Gestión de compras: Qué es y qué etapas tiene

Se conoce como gestión de compras a la actividad relacionada con la adquisición de los bienes y servicios cuyo objetivo es la ejecución de un proceso productivo, comercial o administrativo. Se trata de un proceso en el que se estudian las condiciones del mercado, los proveedores y los requerimientos internos de una empresa para producir de manera eficiente algún bien o servicio.

Definición del concepto y características

La gestión de compras se encuentra a cargo del departamento de compras, el cual se encarga de la gestión propiamente dicha de los insumos necesarios para asegurar la producción y satisfacer las necesidades operativas de la empresa.

Se trata de un proceso complejo que hoy en día se encuentra, en la mayoría de los casos, automatizado y cuyas etapas son más o menos estables al tratarse de una práctica que cualquier empresa necesariamente debe realizar para asegurarse los insumos que le permitirán llevar a cabo sus actividades.

Es por ello que es tan necesario un estudio constante del mercado, las cotizaciones, los proveedores y otros factores que puedan surgir al considerar las necesidades de la empresa. Esto incluye también la estructura organizativa de la empresa y la capacidad de realizar solicitudes, pagos, la logística de transporte y almacenamiento de los insumos comprados, entre muchos otros requerimientos operativos.

Actividades relacionadas con la gestión de compras

Al tratarse de un proceso complejo que depende de una multitud de tareas y operaciones asociadas con la emisión de solicitudes y su adjudicación, su procesamiento busca evitar costos innecesarios de tiempo y dinero, lo que a su vez asegura un óptimo abastecimiento. Esto es, satisfacer los requerimientos productivos de costo, calidad y disponibilidad de materiales.

En resumen, podemos definir a las siguientes como las actividades que se realizan en el proceso de gestión de compras.

Distribución física

Coordinar el flujo de insumos, las tareas y los mecanismos informáticos que se emplean para su distribución dentro de la empresa.

Trato con los proveedores

Estudio de la oferta, precios, calidad y disponibilidad de materiales, así como de los agentes de intercambio asociados con su adquisición.

Proceso de compra

Requerimientos y parámetros de adquisición cuyo objetivo es la optimización de la relación entre el precio de los insumos y su calidad. Esto incluye el análisis de las operaciones y su correspondiente registro.

Organización del proceso y estrategias de compra

Determinación de las tareas, responsabilidades e instancias de validación necesarias para que el proceso se realice con base en un estándar de operatividad óptima. Incluye la elaboración de decisiones estratégicas asociadas con las necesidades actuales de la empresa y el estado del mercado y la situación de los proveedores.

Etapas de la gestión de compras

La gestión de compras es un proceso estandarizado que suele disponer de ciertas etapas consecutivas que desde el punto de vista teórico deben tenerse en cuenta para mejorar el rendimiento de la gestión. Sin embargo, dichas etapas pueden variar en función de las necesidades y características de la empresa en cuestión.

Determinar necesidades

Implica la planificación logística y operativa. Con base en las indicaciones cada sector en particular y la decisión de la dirección de la empresa, se establecen prioridades y se asigna presupuesto. Esto permite, por un lado, mejorar el rendimiento del presupuesto y, por el otro, especificar las tareas a realizar en un plazo determinado. Incluye la cotización y actualización de la oferta disponible.

Adquisición

Una vez realizada la cotización, se selecciona un proveedor y se realiza la emisión de la solicitud de compra y la adjudicación del pedido. Comprende el conjunto de operaciones involucradas en el análisis, la aceptación de las condiciones de compra y el desembolso de capital —u obligación de pago o crédito—.

Recepción de la compra

En esta etapa se obtiene efectivamente el pedido, lo que adjudica la responsabilidad sobre su integridad al comprador. La recepción implica el inventario, el registro de stock y el cronograma de reparto de los bienes. Incluye también el control de calidad sobre dichos bienes.

Almacenamiento

Responde al proceso de almacenamiento de los bienes para su eventual reparto, así como también su cuidado. Por lo general las empresas con experiencia disponen de sus propios espacios de almacenamiento, acondicionados con base en las características de conservación y almacenamiento de los productos.

Distribución

Entrega de suministros e insumos a sus sectores correspondientes. Se consideran en este punto también las operaciones de entrega y disponibilidad; deben asegurarse las cantidades, cualidades y otras características.

Inventario y existencia de stock

Se trata del correcto ordenamiento, relevamiento y subsiguiente registro de las existencias en el sistema de la empresa. El control preciso que asegure la falta de ambigüedades y redundancias permite que los sectores de la empresa puedan conocer en tiempo real sobre su disponibilidad y recurrir al stock actualizado.

La gestión de compras se encarga de la gestión y el funcionamiento por el cual se adquieren aquellos bienes, materiales y servicios que son necesarios para desarrollar las actividades de la empresa. En este caso, su función principal es el aprovisionamiento y suministro de los bienes y su adjudicación a los distintos sectores de la empresa.