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La ley permite hacer uso de las nuevas tecnologías para dotar de mayor eficiencia y seguridad al tráfico de documentos, siendo aquí objeto de análisis la factura electrónica, una modalidad de presentación y recepción de facturas que cumple con la legalidad y que tiene el mismo efecto que las facturas impresas o digitalizadas.
Podemos definir la factura electrónica como un documento digital, equivalente al de la factura tradicional, pero que se presenta a través de medios y procedimientos electrónicos estandarizados; la peculiaridad de las facturas electrónicas reside en la validación de sus datos (generalmente mediante firma electrónica), y en la entrega a través de medios digitales (ficheros automatizados).
Las facturas electrónicas cumplen con el mismo cometido de las facturas convencionales (en formato de documento digital o impresas en papel), ya que contienen igualmente los datos completos del emisor y del receptor, y la información sobre el concepto a facturar (con su precio, tipos impositivos y retenciones fiscales, si procediera). El formato de las facturas electrónicas está perfectamente estructurado.
No: es importante aclarar que una factura digital no es un documento PDF (o similar). Los documentos digitales no son facturas electrónicas, ya que estas tienen la misma consideración que las facturas convencionales en papel.
Las facturas electrónicas, como dijimos previamente, cuentan con un método de verificación de su integridad, por lo que toda factura electrónica que sea modificada después de haberse firmado digitalmente perderá dicha marca de validación, siendo necesario verificar su integridad y firmarla de nuevo.
En abril de 2019, la trasposición de la directiva europea 2014/55/UE obligaba a todas las administraciones públicas de los estados miembros de la UE a disponer de todos los medios posibles para procesar facturas electrónicas con un formato estandarizado (EN16931).
Esto significa que la factura electrónica, actualmente, no es un elemento obligatorio para el sector privado, ciñéndose su ámbito de aplicación al sector público: las empresas privadas no tienen obligación alguna de implementar sistemas de emisión, procesamiento o recepción de facturas electrónicas.
Estos esfuerzos procedentes de los estamentos de gobierno europeos pretenden conferir un plus de transparencia al funcionamiento de las administraciones públicas, así como luchar contra la elusión de impuestos y el fraude fiscal, una práctica que cuesta millones a todos los gobiernos de Europa (y del mundo).
Sin embargo, el sector privado lleva desarrollando estos sistemas desde mucho antes que las administraciones públicas: desde 2002, concretamente, cuando la UE dispuso un marco jurídico bajo cuyo amparo las sociedades mercantiles pudieron comenzar a intercambiar facturas electrónicas con la misma garantía legal que las facturas convencionales.
No obstante, se prevé que la Unión Europea, en un futuro próximo, extienda el alcance de la factura electrónica fuera de los límites de los organismos oficiales, y que estas obligaciones también vinculen tanto al ámbito empresarial como al del consumidor final.
De todos modos, los datos nos dicen que el sector privado se encuentra totalmente preparado para implantar la factura electrónica de forma masiva en sus procedimientos: en España, se calcula que existe un porcentaje de digitalización de facturas superior al 80%, lo que habla realmente bien de este aspecto concreto de la transformación digital.
El alcance de las facturas electrónicas es idéntico al de las facturas tradicionales, puesto que son documentos legalmente equivalentes (tal y como se refrenda en el texto del Reglamento de Facturación); su utilización reviste grandes ventajas, como agilidad en los trámites administrativos, vinculación a sistemas de pago, y prevención contra actividades económicas fraudulentas.
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