La toma de decisiones

por Software DELSOL

El Diccionario de la RAE define decidir como “hacer una elección tras reflexionar sobre ella”.

Tomar decisiones es una parte importante del trabajo de un directivo en una empresa, elegir lo que se hace, cómo, quién, cuándo, etc., que la decisión sea correcta o no va a determinar que se consiga o no el resultado que se persigue.

Consiste en elegir una opción entre las disponibles.

Todas las actividades que tienen valor en la empresa están precedidas de una toma de decisión.

Decisión informada

Para acertar debemos tener toda la información y conocimiento sobre el asunto en el que vamos a decidir:

  • Objetivo: qué es lo que queremos conseguir y cuales son los medios más eficaces para conseguirlo.
  • Definir problemas a resolver. Puede ser un problema que ya existe o uno que pueda venir en el futuro.
  • Medios: que cosas están a nuestro alcance para poder actuar y qué cosas no entran dentro de nuestras posibilidades, la decisión se hará siempre entre dos o más alternativas posibles.
  • Implicaciones: qué efectos va a producir nuestra decisión en el asunto que nos ocupa y en todos los demás y, también, cómo afectará a las personas implicadas.
  • Experiencia: qué soluciones hemos tomado anteriormente en temas relacionados o parecidos y qué resultados hemos conseguido.
  • Otros factores: como compromisos, contratos, plazos de pago o de entrega, nivel de precios y costes, etc.
  • Analizar y juzgar toda esta información, debemos extraer de ella las posibilidades reales que tenemos y los efectos que van a producir de manera racional y realista.

Es muy importante que esta información sea correcta y de buena calidad.

De todo este conocimiento de la realidad a decidir van a surgen dos o más alternativas; debemos estudiar todas las alternativas viables porque, cuantas más posibilidades tengamos, más capacidad de acertar.

Criterios para decidir

A la persona que debe adoptar una decisión la llamamos responsable de ella. Esto tiene un gran significado, el que decide debe saber lo que está haciendo y por qué y para qué lo hace.

Es posible, en el proceso de reunir información y valoración que hemos visto en el punto anterior, oír y recabar pareceres y opiniones de otras personas o equipos de personas que consideremos solventes o con autoridad sobre el tema, pero el que decide es quién debe decidir al final.

Para ello lo primero que debe tener muy claro son los objetivos que se persiguen con esa decisión, qué resultados esperamos obtener.

Y estos resultados deben ser posibles y ajustados a la realidad.

Se debe ponderar los pros y contras de las diferentes opciones que tenemos. Se buscarán y encontrarán criterios para decidir que se presentarán de manera ordenada y se valorarán según la importancia de cada criterio.

Debemos tener en cuenta nuestros propios prejuicios, opiniones y sentimientos, e intentar que nuestra decisión se funde en causas racionales e informadas, aunque siempre va a tener cierto grado de influencia nuestra intuición y experiencia.

A partir de ahí, lo importante es tomar la decisión correcta, es posible que nos equivoquemos pero, si eso ocurre, deberemos poder justificar la decisión equivocada con los motivos por los que se adoptó: normalmente si los motivos y expectativas son los adecuados la decisión suele ser acertada.

El riesgo a equivocarnos estará siempre ahí, debe tenerse en cuenta y realizar planes de contingencia para afrontar los diferentes escenarios posibles.

Definir la prioridad para atender el problema

Cuando ya hemos encontrado los criterios para decidir y los hemos clasificado por su importancia, deberemos analizar el impacto que la decisión a adoptar va a producir y la urgencia, el tiempo de que disponemos para controlar o, incluso, evitar ese impacto si es negativo.

Es el momento de definir y enumerar las distintas opciones concretas que hemos encontrado: cuantas más opciones tengamos para decidir será más probable que elijamos la mejor posible.

Evaluar las diferentes opciones

Ya tenemos toda la información y hemos definido las diferentes posibilidades: la evaluación de éstas debe hacerse de la manera más exacta y racional posible.

Para ello en muchos casos podemos aplicar el el método cuantitativo: sistema basado en reducir toda la información a números estadísticos que representarán las causas y efectos de cada posibilidad.

Este método es estadístico, es decir, analiza y predice el comportamiento de la población, su base consiste en la obtención de determinados resultados a partir de ciertas causas, pudiendo aplicarse de manera general.

Es importante evaluar los riesgos que pueda implicar cada opción: es posible que una decisión sea la más valorada en su análisis pero que pueda suponer unos riesgos grandes e, incluso, inasumibles.

Esto no significa que no se asuma cierto riesgo, eso es lo que va a ocurrir habitualmente, pero debemos conocer el grado de riesgo y decidir asumirlo siempre dentro de ciertos límites.

Escoger la mejor opción

Cuando ya hemos evaluado todas las opciones deberemos escoger la mejor de ellas. El criterio puede ser:

  • Maximizar, tomar la mejor opción posible.
  • Satisfacer, adoptar la primera decisión que sea aceptable para los objetivos perseguidos.
  • Optimizar elegir la opción más equilibrada entre medios a emplear y resultados.

Aplicar la decisión y evaluarla

Está claro que todos los pasos anteriores no servirían para nada si, al final, no aplicamos en la práctica la decisión adoptada.

Para aplicarla deberá ser comunicada a las personas a las que afecte y conseguir que se impliquen en esta aplicación. Será todo mucho más fácil si los afectados han participado de alguna manera, en la adopción de la decisión.

Normalmente la puesta en práctica de esa decisión va a suponer tener que adoptar otras decisiones, de menor calado, para su implementación.

Tanto mientras se está aplicando como al final, deberemos analizar los resultados conseguidos, si hemos alcanzado lo que se buscaba o resuelto el problema que queríamos solucionar.

Si no se consigue el objetivo perseguido se debe decidir si se continúa con esa decisión, dándole más oportunidades, o si es que no era la decisión acertada y debemos cambiar de criterio.

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