El sistema RED es un servicio que ofrece la TGSS a empresas, agrupaciones de empresas y profesionales, cuya misión es permitir el intercambio de información y documentos entre la TGSS y los usuarios a través de internet. De este modo, los usuarios pueden ponerse en contacto directamente con la TGSS, pudiendo acceder así a los datos de empresa y trabajadores. Además, permite remitir por vía telemática lo documentos de cotización y afiliación y los partes médicos de baja.

Su actuación es la siguiente:

• Afiliación: Altas, bajas y variaciones de datos, consultas y petición de informes.
• Cotización: Presentación de documentos, tramitación de saldos acreedores e ingreso de las cuotas.
• Tramitación: Alta y baja médica de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

¿Qué ventajas me ofrece el sistema RED?

• Elimina las gestiones administrativas en papel, por lo que nos da la ventaja de la comodidad, ahorro de tiempo y podemos realizarlas desde la propia empresa.
• Disponibilidad de una conexión directa a través de internet al fichero general de afiliación y a diversos servicios de cotización.
• Necesidad de un certificado digital para acceder a estas opciones.
• Disponemos de las 24 horas del día, 365 días al año para transmitir información.
• La TGSS nos da una respuesta inmediata, asegurándonos así de que los movimientos se han realizado correctamente.
• Los documentos a través de este sistema no tienen que ser presentados a otras entidades.
• Se nos comunicarán las últimas modificaciones que nos afecten, así como de otra información de nuestro interés.
• Tenemos la posibilidad de imprimir estos documentos desde nuestra propia oficina.
• El uso de internet hace que el sistema sea cada vez más moderno y accesible.
• Nos garantizan seguridad y privacidad mediante el uso de un certificado digital.

¿A quién va dirigido?

Después de la publicación de la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, están obligados a incorporarse al sistema RED las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del Sistema de la Seguridad Social, independientemente del número de trabajadores que mantenga en alta. Los trabajadores incluidos en el régimen especial de la seguridad social de los trabajadores por cuenta propia o autónomos (exceptuando el sistema especial de trabajadores por cuenta propia agrarios) sólo están obligados a su incorporación al sistema RED los que al mismo tiempo tengan condición de empresarios, en cuyo caso también estarán obligados a transmitir por el mismo sistema sus propios datos como trabajadores autónomos.

¿Cómo puedo incorporarme al Sistema RED?

Lo primero que se necesita es disponer de un certificado digital, una vez lo tengamos podremos solicitar la autorización.

• Solicitud de autorización

Se presentará el formulario (FR101), las autorizaciones al sistema RED pueden ser de tres tipos:

• En nombre propio: Cuando solo se van a gestionar CCC's o NAF's cuyo NIF coincide con el NIF de la autorización.
• En nombre de otros: Cuando se van a gestionar CCC's o NAF's cuyo NIF no coincide con el NIF de la autorización, distinguiéndose a su vez en dos tipos:
  • Colegiado: Cuando la persona física o jurídica a la que se le concede esta autorización sea un profesional que ejerza alguno de estos cargos: Graduados sociales, gestores administrativos, abogados, economistas, titulados mercantiles y empresariales, propiedad inmobiliaria, agentes tributarios, seguros administradores de fincas urbanas, ingenieros técnicos industriales, procuradores y registradores.
  • Tercero: Cuando se gestionen códigos de cuenta con un NIF diferente al NIF de la autorización, y que no cumplan las condiciones para solicitar la autorización del tipo Profesional Colegiado.

Cuando esté completo, deberá presentarse la siguiente información:

• Fotocopia del DNI.
• Documento que acredite la representación de la personalidad jurídica o de la persona física.
• Si la autorización es del tipo profesional colegiado se requerirá el certificado de profesional colegiado ejerciente.
• Solicitud de Asignación de CCC's/NAF's.
• Solicitud presencial: Se deberá presentar la siguiente documentación, dependiendo de si el autorizado RED y el NAF o CCC's a asignar tengan igual o distinto NIF:
  • Formulario FR104: En casos en los que el autorizado RED y los CCC's y/o NAF a asignar o rescindir tengan el mismo NIF. El formulario sólo ha de estar firmado por el usuario principal de la autorización.
  • Formulario FR103: En casos en los que el autorizado RED y el NAF a asignar tengan distinto NIF. Se requerirá representación al autorizado para que actúe en nombre del afiliado.
  • Formulario FR10: Se utilizará cuando el autorizado RED y los CCC's a asignar tienen distinto NIF.
• Solicitud telemática: Se encuentra disponible en el sistema RED online. Sólo puede ser utilizado usuario principal de la autorización.
• Al solicitar la asignación de un CCC o NAF el sistema comprobará si el NIF de la autorización coincide con el NIF del CCC o NAF a asignar.
• Si no coincide, la empresa deberá entonces confirmar la asignación a través del servicio creado a tal efecto en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
• Concesión de la autorización.

Una vez concedida la autorización se envía al autorizado transcurridos unos días.