El método de las 5S es una herramienta que ofrece múltiples beneficios a aquellas empresas que la aplican con sus empleados como una filosofía interna de empresa. Se trata de una técnica de gestión nacida en Japón y llevada a cabo por grandes empresas como Toyota, Boeing o Hewlett Packard. Lo que deja entrever que bien aplicado, este método tiene suficientes ventajas como para que estas grandes compañías se decidan a incluirlo como parte de su día a día.

Se le conoce por método de las 5 S debido a que se basa en 5 etapas o pasos diferentes a cumplir, cada uno de ellos en su idioma original, el japonés, comienza por una S y para que funcione adecuadamente hace falta que todo el personal de la empresa se comprometa individualmente a seguir sus indicaciones para que tenga éxito.

¿Cuáles son las fases en las que se divide el método de las 5 S?

Las cinco etapas que componen este método para mantener funcional cualquier empresa son las siguientes:

• Seiri: Clasificación y separación entre útil y no útil.
• Seiton: Organización en todo el lugar de trabajo.
• Seiso: Limpieza en la empresa.
• Seiketsu: Normalización y correcciones.
• Shitsuke: Disciplina y compromiso en continuar cumpliendo las 5S.

En su conjunto, estas cinco etapas son fácil de realizar en cualquier empresa puesto que no es necesaria ninguna preparación profesional previa sino que son normas y pautas sencillas de seguir y fáciles de mantener una vez se han normalizado por todos los trabajadores. La parte más delicada de este método, es la constancia para que todas las personas lo sigan durante los meses iniciales del mismo.

¿Pero qué beneficios de aplicar en una empresa el método de las 5 S?

• Se aumenta la seguridad dentro de la empresa.
• En consecuencia, se reduce el número de accidentes laborales considerablemente.
• Mejor organización interna en la empresa.
• Aumenta la calidad del trabajo realizado así como los productos finales.
• Se optimiza el tiempo de trabajo efectivo.
• Se eliminan tiempos muertos entre tareas.
• Se reducen los costes de mantenimiento de las máquinas.
• Se reduce al mínimo el material de trabajo necesario y con ello se gana al mismo tiempo espacio útil de trabajo.
• Entorno laboral más limpio y amigable para los trabajadores.
• Ambiente de trabajo donde los empleados se sienten mejor.

Aplicando las fases del método 5 S

1 - Quedándonos sólo con lo útil: Seiri

El primero de los cinco pasos que hay que hacer es la separación de todos los elementos de la empresa. Hay que llevar a cabo una clasificación entre útil y no útil.

De esta manera, tan sólo se quedarán aquellos elementos que sean útiles para la empresa y que permitan el funcionamiento óptimo de todos los departamentos y procesos que se lleven a cabo.

Con esto se logra reducir el stock acumulado sin razón así como reconsiderar las necesidades espaciales existentes, pudiendo llegar a reconsiderar si se tiene una capacidad de almacenamiento excesiva y no justificable.

Además, esta clasificación también afecta a los elementos intangibles que formen parte de la empresa que no tengan sentido actualmente en ella y se pueda prescindir de ellos.

2 - Organización a todos los niveles: Seiton

Todos los materiales alrededor de los puestos de trabajo, y en toda la empresa en general, deberán de estar ahí por un motivo previamente planificado. Todos los elementos que sigan en la empresa tras la fase Seiri de este método, tendrán un claro objetivo que cumplir.

Por lo tanto, la organización de todas las cosas que estén en la empresa será completamente premeditada y ningún material deberá estar fuera de su lugar sino se está utilizando. De esta manera, cada una de las herramientas que pueda necesitar un trabajador estarán a su alcance en cuanto las necesite. Y las dejará en su lugar tras su uso para que sigan disponibles en el lugar que les corresponde.

Este paso implica un gran ahorro de tiempo de trabajo que de otra manera se desperdicia al tener que buscar los materiales necesarios para realizar el trabajo. Además de fomentarse una sensación de limpieza y organización que resulta positiva para el ambiente laboral.

3 – Manteniendo limpio el entorno de trabajo: Seiso

Además del personal de limpieza, todos los trabajadores deben comprometerse a mantener sus puestos de trabajo lo más limpios y aseados posibles y serán ellos los responsables de que así sea.

Cada persona en la empresa tendrá una zona a su cargo sobre la que hacerse responsable de mantener en buen estado. Su puesto de trabajo personal como norma general.

4 – Creando la costumbre en la empresa: Seiketsu

Una vez eliminados aquellos elementos sobrantes en la empresa, y mantenidos limpios los puestos de trabajo, llega el momento de que esa sea la situación normal y constante de la empresa. Se trata de mantener los hábitos que se están instaurando en el tiempo de tal manera que se afiancen sólidamente dentro de la filosofía corporativa para todos sus integrantes.

Además, en este punto se invita a todos los miembros de la compañía a informar de posibles puntos de mejora para la empresa en cualquier aspecto. Esto sirve además de para mejorar la calidad del trabajo y alargar la vida útil de las máquinas, para que los empleados se sientan una parte relevante y escuchada de la empresa, lo que creará un ambiente de trabajo más agradable y unido.

5 – Compromiso a largo plazo: Shitsuke

De nada sirve hacer los cuatro pasos previos, si después de unos meses se vuelve al estado previo de aplicar este método.

El método de las 5 S está pensado para que el compromiso de mantener la filosofía de cuidado constante y organización sea algo diario y frecuente. Por ello, el quinto paso se trata de tener compromiso para buscar mantener en el tiempo los pasos previos y garantizar de esta manera la mejora constante de la empresa a través de la ayuda de todos sus integrantes.

¿Qué empresas famosas aplican el método de las 5 S?

Además del ejemplo tradicional de Toyota como empresa que aplica el método de las 5S, existen otras compañías que han aplicado este mismo sistema fuera de Japón.

Boeing: Ha empleado el método 5S para reducir el riesgo de accidentes en la fabricación de sus aviones al mismo tiempo que aumentó la seguridad durante el desarrollo de su trabajo a los empleados.

Hewlett Packard: Aplicando el método 5S en este caso el beneficio que ha sacado Hewlett- Packard ha sido aumentar la velocidad de sus procesos de trabajo diarios y minimizar la existencia de tiempos muertos.

Así como también optimizar su capacidad de almacenamiento gracias a una organización más planificada para que los empleados puedan localizar fácilmente los componentes necesarios para fabricar sus productos finales.