcance de la factura electrónica fuera de los límites de los organismos oficiales, y que estas obligaciones también vinculen tanto al ámbito empresarial como al del consumidor final.

De todos modos, los datos nos dicen que el sector privado se encuentra totalmente preparado para implantar la factura electrónica de forma masiva en sus procedimientos: en España, se calcula que existe un porcentaje de digitalización de facturas superior al 80%, lo que habla realmente bien de este aspecto concreto de la transformación digital.

¿Cómo funciona la factura electrónica?

• Es imprescindible contar con un medio digital de validación de la factura: actualmente, este método se centra en el empleo del certificado digital, que ha de estar instalado en el ordenador desde el que se vaya a emitir o recibir la factura.
• Este certificado se obtiene normalmente a través de la FNMT (Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre), y es el mismo que normalmente utilizamos los ciudadanos para acceder a las sedes electrónicas del SEPE, Hacienda o la Seguridad Social, entre otras.
• Además, es preciso disponer de un software de facturación electrónica, un aplicativo informático a través del cual se puedan generar y recibir este tipo de archivos: estos han de contar con un formato concreto si las facturas tienen como entidad destinataria algún órgano de la administración pública. Concretamente, la AEAT establece los formatos Facturae 3.2 o Facturae 3.2.1 como los formatos válidos para las facturas electrónicas.
• Con este aplicativo, se genera la factura electrónica y se firma con el certificado digital, quedando así la factura lista para ser presentada ante la entidad u organismo correspondiente, con total garantía de su validez legal.
• Conviene recordar que las facturas electrónicas no pueden ser manipuladas una vez hayan sido firmadas digitalmente: cualquier alteración de su contenido desharía el proceso de validación, por lo que se requerirá volver a firmarlas tras cada modificación.

El alcance de las facturas electrónicas es idéntico al de las facturas tradicionales, puesto que son documentos legalmente equivalentes (tal y como se refrenda en el texto del Reglamento de Facturación); su utilización reviste grandes ventajas, como agilidad en los trámites administrativos, vinculación a sistemas de pago, y prevención contra actividades económicas fraudulentas.