Qué implica el cambio de sede social de una empresa

El Código Civil (RD de 24 de julio de 1889) en sus artículos 40 y 41 establece que para las personas naturales el domicilio “es el lugar de su residencia habitual”, para las personas jurídicas el que determine la Ley o sus estatutos y, si no, “el lugar en que se halle establecida su representación legal, o donde ejerzan las principales funciones de su instituto”.

Para estas segundas, las personas jurídicas, los artículos 9 a 11 de la Ley de Sociedades de Capital (RD Legislativo 1/2010, de 2 de julio en adelante LSC) señala que debe estar “en el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación”, siendo obligatorio que, si su principal establecimiento o explotación está en territorio español, tengan su domicilio en España.

Si el domicilio inscrito en el Registro Mercantil no coincide con el que debe ser según el criterio anterior, todos los terceros pueden considerar domicilio de esa sociedad cualquiera de los dos.

Las sociedades pueden tener, además, sucursales en España o fuera de ella.

Cambio de domicilio social

La misma LSC, en su artículo 23.c obliga a que el domicilio social figure en los estatutos de la sociedad, por lo que cambiar el domicilio social significa tener que cambiar los estatutos de la sociedad.

La modificación de los estatutos sociales está regulada por los artículos 285 y ss. de la misma LSC y, como regla general, debe hacerla siempre la Junta General. 

Sin embargo se establece como excepción cuando sólo se refiera al cambio de domicilio social, la modificación del domicilio puede hacerla el órgano de administración (el administrador único, el Consejo de Administración, administradores solidarios o mancomunados) siempre, salvo que los estatutos se los prohíban de manera expresa.

Para realizar el cambio de domicilio de una sociedad se seguirán los trámites que prevé, a tal efecto, el Reglamento del Registro Mercantil (RD 1784/1996, de 19 de julio) en sus artículos 18 y 19.

Si el cambio de domicilio se hace dentro de la misma provincia basta con recoger el acuerdo de cambio en una escritura pública y presentarlo al Registro Mercantil que lo inscribirá.

Si se cambia el domicilio a otra provincia y, por lo tanto, a otro Registro Mercantil diferente, se pedirá el traslado de la hoja de registro de la sociedad al nuevo registro, para ello deberá presentarse el documento que acredite el acuerdo de cambio o una solicitud de los administradores, en cualquiera de los dos casos con las firmas legitimadas; a esto habrá de acompañarse certificación literal de todas sus inscripciones anteriores incluyendo las cuentas anuales de los últimos cinco años. El Registrador donde esté certificará todo y se presentará en el nuevo Registro competente.

En el caso de cambiar el domicilio al extranjero o a otro estado de la UE se estará a lo que digan los convenios internacionales, en todo caso el procedimiento es parecido al anterior, el Registrador Mercantil expedirá certificación para la inscripción en el nuevo lugar y no cerrará la hoja de la sociedad hasta que no se le acredite que se ha terminado de tramitar la nueva inscripción. Este traslado del domicilio al extranjero será siempre competencia exclusiva de la Junta General (arts. 160.g, 194 y 199 de la LSC).

Significado del domicilio social

Como hemos visto, la primera consecuencia de dónde esté el domicilio social es que el Registro Mercantil donde debe inscribirse y realizar todos los trámites la sociedad, especialmente el depósito anual de cuentas, será el de dicho domicilio y si se traslada a otra provincia debe trasladar su inscripción a otro Registro.

El domicilio determina la nacionalidad: cualquier sociedad que tenga su domicilio en territorio español es de nacionalidad española aunque se hubiera constituido en otro lugar (art. 8 de la LSC).

El domicilio es el lugar oficial donde se puede encontrar a la sociedad, es decir, para hacerle comunicaciones, notificaciones, citaciones o requerimientos se deben hacer en el domicilio social, tanto si los que la hacen son jueces y tribunales u órganos de la Administración Pública como si son particulares.

Por ejemplo, si soy un acreedor que no he cobrado una factura y quiero requerir dicho pago por un burofax lo dirigiré al domicilio de la sociedad que me debe dinero y si le demandó judicialmente el juzgado la emplazará a juicio en dicho domicilio social.

La competencia de los órganos judiciales se determina, en muchísimos casos, por el domicilio y esto es importante, si demandamos a la sociedad ante un juzgado que no sea el de su domicilio debiendo hacerlo en él, podemos tener problemas de incompetencia territorial. Asimismo es el juez del domicilio el competente para que un socio pida la disolución de la sociedad si es irregular (art.  40 de la LSC).

La Junta General de Accionistas debe reunirse en la localidad donde esté el domicilio social y todos los trámites para su convocatoria como publicaciones, requerimientos y otros se harán en dicho lugar.

El domicilio social es el lugar donde se custodia la documentación de la sociedad, en especial sus documentos y justificantes contables y, en principio, donde deben ser examinados por cualquier tercero, socio, funcionario público o judicial (salvo casos especiales), también es donde se pueden examinar las convocatorias de junta general y las propuestas de cambios estatutarios en ellas, en general es el lugar donde los socios y los demás pueden ejercitar todos sus derechos ante la sociedad.

El domicilio fiscal

Según el artículo 48 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre) el domicilio fiscal es “el lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración tributaria” y, para el caso de las sociedades mercantiles, será su domicilio social siempre que sea, efectivamente, donde está su dirección y gestión administrativa, es decir, si en el domicilio social no está la dirección y gestión no es el domicilio fiscal, lo será donde esté, de manera efectiva, esta dirección.

Si la sociedad realiza un cambio de domicilio fiscal debe comunicarlo a Hacienda mediante una declaración censal (Modelo 036 ó 037).

La Administración Tributaria tiene la potestad de comprobar si el domicilio declarado es el que debe ser y, en su caso, designar el domicilio fiscal correcto.

El domicilio fiscal determina la oficina tributaria competente para aplicar los tributos a la sociedad y dónde debe realizarle las notificaciones y requerimientos, así como dónde deben realizarse las actuaciones de la Inspección de Hacienda.

También sirve para considerar a la entidad como residente en España si tiene su domicilio en nuestro territorio, según el artículo 8 de la Ley del Impuesto de Sociedades (Ley 27/2014, de 27 de noviembre).

Por último, el domicilio fiscal determina la aplicación y liquidación municipal del Impuesto de Actividades Económicas en la mayoría de los casos.