Protección de datos en el Currículum Vitae

Todo currículum vitae contiene numerosos datos personales del solicitante de una oferta laboral. Desde su número de teléfono hasta su dirección postal, un currículum contiene mucha información personal cuya gestión está protegida por ley con la finalidad de defender los derechos a la intimidad y al anonimato. Por todo ello, los departamentos de recursos humanos, ya sean de una pequeña o mediana empresa o de una gran empresa, deben conocer sus obligaciones y actuar de acuerdo a ellas.

¿Qué dice la Ley de Protección de Datos Personales?

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales no hay diferencia alguna entre los datos que una empresa pueda recoger en labores de marketing y aquellos datos que reciba de solicitantes de empleo.

En España, se considera de igual vulnerabilidad y protección los datos cuyos sujetos facilitan a un empleador como los que un cliente da en una compra. La voluntad del posible futuro trabajador a facilitar sus datos no es argumento legal suficiente como para desentenderse de la protección de sus datos.

Por lo tanto, los tenedores del currículum deben aceptar expresamente la cesión de los datos personales que se incluyen en él. Ahora bien, el procedimiento que la empresa debe usar para recibir el consentimiento del posible futuro trabajador difiere del método con el que el currículum sea facilitado.

Oferta de empleo publicada por la empresa

En este caso, la empresa o la plataforma mediante la cual se realice la recepción online de los currículums debe contener el requerimiento de consentimiento. En el mismo anuncio debe quedar constancia de que el candidato acepta que sus datos sean tratados con fines profesionales y se almacenen en las bases de datos de la empresa.

El candidato contacta mediante correo electrónico o postal

Siendo totalmente estrictos y previsores ante posibles conflictos legales, la empresa tiene la obligación de remitir una notificación al solicitante de empleo en el que se pida el consentimiento explícito de la cesión de sus datos. El empleador no solo debe informar de la recepción del currículum sino pedir un consentimiento en materia de datos que si es negado debería comportar la destrucción de los mismos.

El candidato contacta vía presencial

Si el candidato se aproxima a una oficina de la empresa y traslada el currículum en mano, debe conocer también que está cediendo los datos que incluye en el currículum. De este modo, son muchas las empresas que informan del tratamiento de los datos al candidato mediante una notificación escrita tal como un recibo o un cartel.

Cesión de CV a otra empresa

Aunque la cesión de un Currículum Vitae a otra empresa sea, aparentemente, un acto de buena fe que puede beneficiar al titular del currículum, si no se produce mediante las vías legales de protección de datos, se puede incurrir en un delito.

Según la Ley Orgánica de Protección de Datos, el tenedor del currículum que quiere facilitarlo a otra empresa debe recabar el permiso explícito del titular para poder hacerlo. Ni siquiera en los casos en que las empresas figuren del mismo grupo empresarial, el departamento de recursos humanos está autorizado a traspasar los datos a un tercero.

De hecho, hay jurisprudencia española de casos en los que se han impuesto multas para ceder un CV a otra empresa sin el consentimiento del candidato. Por lo tanto, siempre es importante informar al titular de la posible cesión de sus datos y pedir su consentimiento explícito.

Limitaciones en la gestión de datos

La Ley de Protección de Datos también establece que las empresas deben ceñirse al principio de minimización. Según este principio, queda prohibido recabar más información del solicitante de empleo de aquella que es estrictamente necesaria. Por lo tanto, si no queremos incurrir en un delito, deberíamos reducir los interminables formularios que se exceden en sus preguntas y ceñirse por los aspectos fundamentalmente profesionales.

Por otro lado, también es bueno saber que según dicha ley, las empresas solo pueden acumular los currículums mientras la información se considere actualizada. Guardar datos de solicitantes de empleo que no están actualizados durante un periodo superior a los 24 meses también podría ser considerado delito.

¿Puedo destruir un currículum?

Respecto a la posibilidad de destruir un currículum existen también algunas limitaciones que impiden que los datos puedan ser gestionados por terceros de manera fraudulenta en un futuro.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos, en ningún caso se puede desechar el currículum en una papelera, sino que debe ser destruido por una destructora de documentos que no permita la legibilidad de su contenido. Si el currículum no tiene un formato físico sino un formato digital, la empresa estaría obligada a eliminar el documento del servidor por donde lo recibió (correo electrónico, formulario online, etcétera) y también de la computadora y sus discos internos. Naturalmente, también se exige que todas las personas que en un momento dado tengan acceso al documento se ciñan al secreto de confidencialidad.